Как согласовать с архивом создание кадровых документов в электронной форме

Как согласовать с архивным учреждением создание на предприятии кадровые документы в электронной форме?
Некоторое время предприятиям необходимо было согласовывать действия с архивом, но согласно приказу Министерства юстиции Украины от 14 октября 2022 No 4527/5 «Об утверждении Изменений в Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение», зарегистрированного Министерством юстиции Украины 17 октября 2022 года No 1252/38588 (с изменениями) (далее Порядок), исключено требование о согласовании юридическими лицами создания документов по кадровым вопросам (личному составу) в электронной форме с соответствующим государственным архивным учреждением, архивным отделом городского совета и нормированы вопросы передачи на архивное хранение должным образом удостоверенных бумажных копий электронных документов постоянного хранения и длительного (более 10 лет) хранение.

В соответствии с пунктом 5 главы 1 раздела I Порядка , учреждения организуют делопроизводство на основании собственных инструкций и положений по делопроизводству с учетом требований настоящего Порядка, а именно:

• Положение об электронном документообороте ;
• Положение об электронном архиве;
• Порядок сотворения, хранения и использования электронных подписей.

Пунктом 1 главы І Типовой инструкции по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 17.01.2018 года No 55 (далее – Инструкция), установлены общие правила осуществления исполнение управленческих решений. Инструкция распространяется на все электронные документы, создаваемые, отправляемые или получаемые государственными учреждениями и предприятиями всех форм собственности. Пунктом 2 Инструкции определено, что в бумажной форме документы создаются только в случаях: когда документы, содержащие информацию с ограниченным доступом, требование защиты которой установлено законом; электронные документы, которые не могут быть применены в качестве подлинников согласно требованиям закона; документы, требование об разработке которых в бумажной форме установлено актами Кабинета министров Украины.

Учреждения могут разрабатывать и утверждать отдельные регламенты работы с электронными документами с учетом требований Порядка и особенностей организации деятельности учреждения, характеристик технических и программных средств, функционирующих в учреждении. Согласно пункту 4 главы 1 раздела I Порядка учреждения обязаны создавать документы постоянного и длительного (более 10 лет) хранения в двух формах: бумажной, электронной. В соответствии с главой 1 раздела IV «Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях», утвержденных приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 No 1000/5 и зарегистрированных в Министерстве юстиции Украины 22.06.2015 за No 736/27181 , каждое учреждение должно иметь номенклатуру дел для единого порядка формирования дел независимо от формы носителя информации, обеспечения их учета, оперативного поиска документов по их содержанию и виду, определения сроков хранения.

Сроки хранения документов, создаваемых в учреждении, определяются Перечнем типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц, с указанием сроков хранения документов, утвержденном приказом Министерства юстиции Украины 12.04.2012 No578/5, зарегистрированного в Министерство юстиции Украины 17.04.2012 No571/20884 .

Отмена обязательного согласования с архивными учреждениями создания кадровых документов в электронной форме упрощает делопроизводство на предприятиях и учреждениях. Новый порядок акцентирует внимание на внутреннем регулировании процессов документооборота, что позволяет более эффективно организовывать работу с электронными документами. В то же время остается важным требование создания документов постоянного и длительного хранения в двух формах – бумажной и электронной. Это обеспечивает сохранность информации и ее доступность в долгосрочной перспективе. Успешная реализация электронного документооборота требует тщательной организации, соблюдения нормативных требований и современных технических средств .

Шаблоны, которые могут быть полезны:

- заявление и приказ об отпуске;

- заявление и приказ об увольнении;

- заявление и приказ о принятии на работу;

- приказ о введении дистанционной работы;

- приказ об увольнении в связи с ликвидацией предприятия;

- Положение об использовании системы электронного документооборота и Приказ об утверждении ;

- положение о документообороте в ООО ;

- Положение об учетной политике и организации бухгалтерского учета ООО ;

- положение об оплате труда работников, Положение о премировании работников ;

- должностная инструкция бухгалтера ;

- должностная инструкция менеджера по сбыту ;

-должностная инструкция специалиста отдела закупок ;

- должностная инструкция юристконсульта ;

- трудовой договор о дистанционной работе (типичная форма)

- трудовой договор о надомной работе (типичная форма)