Jak zgodzić się z archiwum tworzenia dokumentów personalnych w formie elektronicznej

Jak uzgodnić z instytucją archiwalną tworzenie dokumentów kadrowych w formie elektronicznej w przedsiębiorstwie?
Przez pewien czas przedsiębiorstwa musiały koordynować działania z archiwum, ale zgodnie z zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości Ukrainy z dnia 14 października 2022 r. nr 4527/5 „W sprawie zatwierdzenia zmian w Procedurze pracy z dokumentami elektronicznymi w prowadzenie ewidencji i jej przygotowanie do przekazania do magazynu archiwalnego”, zarejestrowana przez Ministerstwo Sprawiedliwości Ukrainy 17 października 2022 r. nr 1252/38588 (ze zm.) (dalej „Procedura”), wyeliminowano wymóg zatwierdzania przez osoby prawne tworzenia dokumentów dotyczących spraw personalnych (personelu) w formie elektronicznej z odpowiednią państwową instytucją archiwalną, wydziałem archiwalnym urzędu miasta , a kwestia uregulowano przekazywanie do archiwizacji odpowiednio poświadczonych papierowych kopii dokumentów elektronicznych w celu trwałego przechowywania oraz długotrwałe (ponad 10 lat) przechowywanie.

Zgodnie z klauzulą 5 rozdziału 1 części I Procedury instytucje organizują prowadzenie ewidencji w oparciu o własne instrukcje i regulaminy prowadzenia ewidencji, uwzględniając wymagania niniejszej Procedury, a mianowicie:

• Regulamin elektronicznego obiegu dokumentów ;
• Regulamin archiwum elektronicznego;
• Procedura składania, przechowywania i używania podpisów elektronicznych.

Klauzula 1 rozdziału I Standardowej instrukcji dotyczącej dokumentowania informacji zarządczych w formie elektronicznej i organizacji pracy z dokumentami elektronicznymi w zarządzaniu urzędem, elektronicznej wymiany międzywydziałowej, zatwierdzonej uchwałą nr 55 Gabinetu Ministrów Ukrainy z dnia 17 stycznia 2018 r. ( zwana dalej Instrukcją), określa ogólne zasady monitorowania stanu realizacji decyzji zarządczych. Instrukcja dotyczy wszystkich dokumentów elektronicznych tworzonych, przesyłanych lub otrzymywanych przez instytucje państwowe i przedsiębiorstwa wszelkich form własności. Punkt 2 Instrukcji stanowi, że dokumenty w formie papierowej powstają wyłącznie w następujących przypadkach: gdy dokumenty zawierają informacje o ograniczonym dostępie, których wymóg ochrony określa ustawa; dokumenty elektroniczne, które zgodnie z wymogami prawa nie mogą być używane jako oryginały; dokumenty, których wymóg przetwarzania w formie papierowej określają ustawy Gabinetu Ministrów Ukrainy.

Instytucje mogą opracowywać i zatwierdzać odrębne regulaminy pracy z dokumentami elektronicznymi, uwzględniając wymagania Procedury , a także specyfikę organizacji działalności instytucji, charakterystykę narzędzi technicznych i programowych funkcjonujących w instytucji. Zgodnie z klauzulą 4 rozdziału 1 działu I Procedury instytucje mają obowiązek tworzenia dokumentów przeznaczonych do stałego i długoterminowego (powyżej 10 lat) przechowywania w dwóch postaciach: papierowej, elektronicznej. Zgodnie z rozdziałem 1 działu IV „Zasady organizacji prowadzenia ewidencji i archiwizacji dokumentów w organach państwowych, organach samorządu terytorialnego, przedsiębiorstwach, instytucjach i organizacjach”, zatwierdzonych zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości Ukrainy z dnia 18.06.2015 nr 1000/5 i zarejestrowana w Ministerstwie Sprawiedliwości Ukrainy 22.06.2015 pod numerem 736/27181 , każda instytucja musi posiadać nomenklaturę spraw dla ujednoliconej procedury tworzenia spraw niezależnie od formy nośnika informacji, zapewnienia ich rozliczania, szybkiego wyszukiwania dokumentów według ich treści i rodzaju, określenia warunków przechowywania.

Warunki przechowywania dokumentów powstałych w instytucji określa Wykaz standardowych dokumentów powstałych w trakcie działalności organów państwowych i organów samorządu terytorialnego, innych osób prawnych, ze wskazaniem warunków przechowywania dokumentów, zatwierdzony zarządzeniem Ministerstwa Sprawiedliwości Ukrainy z dnia 04.12.2012 nr 578/5, zarejestrowana w Ministerstwie Sprawiedliwości Ukrainy 17.04.2012 nr 571/20884 .

Zniesienie obowiązkowych umów z instytucjami archiwalnymi na tworzenie dokumentów kadrowych w formie elektronicznej upraszcza formalności w przedsiębiorstwach i instytucjach. Nowa procedura kładzie nacisk na wewnętrzną regulację procesów obiegu dokumentów, co pozwala na efektywniejszą organizację pracy z dokumentami elektronicznymi. Jednocześnie istotny pozostaje wymóg tworzenia dokumentów przeznaczonych do stałego i długoterminowego przechowywania w dwóch formach – papierowej i elektronicznej. Zapewnia to zachowanie informacji i jej dostępność w długim okresie. Skuteczne wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentami wymaga starannej organizacji, zgodności z wymogami regulacyjnymi i wdrożenia nowoczesnych środków technicznych .

Szablony, które mogą się przydać:

- Wniosek i zamówienie na wakacje;

- Nakaz złożenia wniosku i zwolnienia;

- Wniosek i nakaz zatrudnienia;

- Zarządzenie w sprawie wprowadzenia pracy zdalnej;

- Nakaz zwolnienia w związku z likwidacją przedsiębiorstwa;

- Regulamin korzystania z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami i Zarządzenie o zatwierdzeniu ;

- Przepisy dotyczące obiegu dokumentów w LLC ;

- Przepisy dotyczące polityki rachunkowości i organizacji rachunkowości LLC ;

- Przepisy dotyczące wynagrodzeń pracowników, Przepisy dotyczące premiowania pracowników ;

- Opis stanowiska księgowego ;

- Opis stanowiska kierownika sprzedaży ;

-Opis stanowiska specjalisty działu zakupów ;

- Opis stanowiska doradcy prawnego ;

- Umowa o pracę w trybie zdalnym (formularz standardowy)

- Umowa o pracę w zakresie pracy zdalnej (formularz standardowy)