ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ СПЕЦІАЛІСТА ВІДДІЛУ ЗАКУПІВЕЛЬ

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ СПЕЦІАЛІСТА ВІДДІЛУ ЗАКУПІВЕЛЬ

I. Загальні положення

1. Ця посадова інструкція визначає функціональні обов'язки, права та відповідальність спеціаліста відділу закупівель.

2. Спеціаліст відділу закупівель призначається та звільняється з посади наказом Посада в род. відмінку за поданням Посада в род. відмінку та за погодженням з керівником назва служби логістики у родовому відмінку .

3. На посаду:

   - спеціаліста призначається особа, яка має вищу професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу      роботи;

   - спеціаліста II категорії – особа, яка має вищу професійну освіту та стаж роботи на посаді товарознавця не менше 3 років;

   - спеціаліста І категорії – особа, яка має вищу професійну освіту та стаж роботи на посаді товарознавця ІІ категорії не менше 3 років.

4. Спеціаліст відділу закупівель повинен знати:                                                                                                   - не менше 2-х іноземних мов;
   - чинну систему координації перекладів;
   - ефективні методи ведення переговорів;
   - термінологію з тематики перекладів російською та іноземними мовами;
   - законодавчі та нормативні правові акти щодо матеріального забезпечення, у тому числі в галузі зовнішньоекономічної діяльності; - основи митного законодавства України;
   - постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих органів щодо матеріального забезпечення;
   - організацію матеріального забезпечення на підприємстві;
   - правила оформлення документів на вантажі, що одержуються та надсилаються;
   - порядок укладання договорів із постачальниками та порядок контролю за їх виконанням;
   - методи обліку сировини та матеріалів;
   - інструкції приймання матеріальних ресурсів за якістю, кількістю та комплектністю;
   - нормативи запасів матеріальних ресурсів;
   - номенклатуру, асортимент сировини та матеріалів, їх технічні характеристики, умови зберігання та транспортування, а також діючі ціни;
   - засоби обчислювальної техніки, телекомунікацій та зв'язку;
   - прикладні автоматизовані завдання щодо його діяльності;
   - основи організації праці;
   - основи трудового законодавства;
   - правила внутрішнього трудового розпорядку;
   - правила та норми охорони праці.                   

5. У період тимчасової відсутності фахівця його обов'язки виконує осба, призначена в установленому порядку. Ця особа набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на неї обов'язків.

6.  Фахівець керується у своїй роботі:

   - чинним законодавством України;
   - постановами та рішеннями Уряду, іншими директивними та нормативними актами;
   - наказами генерального директора підприємства;
   - Вказівками начальника відділу;
   - довідковою та методичною літературою спеціального та загального характеру;
   - внутрішніми регламентуючими та регулюючими документами з різних напрямів діяльності підприємства;
   - Затвердженими планами роботи відділу;
   - Умовами трудового договору (контракту);
   - справжньою посадовою інструкцією.

Загальне(і) положення - додати за необхідністю
 

ІІ. Посадові обов'язки

1. Організовує, контролює підготовку ділового листування з іноземними постачальниками матеріальних ресурсів.

2. Здійснює переклад договорів, контрактів, листів з/на іноземні мови з питань термінів поставок матеріальних ресурсів від іноземних партнерів.

3. Здійснює аналіз пропозицій та зауважень, що надійшли від іноземних партнерів з питань постачання матеріальних ресурсів.

4. Переказує рахунки (інвойси) на вантажі, що надходять.

5. Здійснює зв'язок з постачальниками з проблемних питань постачання матеріальних ресурсів за допомогою телефонних переговорів.

6. Організовує та координує перебування делегацій постачальників на підприємстві.

7. Бере участь у переговорах із постачальниками матеріальних ресурсів.

8. Бере участь у підготовці інформації для переговорів з постачальниками.

9. Аналізує результати переговорів та оформляє протокол переговорів з делегацією постачальників.

10. Здійснює переклад листів, актів, претензій, пов'язаних із якістю.

11. Здійснює переклад листів, актів, претензій, пов'язаних з недостачами матеріалів, що надійшли, і фурнітури.

12. Планує та організує своєчасне та точне розміщення заявок постачальникам із закріпленої номенклатури відповідно до наявних залишків сировини, потреб у них та встановлених нормативів запасів.

13. Розміщує заявки на пробні партії сировини, додаткові виробничі замовлення.

14. Аналізує, контролює відповідність підтвердженої постачальником ціни по-ставки початкової ціни планової калькуляції. Порівнює, аналізує ціни наявних аналогічних пропозицій щодо закріпленої номенклатури.

15. Організовує укладання договорів (контрактів та змін до них) на отримання матеріалів із закріпленої номенклатури відповідно до чинного законодавства на найбільш вигідних для підприємства умовах.

16. Контролює термін виконання укладених договорів іноземними партнерами.

17. Здійснює постійний контроль відповідності одержуваних матеріалів договорам, специфікаціям, контроль своєчасного оформлення статистичних декларацій.

18. Аналізує, контролює правильність оформлення відвантажувальних документів постачальників.

19. Бере участь у розробці пропозицій щодо вдосконалення управління матеріальними потоками, зниження витрат у галузі логістики, створення і підтримання оптимального рівня матеріальних запасів, вдосконалення системи автоматизації.

20. Приймає участь у пошуку потенційних постачальників.

21. Здійснює аналіз та організацію виконання розпоряджень, постанов, доповідних, службових записок, що надійшли від інших структурних підрозділів у частині своєї компетенції.

22. Бере участь в організації роботи з економії матеріальних та енергетичних ресурсів, зниження витрат виробництва.

23. Бере участь у проведенні інвентаризації товарно-матеріальних цінностей.

24. Дотримується вимог документації ЗМК, з'ясовує та аналізує причини невідповідностей, бере участь у розробці та виконанні коригувальних та запобіжних заходів з метою постійного поліпшення процесів, що протікають у підрозділі.

25. Представляє дані керівнику підрозділу про реалізацію цілей підрозділу у сфері якості щодо аналізу результативності СМЯ з боку керівництва, вносить пропозиції для перегляду цілей підрозділу у міру зміни ситуації або в міру їх досягнення.

26. Бере участь у роботі нарад щодо функцій, покладених на цю посадову інструкцію.

  Посадові обов'язки - додати за необхідністю

ІІІ. Права

Спеціаліст відділу закупівель має право:

1. Вимагати від товарознавця відділу закупівель своєчасного надання даних щодо надходження вантажів, надання документів для переказів.
2. Вести переговори з постачальниками матеріальних ресурсів щодо питань, що стосуються своєчасного забезпечення підприємства якісними матеріальними ресурсами.
3. Вести листування з постачальниками з питань, що стосуються постачання сировини та матеріалів за закріпленою номенклатурою.
4. Контролювати своєчасність проведення митного очищення вантажу.
5. Вносити пропозиції для включення до Колективного договору.
6. Вносити пропозиції щодо організації роботи відділу закупівель.
7. Брати участь у нарадах з питань, що належать до посадових обов'язків.
8. Знайомитись з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.
9. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими цією інструкцією обов'язками.
10. У межах своєї компетенції повідомляти безпосередньо керівнику про всі виявлені в процесі діяльності недоліки та вносити пропозиції щодо їх усунення.
11. Запитувати особисто або за дорученням керівництва підприємства від керівників підрозділів та спеціалістів інформацію та документи, необхідні для виконання посадових обов'язків.
12. Отримувати повну та достовірну інформацію про результативність СУЯ.

13. Користуватися правилами та пільгами члена трудового колективу.

Права - додати за необхідністю
    

IV. Відповідальність

Спеціаліст відділу закупівель несе відповідальність за:

1. Своєчасне та якісне виконання функцій, покладених даною інструкцією.

2. Подання грамотного та стилістично вірного перекладу будь-якої документації та інформації з/на іноземні мови.

3. Своєчасність та достовірність перекладів нормативних документів, листування щодо постачання матеріальних ресурсів.
4. Правильність та достовірність передачі інформації ри здійсненні усних перекладів.
5. Своєчасну підготовку достовірних даних.
6. Своєчасне укладання договорів (контрактів), специфікацій на постачання матеріалів у повній відповідності до законодавства України та інтересами підприємства.
7. Виконання договірних зобов'язань.
8. Достовірність звітних даних, інших матеріалів, що запитуються керівництвом підприємства.
9. Своєчасне та якісне виконання наказів, розпоряджень, вказівок керівництва.
10. Дотримання і правил з охорони праці.
11. Збереження комерційної таємниці підприємства.
12. Порушення трудової та виконавської дисципліни.

    Відповідальність - додати за необхідністю

УЗГОДЖЕНО