Некоторые вопросы документооборота в обществе с ограниченной ответственностью (Шаблон о документообороте в обществе с ограниченной ответственностью)

Быстрое введение электронных видов взаимодействия не обошли и документооборот. Каждое общество должно приспосабливаться к реальным реалиям и понимать важность не только фиксирования информации в бумажном виде, но и использовать электронный документооборот. Для удобства и нормирования работы с документами предприятие может разработать и утвердить соответствующее положение о работе с документами, где предусмотреть ведение документооборота не только бумажных документов, но и электронных документов.

Создать Положение о документообороте в обществе с ограниченной ответственностью Вы можете в конструкторе Instaco по ссылке . Для создания необходимо ввести необходимые данные в конструкторе.

Перед созданием Положения о документообороте, предлагаем Вам ознакомиться с определенными нормами законодательства по электронным документам и электронному документообороту.

Определение и основные требования к электронному документу

Согласно ст. 5 ЗУ "Об электронных документах и электронном документообороте" , электронный документ - документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа. Состав и порядок размещения обязательных реквизитов электронных документов определяется законодательством. Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и превращен электронными средствами в визуальную форму. Визуальной формой представления электронного документа является отображение содержащихся в нем данных электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для приема его содержания человеком.

Для идентификации автора электронного документа может использоваться электронная подпись. Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа. Отношения, связанные с использованием усовершенствованных и квалифицированных электронных подписей, регулируются Законом Украины "Об электронных доверительных услугах" ( ст. 6 ЗУ "Об электронных документах и электронном документообороте" ) .

Электронная подпись - электронные данные, которые прилагаются подписчиком к другим электронным данным или логически с ними связываются и используются им в качестве подписи ( ст. 1 ЗУ "Об электронных доверительных услугах" ).

Юридическая сила электронного документа не может быть отрицана исключительно из-за того, что он имеет электронную форму ( ст. 8 ЗУ "Об электронных документах и электронном документообороте" ).

Согласно ст. 7 ЗУ "Об электронных документах и электронном документообороте" , оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины "Об электронных доверительных услугах" .

Электронный документооборот

Электронный документооборот (оборот электронных документов), согласно ст. 7 ЗУ "Об электронных документах и электронном документообороте" - это совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов. Порядок электронного документооборота определяется государственными органами, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности согласно законодательству.

Электронный документооборот осуществляется в соответствии с законодательством Украины или на основании договоров, определяющих взаимоотношения субъектов электронного документооборота. Использование электронного документа в гражданских отношениях осуществляется согласно общим требованиям совершения сделок, установленных гражданским законодательством ( ст. 14 ЗУ "Об электронных документах и электронном документообороте" ) .

При работе с электронными документами следует обратить внимание на следующее:

- электронный документ считается полученным адресатом с момента поступления автору сообщения в электронной форме от адресата о получении этого электронного документа автора, если иное не предусмотрено законодательством или предварительной договоренностью между субъектами электронного документооборота ( ст. 11 ЗУ "Об электронных документах и электронном документообороте") ).

- проверка целостности электронного документа проводится путем проверки электронной цифровой подписи ( ст. 12 ЗУ "Об электронных документах и электронном документообороте" ).

- субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях ( ст. 13 ЗУ "Об электронных документах и электронном документообороте " ).

- срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге ( ст. 13 ЗУ "Об электронных документах и электронном документообороте" ) .

Субъекты электронного документооборота

Субъекты электронного документооборота - автор, подписчик, адресат и посредник, приобретающие предусмотренные законом или договором прав и обязанностей в процессе электронного документооборота ( ст. 1 ЗУ "Об электронных документах и электронном документообороте" ).

Согласно ст. 16 ЗУ "Об электронных документах и электронном документообороте" , субъекты электронного документооборота пользуются правами и имеют обязанности, установленные для них законодательством. Если в процессе организации электронного документооборота возникает необходимость в определении дополнительных прав и обязанностей субъектов электронного документооборота, не определенных законодательством, такие права и обязанности могут устанавливаться этими субъектами на договорных началах.

Разрешение споров между субъектами электронного документооборота осуществляется в порядке, установленном законом ( ст. 17 ЗУ "Об электронных документах и электронном документообороте" ).

Лица, виновные в нарушении законодательства об электронных документах и электронном документообороте, несут ответственность согласно законам Украины ( ст. 18 ЗУ "Об электронных документах и электронном документообороте" ).