Перевірки, які потрібно зробити перед відправкою товару або платежу

Бізнес - це часто творче заняття, яке потрібне суспільству настільки, що воно готове за це платити. Але інколи, особливо в зростаючому бізнесі, процеси ще не налагоджені та деякі з них просто випадають як пазли із загальної картинки. Перед відправкою значного платежу або товару, команда проєкту має виконати кілька ключових перевірок, щоб мінімізувати ризики. Ось основні з них:

1. Перевірка документів:

   • Наявність оригіналів документів: підтвердити наявність всіх необхідних оригіналів договорів, інвойсів або інших правових документів, які підтверджують правомірність транзакції.
   • Правильність оформлення: перевірити, чи відповідають документи вимогам компанії та законодавства (всі підписи, печатки, терміни мають бути правильними).
   • Перевірка контрагентів: упевнитись, що контрагент не перебуває в санкційних списках або в іншому ризикованому статусі (через сервіси KYC або AML).

2. Перевірка банківських реквізитів:

   «Конструктор документів» ІнстаДок допоможе економити час та зменшити кількість помилок в документах. Оптимізуйте свій бізнес за допомогою автоматизації процесів роботи з документами. Створюйте професійні документи легко та швидко! Наш конструктор документів дозволить вам створювати належні та зрозумілі документи без необхідності у глибоких знаннях права. Почніть використовувати ІнстаДок вже сьогодні! Детальніше
   • Упевнитись, що реквізити, на які планується здійснити платіж, збігаються з тими, що вказані в договорах.
   • Провести додаткову верифікацію реквізитів через офіційні джерела або безпосередньо з контрагентом.

3. Перевірка узгоджень:

   • Внутрішнє узгодження: отримати всі необхідні погодження та підписи від відповідальних осіб компанії (фінансового відділу, юристів, керівництва).
   • Дотримання бюджету: перевірити, чи транзакція відповідає запланованому бюджету і, чи були отримані всі внутрішні дозволи на здійснення платежу.

4. Верифікація суми:

   • Звірка суми: упевнитись, що сума платежу точна і відповідає договірним зобов'язанням.
   • Курсові ризики: якщо платіж здійснюється в іноземній валюті, перевірити актуальність курсу та врахувати можливі комісії.

5. Оцінка ризиків і страхування:

   • Визначити, чи потрібно використовувати механізми страхування платежу або додаткові гарантії (наприклад, акредитиви, застави, поруки тощо).

6. Дотримання термінів:

   • Перевірити, чи транзакція здійснюється у визначені договором строки.

За всіма перевірками мають бути закріплені відповідальні особи, самі перевірки мають бути документально зафіксовані для звітності та майбутніх аудитів. По факту, це одні з найвідповідальніших процесів при веденні бізнесу, до яких потрібно відноситися з великою відповідальністю.
 

 Шаблони, які можуть бути у нагоді: 
- Довіреність на отримання і подання документів в банках України;
- Довіреність від ФОП (широка: представництво в органах, при перевірках, відкриття і розпорядження рахунками);
- Вимога щодо повернення суми попередньої оплати; 
- Положення про облікову політику та організацію бухгалтерського обліку;
- Застереження: "Відповідальність за збитки у зв'язку з порушенням податкового законодавства";
- Санкційне застереження; 
- Рахунок-оферта для контрагента-нерезидента (юридичні послуги);
- Рахунок-оферта для контрагента-нерезидента (розробка програмного забезпечення);
- Рахунок-оферта для контрагента-нерезидента (консультаційні послуги);                             
- Комерційний інвойс для контрагента-нерезидента; 
- Проформа інвойс на товар;