Полезные документы для кадровика

Оформление кадров является важным этапом в процессе приема новых работников на работу. В Украине этот процесс регулируется трудовым законодательством, определяющим перечень необходимых документов. Ниже приведены основные документы, необходимые для оформления или увольнения работника .

Процесс оформления работника

1. Представление документов : Новый работник подает необходимые документы в отдел кадров предприятия

2. Проверка документов : Отдел кадров проверяет соответствие документов требованиям законодательства и внутренним правилам предприятия.

3. Оформление трудового договора : На основе поданных документов готовится трудовой договор, подписываемый обеими сторонами.

4. Сообщения государственных органов : Работодатель обязан сообщить государственным органам о приеме нового работника.

Основные документы для приема на работу:

• Заявление о приеме на работу Работник пишет заявление на имя руководителя предприятия с просьбой о приеме на работу. Этот документ является основанием для выдачи приказа о приеме.
• Приказ (распоряжение) о приеме на работу : После подачи заявления руководитель выдает приказ о приеме на работу. В нем указываются должность, условия работы и дата начала работы.
• В настоящее время для мужчин призывного возраста обязательно предоставление военно-учетного документа , в случае его отсутствия работнику можно предложить подписать сообщение о необходимости предоставления военно-учетных документов .

В зависимости от формы трудоустройства с работником подписывается:

• стандартный трудовой договор ;
• трудовой договор о дистанционной работе ;
• трудовой договор с нефиксированным рабочим временем ;
• срочный трудовой договор (при отсутствии основного работника) .

Дополнительные документы:

В зависимости от специфики работы между сторонами может заключаться:

• обязательства о неразглашении персональных данных ;
• должностная инструкция специалиста отдела закупок ;
• договор о конфиденциальности и неразглашении информации ;
• должностная инструкция менеджера по сбыту ;
• должностная инструкция бухгалтера с дипломом специалиста ;
• должностная инструкция юрисконсульта .

Основные документы для увольнения работника:

1. Заявление на увольнение .   Если работник увольняется по своему желанию, он должен написать соответствующее заявление. В заявлении указывается желаемая дата увольнения. Если инициатором увольнения является работодатель, требуется заявление от работодателя.
2. Приказ об увольнении . После получения заявления на увольнение работодатель выдает приказ об увольнении работника. В приказе указываются основания для увольнения и дата увольнения. Приказ подписывается руководителем предприятия или уполномоченным лицом и сообщает работнику под подпись.

3. Расчетное письмо. Работнику предоставляется расчетное письмо с указанными всеми выплатами, причитающимися ему при увольнении. Это могут быть заработная плата, компенсация за неиспользованный отпуск и т.д.

4. Акт передачи имущества. Если работник располагал имуществом предприятия (инструментами, оборудованием, техникой), составляется акт передачи этого имущества обратно предприятию.

5. Объяснительная записка (при необходимости). В случае, если работник увольняется по основаниям, не требующим пояснений (например, за дисциплинарные нарушения), может требоваться объяснительная записка от работника.

Оформление кадров является ответственным процессом , требующим точного соблюдения законодательства. Правильное оформление документов обеспечивает юридическую защищенность как работника, так и работодателя , а также помогает избежать возможных конфликтов и судебных споров .

Также могут пригодиться следующие шаблоны документов:

- заявление на отпуск по уходу за ребенком по достижению им трехлетнего возраста ;

- заявление и приказ о предоставлении отпуска в связи с беременностью и родами ;

- заявление и приказ о предоставлении нецелевой материальной помощи ;

- приказ об увольнении в связи с ликвидацией предприятия ;

- заявление на отпуск + приказ на отпуск ;

- контракт с директором ;