Wybrane zagadnienia obiegu dokumentów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (+Wzór dotyczący obiegu dokumentów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością)

Gwałtowne wprowadzenie elektronicznych form interakcji nie ominęło obiegu dokumentów. Każde społeczeństwo musi dostosować się do dzisiejszych realiów i zrozumieć, jak ważne jest nie tylko zapisywanie informacji w formie papierowej, ale również korzystanie z elektronicznego zarządzania dokumentami. Dla wygody i normalizacji pracy z dokumentami przedsiębiorstwo może opracować i zatwierdzić odpowiednie przepisy dotyczące pracy z dokumentami, które przewidują zarządzanie obiegiem dokumentów nie tylko dokumentów papierowych, ale także dokumentów elektronicznych.

Regulamin obiegu dokumentów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością możesz stworzyć w kreatorze Instaco klikając w link . Aby utworzyć, wystarczy wprowadzić niezbędne dane w kreatorze.

Przed utworzeniem Regulaminu Zarządzania Dokumentami sugerujemy zapoznanie się z niektórymi regulacjami prawnymi dotyczącymi dokumentów elektronicznych i elektronicznego zarządzania dokumentami.

Definicja i podstawowe wymagania dotyczące dokumentu elektronicznego

Zgodnie z art. 5 ustawy „O dokumentach elektronicznych i elektronicznym obiegu dokumentów” dokumentem elektronicznym jest dokument, w którym zapisane są informacje w postaci danych elektronicznych, w tym obowiązkowe dane dokumentu. Skład i kolejność umieszczania obowiązkowych danych dokumentów elektronicznych określają przepisy. Dokument elektroniczny można tworzyć, przenosić, przechowywać i przekształcać drogą elektroniczną w formę wizualną. Wizualną formą prezentacji dokumentu elektronicznego jest wyświetlenie zawartych w nim danych drogą elektroniczną lub na papierze w formie umożliwiającej akceptację jego treści przez osobę.

Podpis elektroniczny może służyć do identyfikacji autora dokumentu elektronicznego. Tworzenie dokumentu elektronicznego kończy się złożeniem podpisu elektronicznego. Stosunki związane ze stosowaniem zaawansowanych i kwalifikowanych podpisów elektronicznych reguluje Ustawa Ukrainy „O elektronicznych usługach zaufania” ( art. 6 ustawy „O dokumentach elektronicznych i zarządzaniu dokumentami elektronicznymi” ) .

Podpis elektroniczny - dane elektroniczne, które podpisujący dodaje do innych danych elektronicznych lub jest z nimi logicznie powiązany i które wykorzystuje jako podpis ( art. 1 ustawy o elektronicznych usługach zaufania ).

Nie można odmówić mocy prawnej dokumentowi elektronicznemu wyłącznie z tego powodu, że ma on formę elektroniczną ( art. 8 ustawy o dokumentach elektronicznych i elektronicznym systemie zarządzania dokumentami ).

Zgodnie z art. 7 ustawy „O dokumentach elektronicznych i elektronicznym zarządzaniu dokumentami” za oryginał dokumentu elektronicznego uważa się elektroniczną kopię dokumentu zawierającą obowiązkowe dane, w tym podpis elektroniczny autora lub podpis równoważny podpisowi odręcznemu w zgodnie z ustawą Ukrainy „O elektronicznych usługach zaufania” .

Elektroniczne zarządzanie dokumentami

Elektroniczny obieg dokumentów (obieg dokumentów elektronicznych), zgodnie z art. 7 ustawy „O dokumentach elektronicznych i o gospodarce dokumentami elektronicznymi” to zespół procesów tworzenia, przetwarzania, przesyłania, przesyłania, odbierania, przechowywania, używania i niszczenia dokumentów elektronicznych, które są wykonywane z zastosowaniem kontroli integralności oraz, jeżeli konieczne, z potwierdzeniem faktu otrzymania tych dokumentów. Tryb elektronicznego obiegu dokumentów określają organy państwowe, organy samorządu terytorialnego, przedsiębiorstwa, instytucje i organizacje wszystkich form własności zgodnie z przepisami prawa.

Elektroniczny obieg dokumentów odbywa się zgodnie z ustawodawstwem Ukrainy lub na podstawie umów określających wzajemne stosunki podmiotów elektronicznego obiegu dokumentów. Posługiwanie się dokumentem elektronicznym w stosunkach cywilnych odbywa się zgodnie z ogólnymi wymogami dotyczącymi wykonywania transakcji ustanowionymi przez ustawodawstwo cywilne ( art. 14 ustawy o dokumentach elektronicznych i elektronicznym systemie zarządzania dokumentami ) .

Podczas pracy z dokumentami elektronicznymi należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

- dokument elektroniczny uważa się za otrzymany przez adresata z chwilą otrzymania przez autora zawiadomienia w formie elektronicznej od adresata o otrzymaniu tego dokumentu elektronicznego przez autora, chyba że przepisy prawa lub uprzednia umowa między podmiotami dokumentu elektronicznego stanowią inaczej obiegu ( art. 11 ustawy o dokumentach elektronicznych i elektronicznym obiegu dokumentów) ).

- sprawdzenie integralności dokumentu elektronicznego odbywa się poprzez sprawdzenie elektronicznego podpisu cyfrowego ( art. 12 ustawy o dokumentach elektronicznych i zarządzaniu dokumentami elektronicznymi ).

- podmioty elektronicznego obiegu dokumentów są zobowiązane do przechowywania dokumentów elektronicznych na elektronicznych nośnikach danych w formie umożliwiającej sprawdzenie ich integralności na tych nośnikach ( art. 13 ustawy o dokumentach elektronicznych i elektronicznym obiegu dokumentów ) .

- okres przechowywania dokumentów elektronicznych na elektronicznych nośnikach danych nie może być krótszy niż termin określony przez prawo dla odpowiednich dokumentów w formie papierowej ( art. 13 ustawy o dokumentach elektronicznych i zarządzaniu dokumentami elektronicznymi ) .

Podmioty elektronicznego obiegu dokumentów

Podmiotami elektronicznego obiegu dokumentów są autor, sygnatariusz, adresat i pośrednik, który nabywa prawa i obowiązki przewidziane prawem lub umową w procesie elektronicznego obiegu dokumentów ( art. 1 ustawy o dokumentach elektronicznych i elektronicznym obiegu dokumentów ).

Zgodnie z art. 16 ustawy „O dokumentach elektronicznych i elektronicznym obiegu dokumentów” , podmiotom elektronicznego obiegu dokumentów przysługują prawa i obowiązki określone dla nich przez przepisy prawa. Jeżeli w procesie organizacji elektronicznego obiegu dokumentów zachodzi potrzeba określenia dodatkowych praw i obowiązków podmiotów elektronicznego obiegu dokumentów, które nie są określone przepisami prawa, to takie prawa i obowiązki mogą zostać przez te podmioty ustalone na podstawie umowy.

Rozstrzyganie sporów między podmiotami elektronicznego obiegu dokumentów odbywa się zgodnie z procedurą określoną przez prawo ( art. 17 ustawy „O dokumentach elektronicznych i elektronicznym obiegu dokumentów” ).

Osoby winne naruszenia przepisów dotyczących dokumentów elektronicznych i elektronicznego zarządzania dokumentami ponoszą odpowiedzialność zgodnie z prawem Ukrainy ( art. 18 ustawy o dokumentach elektronicznych i elektronicznym zarządzaniu dokumentami ).