Kontrole, które należy przeprowadzić przed wysłaniem produktu lub płatności

Biznes to często działalność twórcza, której społeczeństwo potrzebuje tak bardzo, że jest gotowe za to zapłacić. Czasami jednak, zwłaszcza w rozwijającym się biznesie, procesy nie są jeszcze ustalone i niektóre z nich po prostu wypadają jak puzzle z całościowego obrazu. Przed wysłaniem istotnej płatności lub przedmiotu zespół projektowy musi przeprowadzić kilka kluczowych kontroli, aby zminimalizować ryzyko. Oto główne:





 

1. Weryfikacja dokumentu :

   • Dostępność oryginalnych dokumentów : potwierdź dostępność wszystkich niezbędnych oryginalnych umów, faktur lub innych dokumentów prawnych potwierdzających legalność transakcji.
   • Prawidłowość rejestracji : sprawdź, czy dokumenty spełniają wymogi firmy i prawa (wszystkie podpisy, pieczęcie, warunki muszą być prawidłowe).
   • Weryfikacja kontrahentów : upewnij się, że kontrahent nie znajduje się na listach sankcyjnych lub nie ma innego ryzykownego statusu (poprzez usługi KYC lub AML).

2. Weryfikacja danych bankowych :

   • Upewnij się, że szczegóły, za które planowana jest płatność odpowiadają tym określonym w umowach.
   • Przeprowadź dodatkową weryfikację szczegółów za pośrednictwem oficjalnych źródeł lub bezpośrednio u kontrahenta.

3. Weryfikacja umów :

   • Zatwierdzenie wewnętrzne : uzyskaj wszystkie niezbędne zgody i podpisy od osób odpowiedzialnych w firmie (dział finansowy, prawnicy, kierownictwo).
   • Zgodność z budżetem : Sprawdź, czy transakcja mieści się w zaplanowanym budżecie i czy uzyskano wszystkie wewnętrzne zgody na płatność.

4. Weryfikacja kwoty :

   • Uzgodnienie kwoty : aby upewnić się, że kwota płatności jest dokładna i odpowiada zobowiązaniom umownym.
   • Ryzyko kursowe : jeśli płatność dokonywana jest w walucie obcej, sprawdź znaczenie kursu wymiany i weź pod uwagę ewentualne prowizje.

5. Ocena ryzyka i ubezpieczenie :

   • Ustal, czy zastosować mechanizmy ubezpieczenia płatności, czy dodatkowe gwarancje (np. akredytywy, zastawy, poręczenia itp.).

6. Dotrzymywanie terminów :

   • Sprawdź, czy transakcja została zrealizowana w terminach określonych w umowie.

Do wszystkich inspekcji należy przypisać osoby odpowiedzialne, a same inspekcje muszą być udokumentowane na potrzeby raportowania i przyszłych audytów. Tak naprawdę jest to jeden z najbardziej odpowiedzialnych procesów w biznesie, do którego należy podchodzić z dużą odpowiedzialnością.

Szablony, które mogą się przydać:
- Pełnomocnictwo do otrzymywania i składania dokumentów w bankach Ukrainy;
- Pełnomocnictwo od FOP (szerokie: reprezentacja w organach, podczas kontroli, otwierania i zbywania rachunków) ;
-Żądanie zwrotu kwoty wpłaconej zaliczki ;
- Regulacje dotyczące polityki rachunkowości i organizacji rachunkowości ;
- Zastrzeżenie: „Odpowiedzialność za szkody w związku z naruszeniem przepisów podatkowych” ;
- Klauzula sankcji;
- Oferta rachunku dla kontrahenta niebędącego rezydentem (obsługa prawna) ;
- Oferta konta dla kontrahenta niebędącego rezydentem (rozwój oprogramowania );
- Oferta rachunku dla kontrahenta niebędącego rezydentem ( usługi doradcze) ;
- Faktura handlowa dla kontrahenta niebędącego rezydentem ;
- Faktura Proforma za towar ;