1. Загальні положення.
1.1. Це Положення регламентує загальні вимоги щодо впровадження внутрішнього електронного документообігу на підприємстві із застосуванням електронного підпису, організації роботи з електронними документами та їх використання у внутрішньому діловодстві.
1.2. Кадровий облік, документи, що пов’язані з трудовими відносинами оформлюються в електронному та паперовому вигляді відповідно до положень чинного законодавства України.
1.3. Виконання норм цього Положення застосовується до будь-яких документів, складених та/або отриманих підприємством (за виключенням винятків, передбачених чинним законодавством України), зокрема, але не виключно до цивільно-правових та/або господарських договорів та додатків до них, специфікацій, актів приймання-передачі, додаткових угод та будь-яких інших документів, складених та/або отриманих підприємством.
1.4. З метою впровадження системи електронного документообороту підприємства використовується система, надана програмним забезпеченням, що належить Товариства з обмеженою відповідальністю "Компанія" Інновації і Стабільність",.
1.5. Дотримання норм цього Положення є обов’язковим для всі працівників та/або підрядників підприємства, зокрема, але не виключно, осіб, залучених на підставі договорів аутсорсингу та аутстафінгу.
1.6. Терміни у цьому Положенні використовуються у значеннях, встановлених Законом України «Про електронні довірчі послуги», Законом України «Про електронні документи та електронних документообіг», Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим Наказом Міністерства юстиції України 11.11.2014 № 1886/5 та іншими нормативно-правовим актами.
1.7. З метою належного виконання цього Положення, підприємством забезпечується проведення відповідного інструктажу відповідальних за підписання документів та електронний документообіг на підприємстві, а також забезпечується виготовлення електронних підписів для уповноважених осіб підприємства.
2. Порядок створення електронного документу.
2.1. Підготовка проекту електронного документа здійснюється з використанням Системи "ІнСтаКо".
2.2. Електронний документ має бути оформлений за загальними правилами документування і мати реквізити, що встановлені для аналогічного документа з паперовим носієм інформації.
2.3. Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа, можуть об’єднуватися з основним документом в одному файлі або додаватися окремими файлами із відповідними зазначенні в найменуваннях файлів. Перед підписанням електронного документа додатки додаються до файла проекту електронного документа у тій послідовності, що зазначена у тексті основного документа. Електронний підпис накладається на проект основного документа, що містить посилання на додатки, які доповнюють його зміст.
2.4.У будь-якому випадку, якщо основний документ має будь-які додаткові окремі документи, що доповнюють його зміст та є невід’ємною частиною основного документу, уповноважена особа підприємства повинна забезпечити проставлення електронного підпису на кожному із таких документів.
2.5. У разі якщо згідно із законодавством необхідне засвідчення печаткою підпису на документах та відповідності копій документів оригіналам, підприємство застосовує спеціально призначений для таких цілей електронний підпис.
2.6. Підприємство застосовує електронну печатку лише за наявності у нього відповідної печатки, що застосовується для документів з паперовим носієм інформації.
2.7. Уповноваженою особою підприємства для використання електронного підпису та/або електронної печатки є працівник підприємства, який згідно із установчими документами наділеніний належним обсягом повноважень для підписання документів, в тому числі засвідчення їх копій. Уповноваженою особою підприємства також можуть бути особи, що не працівниками підприємства, однак наділені належним обсягом повноважень згідно з правовстановлюючими документами, довіреностями, цивільно-правовими угодами, сформованими підприємством.
3. Особливості ведення електронного документообігу та складення окремих документів
3.1. Приймаючи до уваги особливість здійснення господарської діяльності підприємства та його поточних та потенційних контрагентів, з метою дотримання вимог законодавства та виконання своїх договірних зобов’язань, окремо, для будь-яких договорів, угод про приєднання, додаткових угод, специфікацій та актів приймання-передачі до них, застосовуються наступні положення:
3.1.1. При укладенні підприємством договору у електронній формі використанням електронного підпису та/або печатки, накладення уповноваженою особою електронного підпису та/або печатки може бути здійснено пізніше, ніж дата погодження сторонами договору всіх істотних умов договору, при цьому сторони повинні послатися в договорі на ст. 631 Цивільного кодексу України, та зазначити, що «положення цього договору застосовуються з _____», тобто з дати коли сторони фактично досягли згоди по усіх істотних умовах договору.
Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Електронний документ повинен містити відмітку часу проставляння електронних підписів, при цьому час фактичного підписання електронного документа може відрізнятися від часу здійснення самої господарської операції. Рекомендується слідкувати, щоб підписи відповідальних осіб на електронних первинних документах проставлялися не пізніше 14 календарних днів з моменту здійснення господарської операції. У випадку якщо це неможливо, учасники господарської операції повинні скласти записку-пояснення з причинами затягування підписання електронних документів, що в системі «ІнСтаКо» може бути здійснено шляхом формлення супровідного коментаря при надсиланні документа підписанту (відповідальній особі).
Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.3.1.2. У електронному документі може бути також окремо зазначена дата, з якої сторони зобов’язуються виконувати свої зобов’язання згідно з його положеннями, незалежно від дати проставлення електронного підпису та/або печатки.
3.1.3. Якщо інше не вказано у договорі, угоді, додатках до них, специфікаціях та інших документах, що регулюють домовленості між підприємством та його контрагентами, документи, що потребують погодження та підписання і підприємства і іншої сторони-контрагента, набирають чинності з моменту підписання з використанням електронного підпису та за наявності печатки підприємством та іншою стороною-контрагентом.
3.1.4. Електронні документи, зазначені у п.3.1.1 вважаються підписаними і набирають чинності також у випадках, коли вони були підписані електронним підписом підприємства та надіслані іншій стороні-контрагентові, проте протягом передбаченого домовленостями між сторонами строку, інша сторона-контрагент не підписала такі електронні документи та не надіслала підприємству мотивованої відмови від їх підписання. Мотивована відмова від підписання E-документів може надсилатися через механізм відхилення електронного документа з обов’язковим надання коментарів про обґрунтовані причини такого відхилення
3.2. З метою виконання цього Положення та належного підтримання електронного документообігу на підприємстві, відповідальна за таке підтримання особа та/або відповідний відділ працівників підприємства з документообороту, зобов’язуються щоденно слідкувати за надходженням електронних документів та своєчасно здійснювати їх приймання, перевірку, підписання з використанням електронного підпису або розподіл на уповноважену особу для здійснення такого підпису та повернення підписаних документів стороні-контрагенту підприємства, якій необхідно направити оригінальні підписані екземпляри електронних документів, відповідно до домовленостей між підприємством та відповідною стороною-контрагентом.
3.3. Для оформлення електронної копії документа з паперовим носієм інформації він сканується та зберігається у форматі для фотоелектронних документів. До отриманого зображення додаються відмітка про засвідчення копії та інші елементи, що застосовуються під час оформлення копій з паперовим носієм інформації. Завершується оформлення копії електронного документа накладанням електронного підпису особи, яка засвідчує копію.
3.4. Проекти електронних документів, електронні документи та конвертовані електронні документи, формати яких не збігаються з форматами за їх призначенням для електронного документообігу на підприємстві підлягають конвертуванню уповноваженою на це особою/відділом працівників.
3.5. Строки зберігання оригіналів електронних документів відповідають строкам, що встановлені типовими або галузевими переліками документів зі строками зберігання для аналогічних видів документів з паперовим носієм інформації.
3.5.1.Разом з оригіналом електронного документа зберігаються дві його конвертовані версії: остання і передостання.
3.5.2.Починаючи з другого конвертування, здійснюється конвертування не оригіналу електронного документа, а його останньої конвертованої версії.
3.5.3. Починаючи з третього конвертування, здійснюється видалення конвертованих документів, що передували передостанній конвертованій версії.
3.6. Обов’язковому конвертуванню підлягають електронні документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.
3.7.Необхідність конвертування документів тимчасового зберігання визначається уповноваженою особою, що здійснює контроль електронного документообороту н підприємстві.
4. Приймання електронних документів, їх перевірка.
4.1. Приймання електронних документів здійснюються уповноваженими особами підприємства, які наділені достатнім обсягом повноважень та забезпечені відповідним доступом для такого приймання.
4.2. Уповноважена особа, зазначена у п. 4.1. цих Положень, ідентифікує вхідний електронний документ та здійснює його перевірку, після чого формує та надсилає повідомлення про прийняття або відхилення електронного документа із зазначенням причин відхилення електронних документів. Вихідне (вхідне) електронне повідомлення про отримання/відхилення вхідних електронних документів реєструється в окремій реєстраційній формі в установі за правилами реєстрації вихідних (вхідних) електронних документів. В системі «ІнСтаКо» вхідні та вихідні документи реєструються автоматично та зберігаються в базі даних «ІнСтаКо»
4.3. Вхідний електронний документ підлягає обов’язковій автоматизованій наскрізній електронній реєстрації разом з документами з іншими носіями інформації.
4.4. Відомості про відхилені вхідні електронні документи реєструються в електронному журналі реєстрації відхилених вхідних електронних документів, у якому зазначаються дата знищення електронного документа та кваліфікований електронний підпис особи, яка здійснила його знищення.
5.Зберігання, внесення змін та знищення електронних документів.
5. 1. Підприємством здійснюється централізоване зберігання файлів електронних документів. Всі електронні документи зберігаються на серверах ТОВ «ІнСтаКо», та у програмному забезпеченні, що належить ТОВ "Компанія" Інновації і Стабільність", із яким підприємство уклало відповідний договір про обслуговування.
5.2. Внесення змін до електронного документа здійснюється шляхом створення нового документа, який вже містить необхідні зміни. Новий документ повинен містити відомості про документ, щодо якого вносяться зміни, перелік та зміст таких змін. Новий документ створюється, перевіряється та реєструється в загальному порядку, встановленому у цих Положеннях. Наслідком прийняття нового документу є страта чинності попереднього електронного документу щодо якого були внесені відповідні зміни.
5.3. Електронний документ, створений та зареєстрований помилково або документ, дія якого вже не є потрібною для підприємства, може бути анульований, шляхом складання відповідного акту про скасування дії електронного документу із зазначенням причини такого скасування. Акт підписується уповноваженими підприємством особами. Строк зберігання анульованих документів та актів про їх скасування відповідає строку зберігання чинних документів, встановленому цим Положенням та чинним законодавством України.
6. Заключні положення
6.1. Це Положення введено в дію Наказом Керівника №номер
від дата
.
6.2. Зміни до цього Положення або його скасування здійснюється за допомогою видачі відповідного наказу керівника підприємства.
6.3. До будь-яких правовідносин, що виникають між у підприємства у зв’язку із його виконанням цього Положення та які ним не врегульовані, застосовуються положення чинного законодавства України.
6.4. Уповноваженими особами, зазначеними у Наказі Керівника №номер
від дата
відповідно до п.6.1. цього Положення забезпечується ознайомлення із цими Положеннями та роз’яснення його норм відповідних працівників підприємства та його підрядних осіб.
Тільки авторизовані користувачі мають змогу залишати коментарі!