Тайните на ефективните договори: Как да увеличим максимално защитата и да намалим риска

Правилно изготвеният договор е ключов елемент от успешния бизнес. Той определя задълженията на страните и защитава интересите на всяка от тях. В тази статия ще прегледаме основните принципи за създаване на ефективни договори и ще споделим с вас няколко тайни, които ще ви помогнат да минимизирате риска и да увеличите максимално защитата.

Действащият договор е правен документ, който е формулиран така, че максимално да защити интересите на всяка от страните и да минимизира възможните рискове и конфликти.

1. Разбиране на целите и интересите:

Преди да започнете да пишете договор, е необходимо ясно да определите целите и интересите на всяка от страните. Така ще избегнете недоразумения и конфликти в бъдеще. При сключване на договор обърнете специално внимание на дефинирането на правата и задълженията на всяка от страните, както и условията за прекратяване или промяна на договора. Има двусмислени ситуации, които само квалифицирани юристи и счетоводители ще могат да разберат.

Казус : Работите като ФОП от 2-ра група (магазин, онлайн училище и др.) и някои ваши познати (физически лица) привличат клиенти към вас. Искате всъщност да им платите комисионна, а не само това. Трябва да се има предвид, че: ИЛИ всеки агент трябва да плати минималната ECV ИЛИ трябва да е FOP, тъй като търговското посредничество е само бизнес дейност, така че всеки агент трябва да плати минималната ECV за себе си (това е по-правилният вариант) . Ето защо е препоръчително да подпишете договор за агенция само когато сте разбрали ситуацията по същество и няма да се налага да преправяте всичко.

2. Яснота и недвусмисленост:

Договорът трябва да бъде формулиран ясно и недвусмислено, за да се избегнат неясноти и недоразумения. Използвайте прост и ясен език, избягвайте сложни правни термини, ако е възможно. Всеки член от договора трябва да бъде структуриран и логически свързан с предходни и следващи клаузи.

Случай : Понякога страните по договора са в доста доверителни отношения и договорът не уточнява ясно реда на плащанията: ще бъде предплащане, частично плащане или отложено плащане. Ако това не е посочено в договора, тогава като общо правило трябва да се спазва приложимото право, което обикновено гласи, че ако услугите или стоките са прехвърлени, тогава плащането трябва да се извърши при поискване от продавача. Ако обаче говорим за външноикономически договор в украинската правна област, тогава банковите служители просто никога няма да разберат какво се изисква там съгласно приложимото законодателство и ще има по-малко въпроси от валутния контрол, ако ясно напишете поръчката на плащанията в договора. Разбира се, не е забранено да се остави максимална гъвкавост в договора, но вече в спецификациите или приложенията към него ясно посочете: стоките/услугите се прехвърлят само след плащане или плащането се извършва след прехвърлянето на стоките. Просто въз основа на фактура за оферта могат да бъдат платени малки суми, които не попадат под лимита за финансов контрол, т.е. до 400 000 гривни, но трябва да се помни, че дори за по-малка сума на транзакцията банката има право да поиска да предоставите подкрепящи документи.

3. Подробно описание на задълженията:

Колкото по-подробно са описани задълженията на страните в договора, толкова по-малка е вероятността от недоразумения и спорове в бъдеще. Включете в договора конкретни срокове, условия за извършване на работа или предоставяне на услуги, както и глоби за нарушаване на сроковете или неизпълнение на задължения.

Казус : В началото на сътрудничеството клиентът и изпълнителят не винаги ясно представят резултата от работата или услугите, така че в един момент може да се опише доста абстрактно, например да се предоставят услуги за разработка на софтуер според изискванията на клиента . Тази формулировка обаче не защитава нито една от страните. Нито една от страните няма да може да докаже, че обемът на поръчаните услуги е бил или не е предоставен, да не говорим за качеството. В този случай се препоръчва да приложите техническото задание към договора за разработка на софтуер , списък на работите като график, приложение към договора и др.

4. Посочване на механизмите за разрешаване на спорове:

Не забравяйте да включите в договора механизми за разрешаване на спорове, като арбитраж, медиация или съдебен спор. Това ще помогне да се избегнат дълги и скъпи съдебни процедури в случай на конфликти между страните.

Препоръка: Поради глобализацията в търговските отношения между страните все по-често присъства чужд елемент, което дава основание за прилагане на материалния закон към избора на страните. Следователно страните могат да решат: да се обърнат към общия съд по мястото на приложимата юрисдикция, което също може да бъде определено в договора, или към арбитраж. Съдебният спор в съдилищата с обща юрисдикция може да бъде по-евтин, но много по-дълъг, отколкото в арбитража. Изборът на скъп арбитраж със скъпи адвокати на практика лишава страната от правото да потърси съдебна защита, тъй като не е в състояние да заплати съдебната такса. Въпреки това, при големи количества транзакции се препоръчва използването на надеждни средства за правна защита, т.е. арбитраж (пример за арбитражна клауза ).

5. Съхраняване на оригинални документи, проверка на ликвидирането и контрол:

След като договорът е подписан, не забравяйте редовно да проверявате неговите условия и да наблюдавате изпълнението на задълженията от страните. Ако има промени в условията или обстоятелствата, е необходимо незабавно да се предприемат мерки за тяхното коригиране и актуализиране на договора.

Когато страните сключиха споразумение, договорите бяха подписани, стоките отидоха, услугите бяха открити, допаминът беше освободен, но споразумението не свършва дотук, трябва да се внимава да се запазят оригиналите на споразуменията, актовете и кореспонденцията между страните, докато споразумението и сетълментите са напълно затворени, гаранционният период за продукта Може да изглежда скучно или може да има разделение на отговорностите между отделите, където мениджърът смята, че адвокатите пазят тези документи или адвокатите смятат, че това е отговорност на мениджъра. Отговорност на собственика, изпълнителния директор е да се увери, че поне някой го прави и носи отговорност. В момента много договори се подписват изключително онлайн, за това трябва да има клауза в договора, че е само в PDF формат ( договорна клауза ). В същото време е много важно документите да се изпращат от официалната поща на едно предприятие до официалната поща на отговорното лице на друго предприятие. В същото време архивирането на поща, премахването на обемисти писма от пощенските услуги с цел спестяване на място може да причини повече вреда, отколкото полза. Ако документите се изпращат чрез месинджъри, тогава определено е необходимо резервно копие, така че в случай на изтриване на телефона отговорното лице да може да се увери, че документът е получен от отговорното лице на контрагента. Следователно за това е по-добре да използвате надеждни пощенски услуги, да настроите резервни копия, да архивирате имейл адреси за възстановяване, както и да използвате специализирани електронни платформи за управление на документи.

И накрая, бих искал да подчертая, че сключването на ефективен договор е важен етап от всеки бизнес. Следвайки горните тайни, ще можете да минимизирате рисковете си и да защитите интересите си, което в крайна сметка ще доведе до успеха на вашето начинание.