Sekrety skutecznych umów: jak zmaksymalizować ochronę i zmniejszyć ryzyko

Prawidłowo sporządzona umowa jest kluczowym elementem udanego biznesu. Określa obowiązki stron i chroni interesy każdej z nich. W tym artykule dokonamy przeglądu podstawowych zasad tworzenia skutecznych umów i podzielimy się z Tobą kilkoma tajemnicami, które pomogą Ci zminimalizować ryzyko i zmaksymalizować ochronę.

Skuteczna umowa to dokument prawny sformułowany w taki sposób, aby maksymalnie chronić interesy każdej ze stron i minimalizować ewentualne ryzyko i konflikty.

1. Zrozumienie celów i zainteresowań:

Przed przystąpieniem do pisania umowy konieczne jest jasne określenie celów i interesów każdej ze stron. Zapobiegnie to nieporozumieniom i konfliktom w przyszłości. Zawierając umowę, należy zwrócić szczególną uwagę na określenie praw i obowiązków każdej ze stron, a także warunków rozwiązania lub zmiany umowy. Zdarzają się niejednoznaczne sytuacje, które tylko wykwalifikowani prawnicy i księgowi będą w stanie zrozumieć.

Przypadek : Pracujesz jako FOP drugiej grupy (sklep, szkoła internetowa itp.), a niektórzy z Twoich znajomych (osoby prywatne) przyciągają do Ciebie klientów. Chcesz faktycznie zapłacić im prowizję, a nie tylko to. Należy wziąć pod uwagę, że: ALBO każdy agent musi płacić minimalną kwotę ESS LUB muszą to być FOP, ponieważ pośrednictwo handlowe jest jedynie działalnością gospodarczą, zatem każdy agent musi płacić minimalną kwotę ESS za siebie (jest to bardziej poprawna opcja). Dlatego wskazane jest podpisanie umowy agencyjnej dopiero wtedy, gdy zrozumiesz istotę sytuacji i nie będziesz musiał wszystkiego powtarzać.

2. Jasność i jednoznaczność:

Umowa musi być sformułowana w sposób jasny i jednoznaczny, aby uniknąć niejasności i nieporozumień. Używaj prostego i jasnego języka, unikając, jeśli to możliwe, skomplikowanych terminów prawnych. Każdy artykuł umowy musi być ustrukturyzowany i logicznie powiązany z poprzednimi i kolejnymi klauzulami.

Przypadek : Czasami strony umowy łączy dość zaufanie i umowa nie określa jasno kolejności płatności: będzie to przedpłata, płatność częściowa lub płatność z dołu. Jeżeli w umowie nie jest to określone, to co do zasady należy kierować się obowiązującym prawem, które co do zasady stanowi, że w przypadku przekazania usług lub towarów należy je zapłacić na żądanie sprzedawcy. Jeśli jednak mówimy o zagranicznej umowie gospodarczej w ukraińskim obszarze prawnym, pracownicy banku po prostu nigdy nie zrozumieją, co jest tam wymagane zgodnie z obowiązującymi przepisami, a pytań z kontroli walutowej będzie mniej, jeśli wyraźnie zapiszesz zamówienie płatności w umowie. Oczywiście nie jest zabronione pozostawienie maksymalnej elastyczności w umowie, ale już w specyfikacjach lub załącznikach do niej wyraźnie wskazano: przekazanie towaru/usługi następuje dopiero po dokonaniu zapłaty lub płatność następuje po przekazaniu towaru. Już na podstawie faktury ofertowej można wypłacić niewielkie kwoty nie mieszczące się w limicie kontroli finansowej, czyli do 400 000 hrywien, przy czym należy pamiętać, że nawet przy mniejszej kwocie transakcji bank ma prawo poproś o dostarczenie dokumentów potwierdzających.

3. Szczegółowy opis obowiązków:

Im bardziej szczegółowo zostaną określone obowiązki stron w umowie, tym mniejsze jest prawdopodobieństwo nieporozumień i sporów w przyszłości. Uwzględnij w umowie szczegółowe warunki wykonywania pracy lub świadczenia usług, a także kary pieniężne za naruszenie warunków lub niewykonanie zobowiązań.

Przypadek : Na początku współpracy klient i wykonawca nie zawsze jasno przedstawiają wynik prac lub usług, dlatego w pewnym momencie można to opisać dość abstrakcyjnie, np. świadczyć usługi tworzenia oprogramowania zgodnie z wymaganiami klienta . Takie sformułowanie nie chroni jednak żadnej ze stron. Żadna ze stron nie będzie w stanie wykazać, że wolumen zamówionych usług został lub nie został wykonany, nie mówiąc już o ich jakości. W takim przypadku zaleca się dołączenie zadania technicznego do umowy o wykonanie oprogramowania , wykazu prac w formie harmonogramu, załącznika do umowy itp.

4. Wskazanie mechanizmów rozstrzygania sporów:

Pamiętaj, aby uwzględnić w umowie mechanizmy rozstrzygania sporów, takie jak arbitraż, mediacja lub postępowanie sądowe. Pomoże to uniknąć długich i kosztownych postępowań prawnych w przypadku konfliktów między stronami.

Rekomendacja: Ze względu na globalizację w stosunkach handlowych pomiędzy stronami coraz częściej pojawia się element obcy, co daje podstawę do stosowania prawa materialnego przy wyborze stron. Strony mogą zatem ustalić: zwrócić się do sądu powszechnego właściwego ze względu na miejsce właściwej jurysdykcji, które również można określić w umowie, lub do arbitrażu. Postępowanie przed sądami powszechnymi może być tańsze, ale znacznie dłuższe, niż w arbitrażu. Decydowanie się na kosztowny arbitraż z drogimi prawnikami w zasadzie pozbawia stronę prawa do ubiegania się o ochronę prawną, ponieważ nie jest ona w stanie uiścić wpisu sądowego. Przy dużej liczbie transakcji zaleca się jednak skorzystanie ze niezawodnego środka ochrony prawnej, jakim jest arbitraż (przykład klauzuli arbitrażowej ).

5. Przechowywanie oryginałów dokumentów, weryfikacja eliminowania i kontrola:

Po podpisaniu umowy nie zapomnij regularnie sprawdzać jej warunków i monitorować realizację zobowiązań przez strony. W przypadku zmiany warunków lub okoliczności należy niezwłocznie podjąć działania mające na celu ich skorygowanie i aktualizację umowy.

Kiedy strony zawarły umowę, podpisano umowy, towar poszedł, odkryto usługi, uwolniła się dopamina, ale na tym umowa się nie kończy, należy zadbać o zachowanie oryginałów umów, aktów i korespondencji między stronami do czasu umowa i rozliczenia są całkowicie zamknięte, okres gwarancji na produkt Może się to wydawać nudne lub może istnieć podział odpowiedzialności pomiędzy działami, w przypadku gdy menedżer uważa, że te dokumenty są przechowywane przez prawników lub prawnicy uważają, że jest to obowiązkiem menedżera. Obowiązkiem właściciela, dyrektora generalnego jest upewnienie się, że przynajmniej ktoś to robi i bierze na siebie odpowiedzialność. Obecnie wiele umów podpisywanych jest wyłącznie online, dlatego w umowie musi znaleźć się klauzula, że jest ona wyłącznie w formacie PDF ( klauzula umowna ). Jednocześnie bardzo ważne jest, aby dokumenty przesyłane były z poczty urzędowej jednego przedsiębiorstwa na pocztę urzędową osoby odpowiedzialnej w innym przedsiębiorstwie. Jednocześnie archiwizacja poczty, usuwanie nieporęcznych listów z usług pocztowych w celu zaoszczędzenia miejsca może wyrządzić więcej szkody niż pożytku. Jeśli dokumenty przesyłane są za pośrednictwem komunikatorów, zdecydowanie potrzebna jest kopia zapasowa, aby w przypadku wyczyszczenia telefonu przez osobę odpowiedzialną można było upewnić się, że dokument otrzymał od osoby odpowiedzialnej kontrahenta. Dlatego w tym celu lepiej jest korzystać z niezawodnych usług pocztowych, konfigurować kopie zapasowe, kopie zapasowe adresów e-mail do odzyskiwania, a także korzystać ze specjalistycznych platform do elektronicznego zarządzania dokumentami.

Na koniec chciałbym podkreślić, że zawarcie skutecznej umowy jest ważnym etapem każdego biznesu. Kierując się powyższymi tajemnicami, będziesz w stanie zminimalizować swoje ryzyko i chronić swoje interesy, co ostatecznie przełoży się na sukces Twojego przedsięwzięcia.