Положення про документообіг в Товаристві з обмеженою відповідальністю

ПОЛОЖЕННЯ

про документообіг в

Повне найменування

І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Положення про ведення загального діловодства та порядок ведення договірної роботи (далі - Положення) розроблене відповідно до Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, інших законодавчих та нормативно-правових актів. Його вимоги поширюються на всю вхідну та вихідну кореспонденцію, порядок підготовки проектів договорів, їх укладання та контролю за їх виконанням у Скорочене найменування .

1.2. Цим Положенням визначені загальні засади організації роботи з кореспонденцією, укладенням, виконання договорів та контролю за їх виконанням, реєстрації та зберігання.

1.3. Дія цього Положення поширюється на всі правовідносини з приводу приймання і, надсилання і зберігання кореспонденції, укладення договорів, які виникають в результаті діяльності Скорочене найменування , передбаченої Статутом. Положення є обов'язковим для виконання працівниками, які беруть участь у обробці кореспонденції та веденні договірної роботи.

1.4. Ведення діловодства по обробці кореспонденції та договірна робота має сприяти:

- забезпеченню виконання договірних зобов'язань в усіх сферах діяльності;

- економії та раціональному використанню матеріальних, трудових, фінансових та інших ресурсів;

1.5. До договірної роботи належить:

- підготовка договорів та розгляд проектів договорів, що надійшли від сторони (контрагента);

- погодження проектів договорів відповідальними працівниками Скорочене найменування ;

- контроль за виконанням договорів;

- реєстрація та зберігання укладених договорів.

1.6. Договори, додаткові угоди та документи, що є додатками до цих договорів та додаткових угод, укладаються у письмовій формі.

1.7. Дія цього Положення поширюється на правовідносини, що виникають з приводу укладання, підписання, реєстрації, виконання та зберігання наступних видів Договорів:

1) договори на постачання товари, матеріали, комплектуючі по договорам постачання товари, матеріали, комплектуючі по договорам постачання, в т. ч. укладені за результатами участі Скорочене найменування у процедурах публічних закупівель;

2) договори купівлі-продажу товари, матеріали, комплектуючі по договорам купівлі-продажу товари, матеріали, комплектуючі по договорам купівлі-продажу, в т. ч., що укладаються з іноземними контрагентами;

3) інші види договорів.

Відповідальність за організацію договірної роботи Повне найменування (далі – Скорочене найменування ) несе Посада відповідального за організацію договірної роботи .

1.8. Безпосереднє ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів та цього Положення покладається на працівника Скорочене найменування , якого призначено відповідальним за ведення діловодства Скорочене найменування в паперовому та електронному вигляді.

2. ПОРЯДОК ОБІГУ, ОБЛІКУ, ЗБЕРІГАННЯ І ВИКОРИСТАННЯ ДОКУМЕНТІВ ТА ІНШОЇ ІНФОРМАЦІЇ В ПАПЕРОВОМУ ТА ЕЛЕКТРОННОМУ ВИГЛЯДІ

2.1. Порядок обігу та обліку документів

2.1.1. Прийом документів

2.1.1.1. Усі документи, що надходять до Скорочене найменування поштою, кур’єром, нарочно приймаються централізовано працівником Скорочене найменування , якого призначено відповідальним за ведення кореспонденції Скорочене найменування .

Усі документи, що надходять до Скорочене найменування по електронній пошті E-mail основний приймаються централізовано працівником Скорочене найменування , якого призначено відповідальним за ведення кореспонденції Скорочене найменування .

2.1.1.2. Відповідна особа розкриває всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто». У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів, крім рекламних пропозицій.

2.1.1.3. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

2.1.1.4. Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли поштою, кур’єром, нарочно, приймаються централізовано та реєструються в день їх надходження в журналах. Конверти зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою. Облік прийому ведеться на картках, у журналах або за допомогою електронно-обчислювальної техніки.

Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли на електронну пошту E-mail основний та підписані кваліфікованим електронним підписом, приймаються централізовано та реєструються в день їх надходження в журналах. Облік прийому ведеться на картках, у журналах або за допомогою електронно-обчислювальної техніки разом із паперовою документацією із приміткою «отримано в електронному вигляді на пошту E-mail основний ».

2.1.2. Попередній розгляд документів

2.1.2.1. Всі документи, що надійшли до Скорочене найменування , підлягають обов'язковому попередньому розгляду. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Скорочене найменування або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

2.1.2.2. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день отримання або в перший наступний робочий день у разі надходження їх у неробочий час.

2.1.3. Реєстрація документів

2.1.3.1. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються у Скорочене найменування , так і ті, що надходять від інших установ і осіб.

2.1.3.2. Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції відбувається у день отримання та реєструється в журналах вхідної та вихідної кореспонденції відповідно.

2.1.3.3. Під час реєстрації документу надається номер в межах групи документів та дата.

2.2. Порядок зберігання та використання документів

2.2.1. Оперативне зберігання документів

2.2.1.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архіву Скорочене найменування зберігаються у загальних папках вхідної та вихідної кореспонденції. З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

2.2.1.2. Видача документу у тимчасове користування стороннім особам та установам здійснюється з дозволу керівника Скорочене найменування або його заступника. На виданий документ заводиться картка-замінник, у якому зазначається номер документа, дата його видачі, кому документ видано, дата його повернення, а також робиться ксерокопія такого документа із примітками, кому передано оригінал, коли повернуто.

2.2.1.3. Вилучення документів із архіву забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівника Скорочене найменування з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

2.2.2. Підготовка справ до зберігання та використання.

2.2.2.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 5 років) періодів зберігаються в архіві для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передаються до архіву за погодженням з керівником Скорочене найменування . До архівації документації може бути залучено архіваруса.

2.2.2.2. Підготовка документів до передачі в архів включає:

• експертизу цінності документів;

• оформлення справ;

• складання описів справ;

• передачу справ до архіву і забезпечення збереження документів.

2.2.2.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення термінів зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

2.2.2.4. Організація та проведення експертизи цінності документів Скорочене найменування здійснюється комісією із представників юридичного департаменту, бухгалтерії та комерційного департаменту.

2.2.2.5. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатури справ і переліків документів із зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

2.2.2.6. Документи Скорочене найменування групуються у справи після закінчення фінансового року. Справи постійного і тривалого строків зберігання оформлюються таким чином:

• нумерація аркушів у справі;

• складання підсумкового напису;

• складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів;

• оформлення обкладинки справи.

2.2.2.7. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

2.2.2.8. Після закінчення фінансового року до заголовку справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).

2.2.2.9. Дата на обкладинці справи відповідає року початку і закінчення справи.

2.2.2.10. На обкладинці справи проставляється номер.

2.2.2.11. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються до архіву Скорочене найменування через два роки після завершення їх у діловодстві. Справи тимчасового зберігання передаються в архів за рішенням керівника Скорочене найменування або його заступника, або після завершення розгляду документу.

2.2.2.12. Архівне зберігання електронних документів.

Закриті договори та первинна документація зберігаютьс я в системі електронного документообігу, або на сервері, без необхідності їх подальшого архівування або видалення.

До закритого договору прикріплюються акти і рахунки, додаткові угоди і додатки, що становлять єдиний пакет документів.

2.3. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів.

2.3.1. Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх підготовки або не пізніше наступного робочого дня. Документи надсилаються виключно після присвоєння реєстраційного номеру в межах групи документів та дати.

2.3.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

• правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

• правильність зазначення поданої адреси;

• наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

• наявність віз на копії документа, що залишається у справі;

• наявність на документі відмітки про додатки;

• відповідність кількості примірників кількості адресатів.

2.3.3. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, включаються в один конверт. На конверті проставляється реєстраційний номер всіх документів, які знаходяться у конверті.

2.3.4. У реєстраційному журналі вихідної кореспонденції зазначаються номер вихідного документу, дата реєстрації, короткий зміст документу, номер справи або назва теки, в якій буде зберігатися його копія. Такий реєстраційний журнал може бути ведений в автоматизованій системі електронного документообігу. Окументи можуть генеруватися в самій системі електронного документообігу або завантажуватися скани та підписані в інших системах ЕДО.

2.3.5. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів, тощо залишаються у Скорочене найменування . В інші установи надсилаються їх завірені копії.

2.3.6. Працівник Скорочене найменування , який ініціював відправлення кореспонденції, відповідає за отримання відповіді на вихідну кореспонденцію в належні строки.

3. ПОРЯДОК УКЛАДАННЯ ТА ЗДІЙСНЕННЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОГОВОРІВ

3.1. Договори на постачання товари, матеріали, комплектуючі по договорам купівлі-продажу в паперовому вигляді та нестандартні :

3.1.1. Питання укладення договору може бути ініційоване як постачальником/продавцем/надавачем послуг так і потенційним споживачем/клієнтом.

3.1.2. Супровід договорів на постачання товари, матеріали, комплектуючі по договорам постачання (реєстрація, оформлення, в т. ч. реквізитів Скорочене найменування присвоєння номеру, документообіг, погодження умов та змін внесених контрагентом, формування електронної бази даних із скан-копій договорів, додаткових угод та необхідної документації, зберігання екземплярів договорів та інш. документації) здійснює працівник відділу назва відділу постачання у р.в. .

Для розробки проекту договору працівник відділу назва відділу постачання у р.в. забезпечує отримання від клієнта таких документів, відповідно до порядку (Додаток 1):

1. Супровідний лист на укладення договору, в якому вказати фактичні і планові обсяги споживання / постачання на період дії договору;

2. Копію Свідоцтва про державну реєстрацію або Виписку /Витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;

3. Копію Статуту (остання повна редакція) або код доступу до результатів проведення реєстраційної дії «Державна реєстрація змін до установчих документів юридичної особи»;

4. Копію Свідоцтва платника ПДВ (Витяг з реєстру платників ПДВ) або Свідоцтво про сплату єдиного податку (Витяг з реєстру);

5. Копію Листа про статус платника податку на прибуток і ПДВ;

6. Копії Документів, що підтверджують повноваження осіб, які мають право на укладання угод і відповідальних за ведення бухгалтерського обліку:

Копію Протоколу загальних зборів учасників та/або копію наказу про призначення керівника;

Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;

Копію наказу про призначення головного бухгалтера;

У разі наявності обмежень керівника на підписання, на укладання угод передбачених в Статуті, необхідно надати Протокол / Узгодження;

7. Документи, що підтверджують право власності на об'єкт - Витяг/інформаційна довідка з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно;

8. Довідка про назва Довідки ;

9. Якщо контрагент не є власником об'єкта, то додатково надається:

Копія Договору оренди (іншого договору, який передбачає право користування майном);

Копію Свідоцтва про державну реєстрацію власника або Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;

Копію Статуту власника об'єкта або код доступу до результатів проведення реєстраційної дії «Державна реєстрація змін до установчих документів юридичної особи»;

Копію Свідоцтва платника ПДВ (Витяг з реєстру платників ПДВ) або Свідоцтво про сплату єдиного податку власника;

Лист про статус платника податку на прибуток і ПДВ власника;

Документи, що підтверджують повноваження осіб власника, що мають право на укладання угод і відповідальних за ведення бухгалтерського обліку:

Копію Протоколу загальних зборів учасників та/або копію наказу про призначення керівника;

Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;

Копію наказу про призначення головного бухгалтера;

Документи, що підтверджують право власника на об'єкт - Витяг з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно.

3.1.3. Отримані, згідно переліків документи, працівник відділу назва відділу постачання у р.в. передає юристу для перевірки (строк перевірки не перевищує двох робочих днів з моменту отримання документів юристом).

Після перевірки документів, у разі їх відповідності вимогам чинного законодавства працівник відділу назва відділу постачання у р.в. передає контрагенту проект договору з додатками, за формою, затвердженою наказом Директора та картку зразку підпису підписанта договору від споживача (Додаток 2).

У разі невідповідності вимогам чинного законодавства, надання документації не в повному обсязі, юристом надається висновок щодо необхідності усунення недоліків та передається працівнику відділу назва відділу постачання у р.в. , який забезпечує усунення зазначених недоліків.

Після їх усунення документація повторно передається юристу, після чого ним надається висновок щодо можливості укладання договору на постачання товари, матеріали, комплектуючі по договорам постачання .

На типові питання контрагента щодо проекту договору відповідає працівник відділу назва відділу постачання у р.в. . У разі виникнення правових питань, або таких вирішення яких потребує управлінського рішення - працівник відділу назва відділу постачання у р.в. . звертається до Директора або юриста відповідно.

3.1.4. Договір постачання товару/послуг (р. в.) повинен містити такі умови, що є істотними та обов'язковими для цього виду договору:

1) місце і дата укладення договору, а також найменування/прізвища, імена, по батькові постачальника і споживача [інше, якщо обов’язково];

2) предмет договору, відповідно до якого постачальник зобов'язується поставити споживачу товару/послуг (р. в.) в необхідних для нього об'ємах (обсягах);

3) місце постачання місце постачання ;

4) найменування найменування перевізника , з яким споживач уклав договір транспортування товару/послуг (р. в.) ;

5) планові об'єми (обсяги) постачання/споживання товару/послуг (р. в.) за договором, у тому числі в розрізі місць поставки (за необхідності);

6) порядок перегляду та зміни договірних планових об'ємів (обсягів) постачання/споживання товару/послуг (р. в.) , у тому числі протягом розрахункового періоду;

7) режими постачання та споживання товару/послуг (р. в.) протягом відповідного періоду;

8) ціна постачання товару/послуг (р. в.) за договором;

9) порядок та строки проведення розрахунків за поставлений товар/послуга (н.в.) ;

10) порядок звіряння фактичного об'єму (обсягу) спожитого товару/послуг (р. в.) на певну дату чи протягом відповідного періоду;

11) відповідальність сторін за невиконання умов договору та підстави її застосування, у тому числі відповідальність сторін за невиконання умов договору та підстави її застосування , а також механізми компенсації і повернення механізми компенсації і повернення ;

12) перелік випадків, коли постачання товару/послуг (р. в.) може бути обмежено/припинено, та порядок обмеження/припинення перелік випадків та порядок обмеження/припинення ,

13) строк дії договору та умови і порядок його продовження, припинення чи розірвання, у тому числі інформація щодо можливості його одностороннього розірвання;

 14) місцезнаходження/місце проживання, банківські реквізити сторін;

15) інформація, що стосується прав споживачів, у тому числі щодо розгляду скарг (вирішення спорів) постачальником, і засоби спілкування та/або публічного оголошення інформації;

16) порядок вирішення спорів;

17) інше: інше .

Усі умови поставки товару/послуг (р. в.) за договором мають бути справедливими та добре відомими заздалегідь. У будь-якому випадку вся відповідна інформація має бути надана споживачеві до укладення договору.

У разі виконання умов пп.3.1.2, 3.1.3, 3.1.4 договір працівником відділу назва відділу постачання у р.в. передається на підпис контрагенту, потім працівником відділу передається на підпис Директору, реєструється, після чого з комплектом документів передається в бухгалтерію для подальшої обробки та введення в базу даних.

3.1.5. Супровід договорів на постачання товару/послуг (р. в.) (реєстрація, оформлення, в т. ч. реквізитів Скорочене найменування присвоєння номеру, документообіг, погодження умов та змін з контрагентом, внесених юристом та бухгалтерією, формування електронної бази даних із скан-копій договорів, додаткових угод та необхідної документації, зберігання екземплярів договорів та іншої документації), укладені не на підставі форми, затвердженої наказом Директора (укладені за результатами процедур публічних закупівель, комерційних торгів та ін.) здійснює працівник відділу назва відділу постачання у р.в. . Проект такого договору із необхідною документацією, згідно з п.3.1.2 даного Положення передається на перевірку юристу.

Шаблон договору готується юристом, а працівник відділу назва відділу, що веде реєстр контрагенті веде реєстр контрагентів в назва системи ведення . Перевіривши коректність заведення даних в реєстрі контрагентів, юрист генерує відповідний договір та надає працівнику відділу назва відділу бббб .

3.1.6. Зміни до затвердженої форми договору вноситися не можуть. У випадку наявності заперечень щодо умов проекту договору сторони, вживають всіх можливих заходів щодо врегулювання спірних питань. Всі зміни та доповнення, а також погодження спірних умов договору здійснюються шляхом підписання додаткових угод, які готуються працівником відділу назва відділу постачання у р.в. та підлягають візуванню:

- працівником відділу назва відділу постачання у р.в. ,

- юристом, в частині відповідності вимогам чинного законодавства,

- бухгалтером в частині визначення порядку розрахунків та банківських реквізитів.

Після підписання додаткових угод контрагентом, вони передаються на підпис Директору Скорочене найменування .

Порядок використання кваліфікованого електронного цифрового підпису встановлюється окремим положенням.

3.1.7. Укладений договір реєструється в Журналі реєстрації договорів працівником відділу назва відділу постачання у р.в. .

3.1.8. Ціна товару/послуг (р. в.) протягом строку дії договору може переглядатися, шляхом підписання додаткової угоди.

3.1.9. Проформа Додаткової угоди до Договору постачання товару/послуг (р. в.) з типовими та нетиповими клієнтами щодо встановлення ціни та проект наказу про її затвердження готується працівником відділу назва відділу бббб у строк до число місяця числа місяця, що передує місяцю споживання та не пізніше наступного дня передається на підпис Директору.

У разі укладання договору постачання товару/послуг (р. в.) в пізніші строки, ніж передбачені для складання наказу про затвердження ціни - ціна для такого споживача встановлюється окремим наказом Директора, який проект якого готується працівником відділу назва відділу бббб .

3.1.10. Після затвердження проформи Додаткової угоди до Договору постачання товару/послуг (р. в.) з типовими та нетиповими клієнтами щодо встановлення ціни, вона доводиться до відома працівників відділу назва відділу постачання у р.в. .

3.1.11. Додаткова угода щодо зміни ціни на товару/послуг (р. в.) після підготовки працівником відділу назва відділу постачання у р.в. та візування ним у строк не пізніше трьох днів, з моменту отримання проформи, передається на підпис споживачу, потім для візування бухгалтерії, після чого передається на підпис Директору.

3.1.12. Відповідальним за повернення підписаного екземпляра Додаткової угоди споживачем у найкоротші строки для його подальшого належного зберігання є працівник відділу назва відділу постачання у р.в. .

3.1.13. У разі виникнення необхідності укладання додаткових угод до договору з будь-яких інших питань, крім ціни, працівник відділу назва відділу постачання у р.в. протягом двох днів з моменту отримання листа контрагента, розпорядження Директора та ін. готує проект додаткової угоди та передає його на погодження юристу. У разі внесення змін до договору в частині порядку розрахунків Додаткова угода погоджується головним бухгалтером. Після накладання віз вищеперерахованих працівників проект додаткової угоди передається на підпис споживачу, а потім Директору.

3.1.14. Перед укладанням додаткової угоди при перетворенні юридичної особи - контрагента, зміною найменування від контрагента працівник відділу назва відділу постачання у р.в. забезпечує отримання наступних документів:

1. Лист про перетворення юридичної особи із зазначенням найменування правонаступника, зміну найменування юридичної особи;

2. Копія витягу з протоколу засідання загальних зборів споживача щодо прийняття рішення про припинення та визначення правонаступника з обсягом переданих прав та обов'язків бо зміну найменування;

3. Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;

4. Витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;

5. Копія Статуту новоутвореної юридичної особи (повністю);

6. Копія витягу з реєстру платників ПДВ;

7. Копія Листа про статус платника податку на прибуток та ПДВ;

8. Копія документів, що підтверджують повноваження осіб, що мають право на укладання угод та відповідальних за ведення бухгалтерського обліку:

Копія Протоколу Загальних зборів учасників та/або копію наказу про призначення керівника;

Копія наказу про призначення головного бухгалтера.

У випадку наявності обмежень щодо підписання та укладання угод керівником, що передбачені Статутом, надати копію витягу з Протоколу/ Погодження:

9. Довідка про наявність обмежень ;

10. Копія діючого Договору з транспортною організацією найменування перевізника (переоформлений);

11. Інше.

3.1.15. Участь Скорочене найменування у процедурах публічних закупівель в якості Учасника регламентується законодавством України у сфері публічних закупівель. Документальний супровід такої участі здійснюється фахівцем з публічних закупівель. У разі виникнення правових питань під час підготовки документації для подання пропозиції, безпосередньої участі у аукціоні, під час оголошення результатів публічних закупівель, необхідності оскарження рішення про визначення переможця, фахівець з публічних закупівель письмово звертається до юриста для надання юридичного висновку. Укладання договору на постачання товарутоварутоварупослугпослуг за результатами проведення процедур публічних закупівель відбувається у порядку визначеному законодавством.

3.1.16. Підписання договорів на постачання товару/послуг (р. в.) за довіреністю допускається.

3.1.17. Працівник відділу назва відділу постачання у р.в. після отримання екземпляру договору від контрагента звіряє підпис у договорі з підписом у Картці зразків підписів (Додаток 2).

3.1.18. У разі підписання додаткових угод та іншої документації (крім договорів) за довіреністю працівник відділу назва відділу постачання у р.в. , який отримує документи від контрагента перевіряє довіреність на її відповідність проформі, розробленої Скорочене найменування та документ, що посвідчує особу (проформа довіреності - Додаток 2). У разі виникнення сумнівів щодо наявності повноважень у особи щодо підписання додаткових угод та інших документів - працівник відділу назва відділу постачання у р.в. повідомляє про даний факт Директора та юриста.

3.1.19. До до числа місяця числа місяця, наступного за місяцем споживання/постачання працівником відділу назва відділу постачання у р.в. готується Акт приймання-передачі товару/послуг (р. в.) , який передається на підпис споживачу.

Працівник відділу назва відділу постачання у р.в. у найкоротші строки забезпечує повернення даного акту, підписаного належним чином споживачем/клієнтом та передає на візування до бухгалтерії, потім на підпис Директору. Підписаний Директором Скорочене найменування Акт приймання-передачі товару/послуг (р. в.) передається споживачу працівником відділу назва відділу постачання у р.в. .

3.1.19. До до числа місяця числа місяця, наступного за місяцем споживання/постачання працівником відділу назва відділу постачання у р.в. готується Акт приймання-передачі товару/послуг (р. в.) , який передається на підпис Директору.

Працівник відділу назва відділу постачання у р.в. у найкоротші строки забезпечує візування акту бухгалтерією, передає на підпис Директору, а також повернення даного акту, підписаного належним чином споживачем/клієнтом.

3.2. Договір купівлі-продажу товару/послуг (р. в.) в паперовому вигляді та нестандартні

А) Договір купівлі-продажу, за яким Скорочене найменування   є покупцем  товари, матеріали, комплектуючі по договорам купівлі-продажу :

3.2.1. Договір купівлі-продажу товари, матеріали, комплектуючі по договорам купівлі-продажу може бути укладений за ініціативою Скорочене найменування або за ініціативою контрагента.

3.2.2. Від контрагента для укладання договору купівлі-продажу Скорочене найменування необхідно отримати скан-копії:

Статуту або код доступу до результатів проведення реєстраційної дії «Державна реєстрація змін до установчих документів юридичної особи», наказу про призначення підписанта/довіреності, документу про присвоєння ПІН, витягу з реєстру платників ПДВ.

3.2.2.1. У разі укладання договору купівлі-продажу з продавцем-юридичною особою, зареєсрованою поза Україною, необхідно отримати правоустановчі документи, надані відповідно до законодавства країни-реєстрації такого контрагента.

3.2.3. Супровід (реєстрація, оформлення, в т. ч. реквізитів Скорочене найменування присвоєння номеру, документообіг, погодження умов та змін з контрагентом, внесених юристом та бухгалтерією, формування електронної бази даних із скан-копій договорів, додаткових угод та необхідної документації, зберігання екземплярів договорів та іншої документації) договору купівлі-продажу здійснює працівник назва відділу бббб .

Шаблон договору готується юристом, в конструкторі документів, а працівник відділу назва відділу, що веде реєстр контрагенті веде реєстр контрагентів в назва системи ведення (д.в.) . Перевіривши коректність заведення даних в реєстрі контрагентів, юрист генерує відповідний договір та надає працівнику відділу назва відділу бббб .

3.2.4. Будь-які зміни та доповнення до договору вносяться шляхом підписання додаткової угоди.

3.2.5. Проект договору разом з документацією та проектами додаткових угод (у разі їх наявності) передаються юристу для перевірки відповідності вимогам чинного законодавства та бухгалтерії для перевірки умов щодо порядку розрахунків. У разі виникнення розбіжностей служби Скорочене найменування вживають всіх можливих заходів для їх врегулювання.

3.2.6. Після досягнення згоди щодо всіх істотних умов та погодження розбіжностей (у разі їх наявності) - проект договору, додаткової угоди підлягає візуванню:

- працівником відділу назва відділу бббб ;

- юристом;

- бухгалтером.

3.2.6.1. У разі укладення договору купівлі-продажу з продавцем-нерезидентом узгоджений сторонами проект договору з документами передається на погодження до відповідної банківської установи та митних органів.

3.2.7. Після виконання умов п.3.2.6 та п.3.2.6.1 працівником відділу назва відділу бббб проект договору з документацією передається на підпис Директору Скорочене найменування , після чого, працівником відділу назва відділу бббб направляється на підпис контрагенту.

3.2.8. Після підписання договору обома сторонами, він підлягає реєстрації працівником відділу назва відділу постачання у р.в. в Журналі реєстрації договорів.

3.2.9. Забезпечення отримання підписаного екземпляру договору Скорочене найменування та іншої документації у найкоротші строки здійснюється працівником відділу назва відділу бббб .

3.2.10. Укладання додаткових угод після підписання договору купівлі-продажу товари, матеріали, комплектуючі по договорам купівлі-продажу відбувається в порядку, передбаченому для укладання договору.

3.2.11. Договір має бути підписаний лише тією уповноваженою особою, прізвище якої зазначено в преамбулі та реквізитах договору. Підписання договорів іншими особами не допускається.

Б) Договір купівлі-продажу, за яким Скорочене найменування є продавцем товари, матеріали, комплектуючі по договорам купівлі-продажу .

3.3.1. Договір купівлі-продажу товару/послуг (р. в.) може бути укладений за ініціативою Скорочене найменування або за ініціативою контрагенм та.

3.3.2. Договір купівлі-продажу товару/послуг (р. в.) укладається на підставі форми договору, затвердженого наказом Директора Скорочене найменування або контрагента.

3.3.3. Супровід (реєстрація, оформлення, в т. ч. реквізитів Скорочене найменування присвоєння номеру, документообіг, погодження умов та змін з контрагентом, внесених юристом та бухгалтерією, формування електронної бази даних з скан-копій договорів, додаткових угод та необхідної документації, зберігання екземплярів договорів та іншої документації) договору купівлі-продажу здійснює працівник відділу назва відділу бббб .

3.3.4. Для укладання договору купівлі-продажу працівником відділу назва відділу бббб контрагенту передаються: копія Статуту, копія наказу про призначення Директора, Витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, витяг з реєстру платників ПДВ, форма договору купівлі-продажу та одночасно отримуються документи від контрагента: копія Статуту, копія наказу про призначення Директора, Витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, витяг з реєстру платників ПДВ.

3.3.5. Отримані від контрагента документи передаються на перевірку юристу, в т. ч. перевірку повноважень підписанта договору.

3.3.6. Будь-які зміни та доповнення до договору вносяться шляхом підписання додаткової угоди або протоколу погодження розбіжностей, який готується контрагентом.

3.3.7. Після отримання додаткової угоди/протоколу погодження розбіжностей, виконуються дії в порядку п.3.2.6. частини Б) розділу 2 цього Положення.

3.3.8. Після досягнення згоди між службами Скорочене найменування та сторонами договору щодо умов договору, додаткових угод/протоколу погодження розбіжностей договір з документацією передається на підпис Директору Скорочене найменування , після підписання Директором Скорочене найменування передається на підпис контрагенту.

3.3.9. Після підписання договору обома сторонами, він підлягає реєстрації в Журналі реєстрації договорів працівником відділу назва відділу бббб .

3.3.10. Забезпечення отримання підписаного екземпляру договору Скорочене найменування та іншої документації здійснюється працівником відділу назва відділу бббб .

3.3.11. Укладання додаткових угод після підписання договору купівлі-продажу товари, матеріали, комплектуючі по договорам купівлі-продажу відбувається в порядку, передбаченому для укладання договору.

3.3.12. Договір має бути підписаний лише тією уповноваженою особою, прізвище якої зазначено в преамбулі та реквізитах договору. Підписання договорів іншими особами не допускається.

3.4. Договори в електронному вигляді.

Шаблони договорів в електронному вигляді створюються працівником юридичного відділу в особистому кабінеті ІнстаДок.

Після затвердження адміністратором опрацьовані шаблони договорів, додаткових угод, актів, рахунків стають типовими.

Менеджер створює на базі шаблону договір та інші документи на направляє на погодження бухгалтеру та на підписання керівнику та контрагенту в режимі «Погодження і підписання».

Вхідні документи менеджер опрацьовує, направляє на погодження юристу та бухгалтеру, а після їх погодження на підпис керівнику.

Після виконання документа договору, договір можна направити в «архів». Помилкові згенеровані документи направляються в «корзину».

3.5. Інші види договорів

3.5.1. Будь-який вид договору, в межах здійснюваної господарської діяльності Скорочене найменування та такої, що відповідає Статуту, а також для забезпечення та належної організації роботи Скорочене найменування може бути укладений за ініціативою Скорочене найменування або контрагента, в залежності від виду договору.

3.5.2. У разі виникнення необхідності на укладення договору або отримання проекту договору від контрагента Директор Скорочене найменування визначає відповідальну за супровід договору особу/осіб (реєстрація, оформлення, в т. ч. реквізитів Скорочене найменування присвоєння номеру, документообіг, погодження умов та змін з контрагентом, внесених юристом та бухгалтерією, формування електронної бази даних із скан-копій договорів, додаткових угод та необхідної документації, зберігання екземплярів договорів та іншої документації).

Під час укладення договору відповідальна за супровід договору особа виконує роботи щодо аналізу наданого проекту та документації, атакож можливого контрагента, а саме:

- перевіряє наявність відповідних ліцензій, патентів, інших дозвільних документів на реалізацію товару, надання робіт, послуг;

- здійснює перевірку договірних документів на їх відповідність актам законодавства. У разі необхідності документи можуть бути передані на перевірку юристу;

- забезпечує отримання від контрагента копій установчих документів, наказу про призначення на посаду уповноваженої особи, яка підписуватиме договір зі сторони контрагента або довіреність на уповноважену особу, дозвільних документів, витяг із Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, та інших необхідних документів, залежно від виду договору, наявність яких необхідна для його укладання. Вищезазначені документи мають бути засвідчені підписом уповноваженої особи контрагента.

У разі необхідності до погодження проекту договору можуть бути залучені інші працівники Скорочене найменування .

3.5.3. Договір повинен містити умови, визначені законом істотними для даного виду договору та умови, на включенні яких наполягають сторони.

3.5.4. У разі наявності розбіжностей служби Скорочене найменування вживають всіх можливих заходів щодо їх врегулювання.

3.5.5. Після погодження всіх розбіжностей, договір підлягає візуванню в порядку, визначеному п.3.2.6 частини Б) розділу 2 цього Положення.

3.5.6. Після отримання необхідних віз, відповідальним за супровід договору працівником погоджений проект договору надається на підпис Директору Скорочене найменування .

3.5.7. Після підписання Договору Директором Скорочене найменування він передається на підпис контрагенту.

3.5.8. Наявні розбіжності щодо умов договору узгоджуються шляхом підписання протоколу розбіжностей [або додаткової угоди до договору]. Сторона, що не погоджується з умовами Договору, складає та підписує протокол розбіжностей, про що робиться застереження в договорі, та не пізніше 20-денного строку надсилає іншій стороні два примірники протоколу розбіжностей разом із договором. Сторона, яка одержала протокол розбіжностей, зобов'язана розглянути його, вжити заходи до врегулювання розбіжностей з іншою стороною, включити до договору всі прийняті пропозиції. Укладений договір підлягає реєстрації в Журналі реєстрації договорів, особою, відповідальною за супровід Договору.

3.5.9. Укладання додаткових угод відбувається в порядку, передбаченому для укладання договорів.

3.5.10. Договір має бути підписаний лише тією уповноваженою особою, прізвище якої зазначено в преамбулі та реквізитах договору. Підписання договорів іншими особами не допускається.

3.6. Контроль за виконанням договорів

3.6.1 Загальний контроль за веденням договірної роботи покладається на Директора Скорочене найменування .

3.6.2. Контроль за своєчасністю підготовки, візування, реєстрації й виконання договорів покладається на відповідальну за супровід договору особу/підрозділ.

3.6.3. Бухгалтерія здійснює контроль за виконанням умов договору щодо порядку розрахунків.

3.6.4. Юрист здійснює контроль у частині відповідності вимогам чинного законодавства положень, викладених у проекті договору, а також контроль за повноваженнями підписантів договорів, строків дії чинних договорів.

4. ПОРЯДОК РЕЄСТРАЦІЇ ТА ЗБЕРІГАННЯ ДОГОВОРІВ

4.1 Після укладення договору всі його оригінальні примірники подаються для реєстрації. Передачу на реєстрацію примірників договору з додатками здійснює особа, відповідальна за супровід договору, залежно від виду договору, відповідно до розділу 2 цього Положення.

4.2. Реєстрація договору здійснюється шляхом присвоєння дати і номера реєстрації на всіх його примірниках, у разі надання договору з присвоєним номером - даний номер вноситься до Журналу реєстрації договорів.

4.3. Договори про внесення змін та доповнень до укладених договорів, додаткові угоди реєструються з присвоюванням номера за порядком, відповідно до раніше укладених договорів про внесення змін та доповнень до договору, додаткових угод.

4.4. Після реєстрації договору з додатками з них формується справа, за зберігання якої відповідає працівник, відповідальний за супровід конкретного договору.

4.5. Зареєстровані договори підлягають зберіганню належним чином.

4.6. Працівник відділу назва відділу постачання у р.в. повинен зберігати останні вордівські версії документів, скани, підписані однією стороною та скани, підписані двома сторонами на диску опис місця знаходження диску . Наявність та збереження оригіналів також забезпечує працівник відділу назва відділу постачання у р.в. або менеджер Посада відповідального за організацію договірної роботи відповідно до цього положення.

При цьому папки на диску опис місця знаходження диску діляться за наступним принципом:

1) Установчі (усі версії статутів, протоколи, накази на керівника, документи для проведення          реєстраційних дій і т.д.)

2) Комерційні договори 

         І. Контрагент 1

                1. Договір 1

                          1. Додаткові угоди

                          2. Первинні документи за період період

                2. Договір 2

        ІІ. Контрагент 2

3) Операційні договори

           І. Оренда

           ІІ. Електоенергія

            І т.д.

4) Інвестиційні /фінансові договори (опціонально)

             І. Контрагент 1

                     1. Договір фінансової допомоги

                     2. Договір купівлі-продажу кор.прав

             ІІ. Контрагент 2

5) Трудові відносини і кадри

6) Вхідна кореспонденція

7) Вихідна кореспонденція

 8) Проект 1

 9) Проект 2

Керівник разом із працівником відділу інформаційних технологій визначає рівні доступу працівників до відповідних папок.

5. Оцінка ризиків в договірній роботі.

5.1. Менеджер/працівик відділу назва відділу постачання у р.в. за допомогою відповідних департаментів (юрдеп и фіндеп) оцінює наступні ризики:

1. Податкові:

a. ПДВ

b. податок на прибуток

c. інші податки і збори

d. інші податкові ризики, пов'язані із постійними представництвами та контрольованими іноземними компаніями.

2. Представницькі / репутаційні:

a. хто і з ким веде перемовини щодо закупівлі/продажу Перемовник, та його сфера перемовин .

b. чи не має контрагента, його власник, представників в чорних списках, санкціях тощо відмітка .

c. чи пов'язаний контрагент із публічними особами.

3. Кредитні:

a. на якій стороні лежить кредитний ризик

b. Якщо кредитний ризик існує, то яким чином він контролюється, які є засоби забезпечення  засоби забезпечення .

5.2. Ризики оцінюють та приймають разом працівник відділу назва відділу постачання у р.в. , керівник, та Посада відповідального за організацію договірної роботи , при цьому сума кредитного ризику не повинна перевищувати максімум суми кредитного ризику .

5.3. Якщо ризики на думку осіб, зазначених в п. 5.2. Положенняне прийнятні, то питання передається на розгляд Посадова особа (д.в.) .

5.4. Усі працівники і керівництво повинно докладати зусиль до розумного і належного зберігання документів та організації діловодства в Скорочене найменування , навіть якщо ситуація не описана в цьому Положенні.

Порядок надання документів для укладення договору постачання/ купівлі-продажу товару/послуг (р. в.) :

1. Листи надаються тільки на фірмовому бланку підприємства;

2. Всі копії повинні бути завірені підписом керівника підприємства (за погодженням із контрагентом документи завіряються печаткою підприємства). Документи, що не завірені належним чином, не приймаються;

3. Документи, що складаються з двох листів і більш, надаються тільки в скріпленому вигляді. Статут підприємства надається лише в прошитому вигляді;

4. Копії підписані підписом факсиміле не приймаються.

5. Документи приймаються для розгляду тільки в повному обсязі, згідно з переліком.

Форма довіреності для споживачів

Фірмовий бланк клієнта

Форма довіреності для споживачів

Фірмовий бланк клієнта

ДОВІРЕНІСТЬ № [Номер довіреності]

[Найменування організації], [код ЄДРПОУ], в подальшому поіменоване «Довіритель», в особі {посада] [П.І.Б.], діючого на підставі Статуту, цією довіреністю уповноважує [посада], представник, [П.І Б.], [паспортні дані], [адреса реєстрації], представляти інтереси [Найменування організації] у відносинах з Повне найменування код ЄДРПОУ Код ЄДРПОУ з питань укладення, підписання, виконання Договору на поставку товару/послуг (р. в.) та додаткових угод до вказаного договору, в тому числі з питань погодження ціни, для чого йому надається право вести переговори, щодо умов додаткових угод до Договору на поставку товару/послуг (р. в.) та надавати пропозиції в інтересах [Назва організації].

[П.І.Б,] за цією довіреністю уповноважений має право від імені Довірителя подавати, отримувати, підписувати Акти приймання передачі товару/послуг (р. в.) ; заявки на обсяг (об'єм) __, заявки про зміну ___; акти про фактичний об'єм ____; листи та інші документи, виконувати всі юридично необхідні дії, пов'язані з виконанням цієї довіреності.

Довіреність видана без права передоручення.

Довіреність видана (вказати дату прописом).

Довіреність діє до (вказати дату прописом).

Підпис уповноваженого представника: засвідчую.

[П.І.Б.] (підпис уповноваженої особи згідно довіреності)

Директор назва організації підпис, печатка, [П.І.Б.]