Автоматизация бизнеса

Какие изменения произойдут в жизни после первого дня использования конструктора документов?

Ваше предприятие/юридическая компания соберет документарный опыт. Юристы смогут систематизировать документооборот, определить и автоматизировать сначала наиболее часто применяемые документы, типовые условия договоров и т.д., а менеджеры на базе проработанных шаблонов быстро и без ошибок генерировать даже сложные документы

Внесение изменений в документы, даже если коммерческие условия часто меняются, не займет много времени, ведь гибкая система редактирования шаблонов позволяет легко вносить правки при необходимости, например, при изменении контрагента или его подписчика нужно будет только выбрать нужное лицо из выпадающего списка

Вы вместе с коллегами перестанете тратить время на заполнение реквизитов типовых документов, больше невозможно совершить ошибку в номере договора или дополнительного соглашения, ФИО подписанта и т.д

Вы уже не сможете случайно совершить опечатку и соответственно не будете перерабатывать документы по несколько раз

ИнстаДок – это любовь с первого дня использования

Почувствуйте удовольствие от порядка в документах

Заведите реестр контрагентов.
При проверке контрагента заводите контрагента сразу в реестр с разными статусами, храните документы контрагента в его профиле. КУС процедура является важным этапом работы с поставщиками и покупателями, иначе существует риск сотрудничества с непорядочными компаниями.
Заведите шаблоны наиболее часто используемых документов в шаблонизаторе самостоятельно или с помощью админа.
Генерируйте документы.
Согласовывайте параллельно, последовательно, комбинированно, внутри организации и с контрагентами.
Подписывайте документы онлайн КЭП или одноразовым идентификатором.
Просто ищите нужные документы в базе документов.
Безопасная сохранность документов в облачном хранилище.

Кейс - Банк

Есть более 100 отделений

Более 400 работников

Решение

Есть шаблоны документов (в основном запрос был на кредитные соглашения), которые доступны работникам отделений по наименованиям кредитных продуктов (никто, кроме определенных супер админом админов (т.е. лиц, вносящих изменения в шаблоны договоров и дополнительных соглашений) не может вносить изменения в шаблоны).

Вносить изменения в шаблоны можно в течение дня (не ждать послеоперационного времени).

Сгруппировать шаблоны и документы можно по направлениям продуктов (корпоративный бизнес, розница и т.п.).

Процесс подготовки работником отделения документа с клиентом будет выглядеть следующим образом:

Работник на странице группы "Корпоративный бизнес" ввел в поиск "Кредитная линия А", ему выдало все шаблоны документов, связанные с этим продуктом.

Работник вводит в переменные фиолетовые поля все данные клиента, которые сквозно заполняются во всем нужном пакете документов (например, кредитный договор и договор поручительства), а также отмечают нужные опции "галками" или выбором "один из нескольких", то есть текст документа имеет вариабельность.

После заполнения всех полей работник нажимает кнопку пдф и документ в формате пдф отправляется ему либо на определенный другой емейл (или в систему едо для подписи), что исключает внесение изменений в документ.

Черновики хранятся в едином реестре "все документы", по желанию можем скачивать архив или удалять.

Процесс подготовки работником отделения дополнительного соглашения с клиентом будет выглядеть следующим образом:

Работник на странице группы "все документы" группы "корпоративный бизнес" ввел в поиск "ООО Яблоко", ему выдало все чеернетки сгенерированных документов, связанные с этим продуктом.

Работник вводит в переменные фиолетовые поля "дополнительного соглашения" шаблона пакета документов "Кредитная линия А" изменяющиеся данные, проверяет данные клиента, по необходимости их изменяет, данные клиента сквозно заполняются во всем пакете документов (т.е. при генерировании следующих дополнительных сделок, данные клиента и другие данные (например, сумма обеспечения) будут обновлены).

Черновики хранятся в едином реестре "все документы", по желанию можем скачивать архив или удалять.

Проблемы, которые решает такое решение:

единственное место хранения шаблонов документов;
легкое внесение изменений в шаблоны авторизованными админами;
исключение опечаток;
выключение внесения изменений в документы работниками отделений;
при генерировании дополнительных сделок нужно будет проверить данные клиента, а не вносить их с нуля, что экономит время команды на рутину и улучшает качество подготовки документа;
сокращение времени от принятия решения о соглашении до подписания документов о договоренностях;
работники могут больше уделить времени поиска новых клиентов.

Кейс – Медицинская клиника

Медицинская клиника оформлена как 10 организаций, которые связаны были не связаны право собственности в зависимости от договоренности учредителей.

100 сотрудников подписывают документы с 10 организациями.

Корпоративными эмейлами пользуются только пять работников, занимающихся оформлением документов.

Решение

Формируются группы по названиям предприятий *ООО "Педиатрия", ООО "Стоматология" и т.д.

На каждую группу заводится свой пакет шаблонов документов. по маршруту "подписание - эмейл работника".

Работник в своем аккаунте подписал заявление.

В меню согласования и подписания бухгалтер его увидел. Работники в группу не прилагаются и соответственно не видят документы друг друга.

Выгоды ДЛЯ ВЛАДЕЛЬЦА:

Документы подписываются вовремя вместо задержки от нескольких дней до месяцев, что минимизирует риски, связанные с отсутствием подписанного документа в этот промежуток времени

Если документы пересылаются новой почтой, то экономится как минимум 100 грн для пересылки со стороны на человеке, а если нужно отправить документы 100 работникам, то это будет сумма 10,000 грн

Средняя зарплата человека занимающегося документами составляет 15-20,000 грн., если этот человек будет делать более эффективную работу высвобождается 70% его времени с помощью конструктора документов, вы экономите в месяц 14,000 грн, как минимум и избегайте ошибок, а в год это будет составлять около 168 000 грн. Можете самостоятельно умножить эти показатели, если у вас оформление документов занимается больше людей

Отсутствует риск потери документа, стоимость восстановления утраченного документа составляет 300-400$ за документ

Выгоды ДЛЯ РАБОТНИКА:

Качество выполнения рутинных задач значительно растет, исключаются опечатки и, соответственно, необходимость перерабатывать документы по несколько раз. Какой смысл искать виновного работника при согласовании. который не усмотрел "опечатку", когда задача по сути правильно оформить документы, улучшится эмоциональный климат в коллективе

Скорость обработки документов увеличивается, поэтому есть время для исследования новых сфер, в т.ч. обучение, получение новых навыков, знаний или посвятить время увеличению продаж, что напрямую влияет на размер вознаграждения

Вернуться и просмотреть текст документа можно даже со смартфона, поэтому некоторые несложные задания или этапы выполнения задания можно выполнять, читая документ в транспорте, и соответственно время на фитнес/обучение/личные дела не нужно обменивать на время на выполнение рабочих задач

Человек склонен получать удовольствие от порядка, конструктор документов облегчает наведение порядка и увеличивает коэффициент удовольствия от труда

Документы хранятся в одном месте. Вспомните, есть ли у вас подписаны приказы и заявления, которые вы подписывали в течение своей карьеры? Очевидно, что фото в телефоне в лучшем случае хранятся где-то в облаке, из которого потом найти фото нужного документа просто , но не так быстро

FAQ

Кому нужен функционал командной работы с документами?

Мы предлагаем удобный функционал для командной работы с документами. Упростите работу с документами для всех, касающихся процесса создания, согласования и заключения договора. В первую очередь данный сервис заинтересует руководителей и менеджеров предприятий любой отрасли: недвижимость, образование, страхование , управление персоналом, банковская сфера, финансы, фармацевтика, здравоохранение, информационные технологии, ритейл, производство, транспорт, химическая и добывающая промышленность, возобновляемые источники, маркетинг, спорт, коммунальные услуги, услуги в сфере шоу-бизнеса, международная торговля и т.п.

Где хранятся черновики пакетов документов?

Все документы хранятся в защищенном облачном хранилище и доступны только для команды или отдельных лиц в зависимости от настроек корпоративного аккаунта. Черновики созданных пакетов документов хранятся в разделе "все документы"

Какой функционал существует для командной работы в корпоративном аккаунте на платформе Инстадок?

ИнстаДок позволяет:

Создавать шаблоны документов с гибкими правами доступа для различных групп пользователей в корпоративном аккаунте.
Согласовывать документы как внутри компании, так и с контрагентами. Создавать индивидуальные цепочки согласований и отправлять на подпись как с помощью КЭП всех АЦСК так и одноразового идентификатора.
Создавать собственные категории документов.
Сохранять документы в безопасном облачном хранилище.

Когда появляются изменения в шаблонах документов?

Произведенные изменения в шаблонах появляются сразу после сохранения редактируемого шаблона.

Как лучше категоризировать шаблоны документов?

Система ИнстаДок гибка к настройке и позволяет настроить согласно собственным потребностям. Например создать названия категорий документов, что позволяет упростить поиск документов и их систематизацию.

Как повысить эффективность договорной работы?

Уважайте свое время и время вашей команды!

1

2

3

4

Какие изменения произойдут в жизни после первого дня использования конструктора документов?

Почувствуйте удовольствие от порядка в документах

Кейс - Банк

Решение

Кейс – Медицинская клиника

Решение

FAQ

Остались вопросы?
Звоните

Связаться с нами

Наши телефоны

Расположение

График работы

Как повысить эффективность договорной работы?

Уважайте свое время и время вашей команды!

1

2

3

4

Какие изменения произойдут в жизни после первого дня использования конструктора документов?

Почувствуйте удовольствие от порядка в документах

Кейс - Банк

Решение

Кейс – Медицинская клиника

Решение

FAQ

Остались вопросы?Звоните

Связаться с нами

Наши телефоны

Расположение

График работы

Остались вопросы?
Звоните