Корисні документи для кадровика

Оформлення кадрів є важливим етапом у процесі прийому нових працівників на роботу. В Україні цей процес регулюється трудовим законодавством, яке визначає перелік необхідних документів. Нижче наведено основні документи, які потрібні для оформлення або звільнення працівника.

Процес оформлення працівника

1. Подання документів: Новий працівник подає необхідні документи до відділу кадрів підприємства

2. Перевірка документів: Відділ кадрів перевіряє відповідність документів вимогам законодавства та внутрішнім правилам підприємства.

3. Оформлення трудового договору: На основі поданих документів готується трудовий договір, який підписується обома сторонами.

4. Повідомлення державних органів: Роботодавець зобов’язаний повідомити державні органи про прийом нового працівника.

Основні документи для прийому на роботу:

• Заява про прийом на роботу: Працівник пише заяву на ім’я керівника підприємства із проханням про прийом на роботу. Цей документ є основою для видачі наказу про прийом.
• Наказ (розпорядження) про прийом на роботу: Після подання заяви керівник видає наказ про прийом на роботу. У ньому зазначаються посада, умови роботи та дата початку роботи.
• Наразі, для чоловіків призовного віку є обов’язковим надання військово-облікового документа, у разі його відсутності працівнику можна запропонувати підписати повідомлення про необхідність надання військово-облікових документів.

Залежно від форми працевлаштування, з працівником підписується:

• стандартний трудовий договір;
• трудовий договір про дистанційну роботу; 
• трудовий договір з нефіксованим робочим часом; 
• строковий трудовий договір (на час відсутності основного працівника).

Додаткові документи:

Залежно від специфіки роботи, між сторонами може укладатися:

• зобов'язання про нерозголошення персональних даних; 
• посадова інструкція спеціаліста відділу закупівель;
• договір про конфіденційність та нерозголошення інформації;
• посадова інструкція менеджера зі збуту;
• посадова інструкція бухгалтера з дипломом спеціаліста; 
• посадова інструкція юрисконсульта.

Основні документи для звільнення працівника:

1. Заява на звільнення. Якщо працівник звільняється за власним бажанням, він повинен написати відповідну заяву. У заяві зазначається бажана дата звільнення. Якщо ініціатором звільнення є роботодавець, потрібна заява від роботодавця.
2. Наказ про звільнення. Після отримання заяви на звільнення роботодавець видає наказ про звільнення працівника. У наказі зазначаються підстави для звільнення та дата звільнення. Наказ підписується керівником підприємства або уповноваженою особою та доводиться до відома працівника під підпис.

3. Розрахунковий лист. Працівнику надається розрахунковий лист із вказаними всіма виплатами, що належать йому при звільненні. Це можуть бути заробітна плата, компенсація за невикористану відпустку тощо.

4. Акт передачі майна. Якщо працівник мав у своєму розпорядженні майно підприємства (інструменти, обладнання, техніку), складається акт передачі цього майна назад підприємству.

5. Пояснювальна записка (за необхідності). У випадку, якщо працівник звільняється з підстав, які потребують пояснень (наприклад, за дисциплінарні порушення), може вимагатися пояснювальна записка від працівника.

Оформлення кадрів є відповідальним процесом, який вимагає точного дотримання законодавства. Правильне оформлення документів забезпечує юридичну захищеність як працівника, так і роботодавця, а також допомагає уникнути можливих конфліктів та судових спорів.

Також можливо будуть в нагоді наступні шаблони документів: 

- Заява на відпустку по догляду за дитиною з досягнення нею трирічного віку;

- Заява та наказ про надання відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами; 

- Заява та наказ про надання нецільової матеріальної допомоги; 

- Наказ про звільнення у зв'язку із ліквідацією підприємства;

- Заява на відпустку + наказ на відпустку;

- Контракт з директором;