Как да се съгласите с архива за създаване на документи за персонала в електронна форма

Как да се договорите с архивната институция за създаването на документи за персонала в електронен вид в предприятието?
Известно време предприятията трябваше да координират действията си с архива, но в съответствие със заповедта на Министерството на правосъдието на Украйна от 14 октомври 2022 г. № 4527/5 „За одобряване на промени в Процедурата за работа с електронни документи в водене на записи и подготовката им за предаване на архивно съхранение“, регистрирано от Министерството на правосъдието на Украйна 17 октомври 2022 г. № 1252/38588 (с изменения) (наричана по-нататък процедурата), изискването за одобрение от юридически лица за създаване на документи по въпроси на персонала (персонал) в електронна форма със съответната държавна архивна институция, архивния отдел на градския съвет е премахнато и въпросът за регламентирано е предаване на архивно съхранение на надлежно заверени хартиени копия на електронни документи за постоянно съхранение и дългосрочно (над 10 години) съхранение.

В съответствие с клауза 5 от глава 1 на раздел I от Процедурата , институциите организират водене на записи въз основа на свои собствени инструкции и разпоредби за водене на записи, като вземат предвид изискванията на тази Процедура, а именно:

• Правилник за електронния документооборот ;
• Правилник за електронния архив;
• Процедурата за създаване, съхранение и използване на електронни подписи.

Клауза 1 от глава I на Стандартната инструкция за документиране на управленска информация в електронна форма и организация на работата с електронни документи в офис управлението, електронен междуведомствен обмен, одобрена с Резолюция № 55 на Кабинета на министрите на Украйна от 17 януари 2018 г. ( наричана по-нататък Инструкцията), установява общите правила за наблюдение на състоянието на изпълнение на управленските решения. Инструкцията се отнася за всички електронни документи, създавани, изпращани или получавани от държавни институции и предприятия от всички форми на собственост. В клауза 2 от Инструкциите се посочва, че документите се създават на хартиен носител само в следните случаи: когато документите съдържат информация с ограничен достъп, чието изискване за защита е установено от закона; електронни документи, които не могат да се използват като оригинали съгласно изискванията на закона; документи, изискването за обработка на които на хартиен носител е установено с актове на Кабинета на министрите на Украйна.

Институциите могат да разработват и одобряват отделни правила за работа с електронни документи, като вземат предвид изискванията на Процедурата , както и спецификата на организацията на дейността на институцията, характеристиките на техническите и софтуерни средства, работещи в институцията. Съгласно клауза 4 от глава 1 на раздел I от Процедурата институциите са длъжни да създават документи за постоянно и дългосрочно (повече от 10 години) съхранение в две форми: хартиен носител, електронен носител. В съответствие с глава 1 от раздел IV „Правила за организация на деловодството и архивното съхранение на документи в държавни органи, органи на местното самоуправление, предприятия, институции и организации“, одобрени със заповед на Министерството на правосъдието на Украйна от 18.06.2015 г. № 1000/5 и регистриран в Министерството на правосъдието на Украйна на 22.06.2015 г. под № 736/27181 , всяка институция трябва да има номенклатура на делата за единен ред за образуване на дела независимо от формата на носителя на информация, осигуряване на тяхното счетоводно отчитане, бързо търсене на документи по тяхното съдържание и вид, определяне на срокове за съхранение.

Условията за съхранение на документи, създадени в институцията, се определят от Списъка на стандартните документи, създадени по време на дейността на държавните органи и органите на местното самоуправление, други юридически лица, с посочване на условията за съхранение на документи, одобрени със заповедта на Министерството на правосъдието на Украйна от 04.12.2012 г. № 578/5, регистрирано в Министерството на правосъдието на Украйна 17.04.2012 г. № 571/20884 .

Премахването на задължителното споразумение с архивните институции за създаване на документи за персонала в електронен вид опростява документооборота в предприятията и институциите. Новата процедура акцентира върху вътрешната регламентация на документооборотните процеси, което позволява по-ефективна организация на работата с електронни документи. Същевременно остава важно изискването за създаване на документи за постоянно и дългосрочно съхранение в две форми – хартиена и електронна. Това гарантира запазването на информацията и нейната наличност в дългосрочен план. Успешното внедряване на електронния документооборот изисква внимателна организация, спазване на нормативните изисквания и внедряване на съвременни технически средства .

Шаблони, които могат да бъдат полезни:

- Заявление и заповед за отпуск;

- Молба и заповед за уволнение;

- Заявление и заповед за постъпване на работа;

- Заповед за въвеждане на дистанционна работа;

- Заповед за уволнение във връзка с ликвидация на предприятието;

- Правилник за използване на системата за електронен документооборот и Заповед за одобрение ;

- Разпоредби относно документооборота в LLC ;

- Наредби за счетоводната политика и организацията на счетоводството на LLC ;

- Разпоредби за възнагражденията на служителите, Разпоредби за бонусиране на служителите ;

- Длъжностна характеристика на счетоводител ;

- Длъжностна характеристика на мениджър продажби ;

-Длъжностна характеристика на специалист отдел "Снабдяване" ;

- Длъжностна характеристика на юрисконсулт ;

- Трудов договор за дистанционна работа (образец)

- Трудов договор за надомна работа (образец)