Sprawa – Bank

Istnieje ponad 100 oddziałów

Ponad 400 pracowników

Rozwiązanie

Istnieją wzory dokumentów (głównie wniosek dotyczył umów kredytowych), które są dostępne dla pracowników działów ds. nazw produktów kredytowych (nikt poza wyznaczonymi przez superadministratora administratorami (tj. osobami dokonującymi zmian we wzorach umów i umowy dodatkowe) mogą wprowadzać zmiany w szablonach).

Zmiany w szablonach możesz wprowadzać w ciągu dnia (bez czekania na czas pooperacyjny).

Szablony i dokumenty możesz grupować według obszary produktów (biznes korporacyjny, handel detaliczny itp.).

Proces przygotowania dokumentu z klientem przez pracownika oddziału będzie wyglądał następująco:

Pracownik na stronie grupy „Działalność Korporacyjna” w wyszukiwarce wpisał „Linię kredytową A” i otrzymał wszystkie szablony dokumentów powiązane z tym produktem.

Pracownik wprowadza wszystkie dane klienta w zmienne fioletowe pola, które wypełnia cały wymagany pakiet dokumentów (np. umowa kredytu i umowa poręczenia), a także zaznacza niezbędne opcje „ptaszkami” lub wybierając „jeden z kilku”, czyli tekst dokumentu charakteryzuje się zmiennością.

Po wypełnieniu wszystkich pól pracownik klika przycisk PDF i dokument w formacie PDF wysyłany jest do niego lub na wskazany inny adres e-mail (lub do systemu edo do podpisu), co wyklucza możliwość wprowadzania zmian w dokumencie.

Wersje robocze przechowywane są w jednym rejestrze „wszystkich dokumentów”; w razie potrzeby możemy pobrać lub usunąć archiwum.

Proces przygotowania dodatkowej umowy z klientem przez pracownika oddziału będzie wyglądał następująco:

Pracownik na stronie grupy „wszystkie dokumenty” grupy „biznes korporacyjny” wpisał do wyszukiwania „Yabloko LLC” i otrzymał wszystkie czarne listy wygenerowanych dokumentów związanych z tym produktem.

Pracownik wprowadza zmieniające się dane w zmienne fioletowe pola „umowy dodatkowej” wzoru pakietu dokumentów „Linia kredytowa A”, sprawdza dane klienta, w razie potrzeby je zmienia, dane klienta są wypełniane w całym pakiecie dokumentów ( tj. podczas generowania kolejnych dodatkowych transakcji dane klienta i inne dane (takie jak kwota zabezpieczenia) zostaną zaktualizowane).

Po wypełnieniu wszystkich pól pracownik klika przycisk PDF i dokument w formacie PDF wysyłany jest do niego lub na wskazany inny adres e-mail (lub do systemu edo do podpisu), co wyklucza możliwość wprowadzania zmian w dokumencie.

Wersje robocze przechowywane są w jednym rejestrze „wszystkich dokumentów”; w razie potrzeby możemy pobrać lub usunąć archiwum.

Problemy, które rozwiązuje to rozwiązanie:

  1. jedyne miejsce do przechowywania szablonów dokumentów;
  2. łatwa modyfikacja szablonów przez uprawnionych administratorów;
  3. eliminowanie literówek;
  4. uniemożliwienie dokonywania zmian w dokumentach przez pracowników oddziału;
  5. przy generowaniu dodatkowych transakcji konieczne będzie sprawdzenie danych klienta, a nie wprowadzanie ich od nowa, co oszczędza czas zespołu na rutynową pracę i poprawia jakość przygotowania dokumentów;
  6. skrócenie czasu od podjęcia decyzji o umowie do podpisania dokumentów umownych;
  7. pracownicy mogą spędzić więcej czasu na wyszukiwaniu nowych klientów.

Sprawa – Przychodnia Lekarska

Przychodnia lekarska została zarejestrowana jako 10 organizacji, które nie były powiązane właścicielsko, w zależności od zgody założycieli.

100 pracowników podpisuje dokumenty z 10 organizacjami.

Tylko pięciu pracowników zajmujących się przetwarzaniem dokumentów korzysta z firmowej poczty elektronicznej.

Rozwiązanie

Grupy tworzone są według nazw przedsiębiorstw *Pediatrics LLC, Dentistry LLC itp.

Każda grupa posiada własny pakiet szablonów dokumentów. pracownik.”

Pracownik podpisał wniosek na swoim koncie.

Księgowy widział go w menu zatwierdzania i podpisywania. Pracownicy nie są dodawani do grupy i w związku z tym nie widzą swoich dokumentów.

Korzyści DLA WŁAŚCICIELA:

Dokumenty są podpisywane terminowo, a nie z opóźnieniem od dni do miesięcy, co minimalizuje ryzyko związane z brakiem podpisanego dokumentu w tym terminie

Jeśli dokumenty wysyłane są nową pocztą, to oszczędzasz co najmniej 100 UAH na wysyłkę z zewnątrz na osobę, a jeśli musisz wysłać dokumenty do 100 pracowników, będzie to kwota 10 000 UAH

Średnia pensja osoby zajmującej się dokumentami to 15-20 000 UAH. Jeśli ta osoba pracuje wydajniej, 70% jej czasu zostaje zwolnione przy pomocy projektanta dokumentów, oszczędzasz minimum 14 000 UAH miesięcznie, i uniknąć błędów, a rocznie będzie to około 168 000 UAH. Możesz sam pomnożyć te wskaźniki, jeśli w papierkową robotę zaangażowanych jest więcej osób

Nie ma ryzyka utraty dokumentu, koszt przywrócenia utraconego dokumentu to 300-400 USD za dokument

Korzyści DLA PRACODAWCY:

Jakość rutynowych zadań ulega znacznej poprawie, literówki są eliminowane, a co za tym idzie, eliminuje się potrzebę kilkukrotnego przerabiania dokumentów. Jaki jest sens szukania winnego pracownika podczas zatwierdzania? kto nie zauważył „literówki”, gdy zadaniem jest przede wszystkim prawidłowe przygotowanie dokumentów, poprawi się klimat emocjonalny w zespole

Szybkość przetwarzania dokumentów rośnie, więc jest czas na eksplorację nowych obszarów, m.in. szkolenia, zdobywanie nowych umiejętności, wiedzy czy poświęcenie czasu na zwiększanie sprzedaży, co bezpośrednio wpływa na wysokość wynagrodzenia

Możesz nawet wrócić i wyświetlić tekst dokumentu na smartfonie, dzięki czemu niektóre proste zadania lub etapy zadania można wykonać podczas czytania dokumentu w transporcie, a tym samym nie trzeba tracić czasu na fitness/szkolenia/sprawy osobiste zostać zamienione na czas na wykonanie zadań służbowych

Człowiek lubi porządek, projektant dokumentów ułatwia porządek i zwiększa satysfakcję z pracy

Dokumenty przechowywane są w jednym miejscu. Pamiętasz, czy podpisałeś rozkazy i oświadczenia, które podpisałeś w trakcie swojej kariery? Oczywiście zdjęcia w telefonie są co najwyżej przechowywane gdzieś w chmurze, z której później łatwo jest znaleźć zdjęcie żądanego dokumentu, ale nie tak szybko

FAQ

Komu funkcjonalność pracy zespołowej z dokumentami?

Oferujemy wygodną funkcjonalność do zespołowej pracy z dokumentami. Uprość pracę z dokumentami wszystkim osobom związanym z procesem tworzenia, uzgadniania i zawierania umowy. Usługa ta zainteresuje przede wszystkim kadrę kierowniczą i menedżerów przedsiębiorstw dowolnej branży: nieruchomości, edukacji, ubezpieczeń, zarządzania zasobami ludzkimi, bankowości, finansów, farmaceutyki, opieki zdrowotnej, informatyki, handlu detalicznego, produkcyjnego, transportowego, chemicznego i przemysł wydobywczy, źródła odnawialne, marketing, sport, media, usługi show-biznesu, handel międzynarodowy itp.

Gdzie przechowywane są projekty pakietów dokumentów?

Wszystkie dokumenty przechowywane są w bezpiecznym magazynie w chmurze i są dostępne tylko dla zespołu lub poszczególnych osób, w zależności od ustawień konta firmowego. Wersje robocze utworzonych pakietów dokumentów przechowywane są w sekcji „wszystkie dokumenty”.

Jaka funkcjonalność jest dostępna do pracy zespołowej na koncie firmowym na platformie Instadoc?

InstaDoc pozwala na:

  • Twórz szablony dokumentów z elastycznymi uprawnieniami dostępu dla różnych grup użytkowników na koncie firmowym.
  • Koordynacja dokumentów zarówno wewnątrz firmy, jak i z kontrahentami. Twórz indywidualne łańcuchy zatwierdzeń i wysyłaj je do podpisu, korzystając zarówno z CEP wszystkich ASSC, jak i jednorazowego identyfikatora.
  • Twórz własne kategorie dokumentów.
  • Zapisuj dokumenty w bezpiecznym magazynie w chmurze.
Kiedy następują zmiany w szablonach dokumentów?

Zmiany wprowadzone w szablonach pojawiają się natychmiast po zapisaniu edytowanego szablonu.

Jaki jest najlepszy sposób kategoryzowania szablonów dokumentów?

System InstaDoc jest elastyczny i pozwala na jego konfigurację według własnych potrzeb. Na przykład utwórz nazwy kategorii dokumentów, co ułatwi wyszukiwanie dokumentów i ich porządkowanie.

Masz pytania?
Zadzwoń

+38 (093) 1776558

Połącz się z nami

wysłać
Dziękuję! Twoja wiadomość została wysłana.
Nie można wysłać wiadomości. Popraw błędy i spróbuj ponownie.
Nasze telefony

+38 (093) 177 65 58

Lokalizacja

Kijów, ul. Maksymowicza, 24a

Plan pracy

Pon – Pt: 08.00 – 18.00

telegram

My w mediach społecznościowych

Przydatne strony

O InStaDoc Wiadomości Kontakty

Adres

Kijów, ul. Maksymowicza, 24a

Kontakty

+38 (093) 1776558  [email protected]

Nasi partnerzy:

© instaco.com.ua, 2024