Кейс - Банк

Є понад 100 відділень

Більше 400 працівників

Рішення

Є шаблони документів (в основному запит був на кредитні угоди), які доступні працівникам відділень за назвами кредитних продуктів (ніхто, крім визначених супер адміном адмінів (тобто осіб, які вносять зміни в шаблони договорів і додаткових угод) не може вносити зміни в шаблони).

Вносити зміни в шаблони можна протягом дня (не чекати післяопераційного часу).

Згрупувати шаблони та документи можна по напрямках продуктів (корпоративний бізнес, роздріб і т.п.).

Процес підготовки працівником відділення документу з клієнтом матиме наступний вигляд:

Працівник на сторінці групи "корпоративний бізнес" ввів в пошук "Кредитна лінія А", йому видало усі шаблони документів, пов'язані із цим продуктом.

Працівник вводить в змінні фіолетові поля усі дані клієнта, які наскрізно заповнюються в усьому потрібному пакеті документів (наприклад, кредитний договір і договір поруки), а також відмічає потрібні опції "галками" або вибором "один з декількох", тобто текст документа має варіабельність.

Після заповнення усіх полів, працівник натискає кнопку пдф і документ в форматі пдф відправляється йому або на визначений інший емейл (або в систему едо для підпису), що виключає внесення змін в документ.

Чернетки зберігаються в єдиному реєстрі "усі документи", за бажанням можемо завантажувати архів або видаляти.

Процес підготовки працівником відділення додаткової угоди з клієнтом матиме наступний вигляд:

Працівник на сторінці групи "усі документи" групи "корпоративний бізнес" ввів в пошук "ТОВ Яблуко", йому видало усі чеернетки згенерованих документів, пов'язані із цим продуктом.

Працівник вводить в змінні фіолетові поля "додаткової угоди" шаблону пакету документів "Кредитна лінія А" дані, що змінюються, перевіряє дані клієнта, з анеобхідності їх змінює, дані клієнта наскрізно заповнюються в усьому пакеті документів (тобто при генеруванні наступних додаткових угод, дані клієнта та інші дані (наприклад сума забезпечення) будуть оновлені).

Після заповнення усіх полів, працівник натискає кнопку пдф і документ в форматі пдф відправляється йому або на визначений інший емейл (або в систему едо для підпису), що виключає внесення змін в документ.

Чернетки зберігаються в єдиному реєстрі "усі документи", за бажанням можемо завантажувати архів або видаляти.

Проблеми, які вирішує таке рішення:

  1. єдине місце зберігання шаблонів документів;
  2. легке внесення змін в шаблони авторизованими адмінами;
  3. виключення одруків;
  4. виключення внесення змін в документи працівниками відділень;
  5. при генерування додаткових угод потрібно буде перевірити дані клієнта, а не вносити їх з нуля, що економить час команди на рутину і покращує якість підготовки документа;
  6. скорочення часу від прийняття рішення про угоду до підписання документів про домовленості;
  7. працівники можуть більше приділити часу пошуку нових клієнтів.

Кейс - Медична клініка

Медична клініка оформлена як 10 організацій, які пов'язані були не пов'язані право власності в залежності від домовленості засновників.

100 працівників підписують документи з 10 організаціями.

Корпоративними емейлами користуються тільки п'ять працівників які займаються оформленням документів.

Рішення

Формуються групи по назвах підприємств *ТОВ “Педіатрія”, ТОВ “Стоматологія” тощо.

На кожну групу заводиться свій пакет шаблонів документів.

Бухгалтер генерує заяву з шаблонів групи та направляє її на підписання працівнику по маршруту “підписання - емейл працівника”.

Працівник в своєму акаунті підписав заяву.

В меню погодження і підписання бухгалтер її побачив. Працівники в групу не додаються і відповідно не бачить документи одне одного.

Вигоди ДЛЯ ВЛАСНИКА:

Документи підписуються вчасно, замість затримки від кількох днів до місяців, що мінімізує ризики, пов'язані із відсутністю підписаного документа в цей проміжок часу

Якщо документи пересилаються новою поштою то економиться як мінімум 100 грн для пересилки зі сторони на людині а якщо потрібно відправити документи 100 працівникам то це буде сума 10,000 грн

Середня зарплата людини яка займається документами становить 15-20,000 грн., якщо ця людина буде робити більш ефективну роботу вивільняється 70% її часу за допомогою конструктора документів, ви заощаджуєте на місяць 14,000 грн, як мінімум і уникайте помилок, а на рік це буде становити близько 168000 грн. Можете самостійно помножити ці показники якщо у вас оформлення документів займається більше людей

Відсутній ризик втрати документа, вартість відновлення втраченого документа становить 300-400 $ за документ

Вигоди ДЛЯ ПРАЦІВНИКА:

Якість виконання рутинних завдань значно зростає, виключаються одруки і відповідно необхідність переробляти документи по декілька разів. Який сенс шукати винного працівника при погодженні. який не вгледів “одрук”, коли задача по суті правильно оформити документи, покращиться емоційний клімат в колективі

Швидкість обробки документів збільшується, тому є час на дослідження нових сфер, в т.ч. навчання, отримання нових навичок, знань чи присвятити час збільшенню продажів, що напряму впливає на розмір винагороди

Повернутися і переглянути текст документа можна навіть зі смартфону, тому деякі нескладні завдання, або етапи виконання завдання, можна виконувати, читаючи документ в транспорті, і відповідно час на фітнес/навчання/особисті справи не потрібно обмінювати на час на виконання робочих завдань

Людина схильна отримувати задоволення від порядку, конструктор документів полегшує “наведення порядку” і збільшує коефіцієнт задоволення від праці

Документи зберігаються в одному місці. Згадайте, чи є у вас підписані накази і заяви, які ви підписували протягом своєї кар'єри? очевидно що фото в телефоні в кращому випадку зберігаються десь в хмарі, з якої потім віднайти фото потрібного документу просто, але не так швидко

FAQ

Кому потрібен функціонал командної роботи з документами?

Ми пропонуємо зручний функціонал для командної роботи з документами. Спростіть роботу з документами для усіх, дотичних до процесу створення, узгодження та підписання договору. В першу чергу даний сервіс зацікавить керівників та менеджерів підприємств будь-якої галузі: нерухомість, освіта, страхування, управління персоналом, банківська сфера, фінанси, фармацевтика, охорона здоров’я, інформаційні технології, рітейл, виробництво, транспорт, хімічна та видобувна промисловість, відновлювальні джерела, маркетинг, спорт, комунальні послуги, послуги в сфері шоу-бізнеса, міжнародна торгівля і т.п.

Де зберігаються чернетки пакетів документів?

Всі документи зберігаються в захищеному хмарному сховищі і доступні тільки для команди або окремих осіб в залежності від налаштувань корпоративного акаунту. Чернетки створених пакетів документів зберігаються в розділі “усі документи”

Який функціонал існує для командної роботи в корпоративному акаунті на платформі Інстадок?

ІнстаДок дозволяє:

  • Створювати шаблони документів з гнучкими правами доступу для різних груп користувачів в корпоративному акаунті.
  • Узгоджувати документи як всередині компанії так і з контрагентами. Створювати індивідуальні ланцюжки погоджень та відправляти на підпис, як з допомогою КЕП усіх АЦСК так і одноразового ідентифікатора.
  • Створювати власні категорії документів.
  • Зберігати документи в безпечному хмарному сховищі.
Коли з’являються зміни в шаблонах документів?

Зроблені зміни в шаблонах з'являються відразу після збереження редагованого шаблону.

Яким чином краще категоризувати шаблони документів?

Система ІнстаДок гнучка до налаштування і дозволяє зробити налаштування згідно власних потреб. Наприклад створити назви категорій документів, що дозволяє спростити пошук документів та їх систематизацію.

Залишились питання?
Телефонуйте

+38 (093) 1776558

Зв'язатися з нами

надіслати
Дякуємо Вам! Ваше повідомлення було відправлене.
Неможливо надіслати Ваше повідомлення. Виправте помилки та повторіть спробу.
Наші телефони

+38 (093) 177 65 58

Розташування

Київ, вул. Максимовича, 24a

Графік роботи

Пон – Пт: 08.00 – 18.00

telegram

Ми в соціальних мережах

Корисні сторінки

Про Інстако Новини Контакти

Адреса

Київ, вул. Максимовича, 24a

Контакти

+38 (093) 1776558  [email protected]

Наші партнери:

© instaco.com.ua, 2024