Случай - Банка

Има повече от 100 клона

Повече от 400 служители

Решение

Има шаблони на документи (основно искането беше за договори за кредит), които са достъпни за служителите на отделите за имената на кредитните продукти (никой освен администраторите, определени от супер администратора (т.е. лица, които правят промени в шаблоните на договори) и допълнителни споразумения) можете да правите промени в шаблоните).

Можете да правите промени в шаблоните през деня (без изчакване на следоперативното време).

Можете да групирате шаблони и документи по продуктови области (корпоративен бизнес, търговия на дребно и др.).

Процесът на изготвяне на документ с клиент от служител на клон ще изглежда така:

Служител на страницата на групата „Корпоративен бизнес“ въведе „Кредитна линия A“ в търсенето и получи всички шаблони на документи, свързани с този продукт.

Служителят въвежда всички данни на клиента в променливите лилави полета, които се попълват в целия необходим пакет документи (например договор за заем и договор за поръчителство), а също така маркира необходимите опции с „отметки“ или като изберете „един от няколкото“, тоест текстът на документа има променливост.

След като попълни всички полета, служителят натиска бутона PDF и документът в PDF формат се изпраща до него или до определен друг имейл (или до системата edo за подпис), което изключва извършването на промени в документа.

Черновите се съхраняват в един регистър „всички документи“; можем да изтеглим или изтрием архива, ако желаем.

Процесът на изготвяне на допълнително споразумение с клиент от служител на клон ще изглежда така:

Служител на страницата на групата „всички документи“ на групата „корпоративен бизнес“ въведе „Яблоко LLC“ в търсенето и получи всички черни списъци с генерирани документи, свързани с този продукт.

Служителят въвежда променящи се данни в променливите лилави полета на „допълнителното споразумение“ на шаблона на пакета документи „Кредитна линия А“, проверява данните на клиента, променя ги, ако е необходимо, данните на клиента се попълват в целия пакет документи ( т.е., когато се генерират следващите допълнителни транзакции, клиентът на данните и други данни (като сума на обезпечението) ще бъдат актуализирани).

След като попълни всички полета, служителят натиска бутона PDF и документът в PDF формат се изпраща до него или до определен друг имейл (или до системата edo за подпис), което изключва извършването на промени в документа.

Черновите се съхраняват в един регистър „всички документи“; можем да изтеглим или изтрием архива, ако желаем.

Проблеми, които решава това решение:

  1. единственото място за съхраняване на шаблони на документи;
  2. лесно модифициране на шаблони от оторизирани администратори;
  3. елиминиране на печатни грешки;
  4. деактивиране на промени в документи от служители на клона;
  5. при генериране на допълнителни транзакции ще е необходимо да се проверяват данните на клиента, а не да се въвеждат от нулата, което спестява време на екипа за рутинна работа и подобрява качеството на подготовка на документи;
  6. намаляване на времето от вземане на решение за споразумение до подписване на документи за споразумение;
  7. служителите могат да прекарват повече време в търсене на нови клиенти.

Случай – Медицинска клиника

Медицинската клиника е регистрирана като 10 организации, които не са свързани по собственост, в зависимост от съгласието на учредителите.

100 служители подписват документи с 10 организации.

Само петима служители, участващи в обработката на документи, използват корпоративни имейли.

Решение

Групите се формират според имената на предприятията * LLC "Педиатрия", LLC "Стоматология" и др.

Всяка група получава свой пакет от шаблони на документи. по маршрут "подписване - имейл на служител".

Служителят подписа заявлението в своя акаунт.

Счетоводителят го видя в менюто за одобрение и подписване. Служителите не са включени в групата и следователно не виждат документите на другите.

Предимства ЗА СОБСТВЕНИКА:

Документите се подписват навреме, вместо да се забавят от дни до месеци, което минимизира рисковете, свързани с липсата на подписан документ в този период от време

Ако документите се изпращат с нова поща, спестявате поне 100 UAH за изпращане отвън на човек, а ако трябва да изпратите документи на 100 служители, тогава това ще бъде сумата от 10 000 UAH

Средната заплата на човек, който се занимава с документи, е 15-20 000 UAH. Ако този човек работи по-ефективно, 70% от времето му се освобождава с помощта на дизайнер на документи, вие спестявате минимум 14 000 UAH на месец, и избягвайте грешки, а годишно това ще бъде около 168 000 UAH. Можете сами да умножите тези показатели, ако имате повече хора, занимаващи се с документация

Няма риск от загуба на документ, цената за възстановяване на изгубен документ е $300-400 на документ

Предимства ЗА РАБОТОДАТЕЛЯ:

Качеството на рутинните задачи е значително подобрено, печатните грешки са елиминирани и съответно необходимостта от многократно преработване на документи. Какъв е смисълът да търсим виновния служител при одобрението? който не е забелязал „печатната грешка“, когато задачата е по същество да подготви документите правилно, емоционалният климат в екипа ще се подобри

Скоростта на обработка на документи се увеличава, така че има време за проучване на нови области, вкл. обучение, придобиване на нови умения, знания или отделяне на време за увеличаване на продажбите, което пряко влияе върху размера на възнаграждението

Можете дори да се върнете назад и да видите текста на документ от смартфон, така че някои прости задачи или етапи от задача могат да бъдат изпълнени, докато четете документа в транспорта, и съответно не е необходимо време за фитнес/обучение/лични дела да се обменят за време за изпълнение на работни задачи

Човек е склонен да се радва на ред; дизайнерът на документи улеснява подреждането на нещата и увеличава фактора на удовлетворение от работата

Документите се съхраняват на едно място. Спомнете си, имате ли подписани заповеди и декларации, които сте подписвали по време на кариерата си? Очевидно снимките на телефона в най-добрия случай се съхраняват някъде в облака, откъдето след това е лесно да се намери снимка на желания документ, но не толкова бързо

FAQ

Кой се нуждае от функционалността на екипната работа с документи?

Предлагаме удобна функционалност за екипна работа с документи. Опростете работата с документи за всички, свързани с процеса на създаване, съгласуване и сключване на договор. На първо място, тази услуга ще бъде от интерес за ръководители и мениджъри на предприятия във всяка индустрия: недвижими имоти, образование, застраховане, управление на човешки ресурси, банкиране, финанси, фармацевтика, здравеопазване, информационни технологии, търговия на дребно, производство, транспорт, химическа и минна промишленост, възобновяеми източници, маркетинг, спорт, комунални услуги, шоу бизнес услуги, международна търговия и др.

Къде се съхраняват чернови на пакети документи?

Всички документи се съхраняват в защитено облачно хранилище и са достъпни само за екипа или отделни лица, в зависимост от настройките на корпоративния акаунт. Черновите на създадените пакети документи се съхраняват в секцията "всички документи".

Каква функционалност има за екипна работа в корпоративен акаунт в платформата InstaDoc?

InstaDoc ви позволява да:

  • Създавайте шаблони на документи с гъвкави права за достъп за различни потребителски групи в корпоративен акаунт.
  • Координирайте документи както в рамките на компанията, така и с контрагенти. Създайте индивидуални вериги от одобрения и ги изпратете за подпис, като използвате както CEP на всички ASSC, така и еднократен идентификатор.
  • Създайте свои собствени категории документи.
  • Запазвайте документи в защитено облачно хранилище.
Кога се случват промени в шаблоните на документи?

Промените, направени в шаблоните, се появяват веднага след запазване на редактирания шаблон.

Кой е най-добрият начин за категоризиране на шаблони на документи?

Системата InstaDoc е гъвкава и ви позволява да я конфигурирате според собствените си нужди. Например, създайте имена на категории документи, което улеснява търсенето на документи и организирането им.

Имате въпроси?
Обадете се

+38 (093) 1776558

Свържи се с нас

изпрати
Благодаря ти! Вашето съобщение е изпратено.
Не може да се изпрати съобщение. Поправете грешките и опитайте отново.
Нашите телефони

+38 (093) 177 65 58

Местоположение

Киев, ул. Максимовича, 24а

Работен план

Пон - Пет: 08.00 – 18.00

telegram

Ние сме в социалните мрежи

Полезни страници

За Instako Новини Контакти

Адрес

Киев, ул. Максимовича, 24а

Контакти

+38 (093) 1776558  [email protected]

Нашите партньори:

© instaco.com.ua, 2024