Полезни документи за персонала

Регистрацията на персонала е важен етап от процеса на наемане на нови служители. В Украйна този процес се регулира от трудовото законодателство, което определя списъка с необходимите документи. По-долу са основните документи, необходими за регистрация или освобождаване на служител .

Процес на регистрация на служители

1. Подаване на документи : Новият служител подава необходимите документи в отдел Човешки ресурси на фирмата

2. Проверка на документи : Отделът по персонала проверява съответствието на документите с изискванията на законодателството и вътрешните правила на предприятието.

3. Съставяне на трудов договор : Въз основа на представените документи се изготвя трудов договор, който се подписва от двете страни.

4. Уведомяване на държавните органи : Работодателят е длъжен да уведоми държавните органи за наемането на нов служител.

Основни документи за постъпване на работа:

• Заявление за работа : Служителят пише заявление до ръководителя на предприятието с искане за работа. Този документ е основание за издаване на заповед за прием.
• Заповед за наемане : След подаване на заявление, управителят издава заповед за наемане. В него се посочват длъжността, условията на работа и датата на започване на работа.
• Понастоящем за мъжете в наборна възраст е задължително да предоставят документ за военна регистрация , в случай на липсата му служителят може да бъде помолен да подпише известие за необходимостта от предоставяне на документи за военна регистрация .

В зависимост от формата на работа със служителя се подписва следното:

• типов трудов договор ;
• трудов договор за дистанционна работа ;
• трудов договор с неопределено работно време ;
• срочен трудов договор (по време на отсъствието на основния служител) .

Допълнителни документи:

В зависимост от спецификата на работата страните могат да договорят:

• задължение за неразкриване на лични данни ;
• длъжностна характеристика на специалист отдел "Снабдяване" ;
• споразумение за поверителност и неразкриване на информация ;
• длъжностна характеристика на мениджър продажби ;
• длъжностна характеристика на счетоводител с диплома за специалист ;
• длъжностна характеристика на юрисконсулт .

Основни документи за уволнение на служител:

1. Молба за уволнение .   Ако служителят напусне доброволно, той трябва да напише съответно изявление. Желаната дата на пускане е посочена в заявлението. Ако инициаторът на уволнението е работодателят, е необходимо изявление от работодателя.
2. Заповед за уволнение . След получаване на заявление за уволнение, работодателят издава заповед за уволнение на служителя. В заповедта се посочват основанието за уволнение и датата на уволнението. Заповедта се подписва от ръководителя на предприятието или упълномощено лице и се предоставя на вниманието на служителя за подпис.

3. Разчетен лист. На служителя се предоставя разчетен лист, в който са посочени всички плащания, дължими му при уволнение. Това могат да бъдат заплати, обезщетение за неизползван отпуск и др.

4. Акт за прехвърляне на собственост. Ако служителят е имал на разположение имуществото на предприятието (инструменти, оборудване, машини), се съставя акт за прехвърляне на това имущество обратно на предприятието.

5. Обяснителна бележка (ако е необходимо). В случай, че служителят е уволнен по причини, които изискват обяснение (например за дисциплинарни нарушения), може да се изисква обяснителна бележка от служителя.

Регистрацията на персонала е отговорен процес , който изисква стриктно спазване на закона. Правилното изготвяне на документи осигурява правна защита както на служителя, така и на работодателя , а също така помага да се избегнат евентуални конфликти и съдебни дела .

Следните шаблони на документи също могат да бъдат полезни:

- Молба за отпуск за отглеждане на дете при навършване на тригодишна възраст ;

- Заявление и заповед за предоставяне на отпуск във връзка с бременност и раждане ;

- Заявление и заповед за предоставяне на нецелева материална помощ ;

- Заповед за уволнение във връзка с ликвидация на предприятието ;

- Молба за отпуск + заповед за отпуск ;

- Договор с директора ;