Як погодити з архівом створення кадрових документів в електронній формі

Як погодити з архівною установою створення на підприємстві кадрових документів в електронній формі?

Деякий час підприємствам необхідно було погоджувати таки дії з архівом, але згідно з наказом Міністерства юстиції України від 14 жовтня 2022 року No 4527/5 «Про затвердження Змін до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання», зареєстрованого Міністерством юстиції України 17 жовтня 2022 року No 1252/38588 (зі змінами) (далі Порядок), виключено вимогу щодо погодження юридичними особами створення документів з кадрових питань (особового складу) в електронній формі з відповідною державною архівною установою, архівним відділом міської ради та унормовано питання передавання на архівне зберігання належним чином засвідчених паперових копій електронних документів постійного зберігання та тривалого (понад 10 років) зберігання.     

Відповідно до пункту 5 глави 1 розділу І Порядку, установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій та положень з діловодства з урахуванням вимог цього Порядку, а саме:

• Положення про електронний документообіг;
• Положення про електронний архів;
• Порядок створення, зберігання і використання електронних підписів.

Пунктом 1 глави І Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 року No 55 (далі – Інструкція), встановлено загальні правила здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень. Інструкція поширюється на всі електронні документи, що створюються, відправляються або одержують державні установи та підприємства усіх форм власності. Пунктом 2 Інструкції визначено, що у паперовій формі документи створюються лише у випадках: коли документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом; електронні документи, що не можуть бути застосовані як оригінали згідно з вимогами закону; документи, вимога щодо опрацювання яких у паперовій формі встановлена актами Кабінету Міністрів України.   

Установи можуть розробляти та затверджувати окремі регламенти роботи з електронними документами з врахуванням вимог  Порядку, а також особливостей організації діяльності установи, характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в установі. Згідно з пунктом 4 глави 1 розділу І Порядку установи зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах: паперовій, електронній. Відповідно до глави 1 розділу IV «Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях», затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 No 1000/5 та зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за No 736/27181, кожна установа повинна мати номенклатуру справ для єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання.

Строки зберігання документів, що створюються в установі, визначаються Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 No578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 No571/20884.

Скасування обов’язкового погодження з архівними установами створення кадрових документів в електронній формі спрощує діловодство на підприємствах та в установах. Новий порядок наголошувати на внутрішньому регулюванні процесів документообігу, що дозволяє ефективніше організовувати роботу з електронними документами. Водночас залишається важливою вимога щодо створення документів постійного та тривалого зберігання у двох формах – паперовій та електронній. Це забезпечує збереження інформації та її доступність у довгостроковій перспективі. Успішна реалізація електронного документообігу вимагає ретельної організації, дотримання нормативних вимог і впровадження сучасних технічних засобів.

     Шаблони, які можуть бути у нагоді:

- Заява та наказ про відпустку;

- Заява та наказ про звільнення;

- Заява та наказ про прийняття на роботу;

- Наказ про запровадження дистанційної роботи;

- Наказ про звільнення у зв'язку із ліквідацією підприємства;

- Положення про використання системи електронного документообігу та Наказ про затвердження;

- Положення про документообіг в ТОВ; 

- Положення про облікову політику та організацію бухгалтерського обліку ТОВ; 

- Положення про оплату праці працівників, Положення про преміювання працівників; 

- Посадова інструкція бухгалтера;

- Посадова інструкція менеджера зі збуту; 

- Посадова інструкція спеціаліста відділу закупівель; 

- Посадова інструкція юрисконсульта; 

- Трудовий договір про дистанційну роботу (типова форма)

- Трудовий договір про надомну роботу (типова форма)