Деякі питання документообігу в товаристві з обмеженою відповідальністю (+Шаблон про документообіг в товаристві з обмеженою відповідальністю)

Швидке запровадження електронних видів взаємодії не оминули й документообіг. Кожне товариство має пристосовуватись до реалій сьогодення та розуміти важливість не тільки фіксування інформації в паперовому вигляді, а й використовувати електронний документообіг. Для зручності та унормування роботи із документами, підприємство може розробити та затвердити відповідне положення про роботу із документами, де передбачити ведення документообігу не тільки паперових документів, а й електронних документів.

Створити Положення про документообіг в товаристві з обмеженою відповідальністю Ви можете у конструкторі Instaco за посиланням. Для створення лише необхідно ввести необхідні дані у конструкторі.

Перед створенням Положення про документообіг, пропонуємо Вам ознайомитись із певними нормами законодавства щодо електронних документів та електронного документообігу.

Визначення та основні вимоги до електронного документа

Відповідно до ст. 5 ЗУ "Про електронні документи та електронний документообіг", електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Відносини, пов’язані з використанням удосконалених та кваліфікованих електронних підписів, регулюються Законом України "Про електронні довірчі послуги" (ст. 6 ЗУ "Про електронні документи та електронний документообіг").

Електронний підпис - електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис (ст. 1 ЗУ "Про електронні довірчі послуги").

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму (ст. 8 ЗУ "Про електронні документи та електронний документообіг").

Згідно зі ст. 7 ЗУ "Про електронні документи та електронний документообіг", оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронні довірчі послуги".

Електронний документообіг

Електронний документообіг (обіг електронних документів), відповідно до ст. 7 ЗУ "Про електронні документи та електронний документообіг", - це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу. Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством (ст. 14 ЗУ "Про електронні документи та електронний документообіг").

При роботі з електронними документами, слід звернути увагу на наступне:

- електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу (ст. 11 ЗУ "Про електронні документи та електронний документообіг").

- перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису (ст. 12 ЗУ "Про електронні документи та електронний документообіг").

- суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях (ст. 13 ЗУ "Про електронні документи та електронний документообіг").

- строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері (ст. 13 ЗУ "Про електронні документи та електронний документообіг").

Суб’єкти електронного документообігу

Суб’єкти електронного документообігу - автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов’язків у процесі електронного документообігу (ст. 1 ЗУ "Про електронні документи та електронний документообіг").

Згідно зі ст. 16 ЗУ "Про електронні документи та електронний документообіг", суб’єкти електронного документообігу користуються правами та мають обов’язки, які встановлено для них законодавством. Якщо в процесі організації електронного документообігу виникає необхідність у визначенні додаткових прав та обов’язків суб’єктів електронного документообігу, що не визначені законодавством, такі права та обов’язки можуть встановлюватися цими суб’єктами на договірних засадах.

Вирішення спорів між суб’єктами електронного документообігу здійснюється в порядку, встановленому законом (ст. 17 ЗУ "Про електронні документи та електронний документообіг").

Особи, винні в порушенні законодавства про електронні документи та електронний документообіг, несуть відповідальність згідно з законами України (ст. 18 ЗУ "Про електронні документи та електронний документообіг").

InstaDoc  - новітня система електронного документообігу, конструктор документів і база шаблонів.

 Всього 710 грн на місяць і Ви отримаєте можливість: 

• Створення до 15 власних шаблонів

• Генерування до 20 документів із придбаних шаблонів з бази або з власних

• Систему погодження і підписання документiв

• Категоризувати документи

• Зберігання документів, до 300 Мб, протягом 6 мiсяцiв

• До 5 транзакцій КЕП (ЕЦП)

Проконсультйтеся з менеджером tel:380931776558 і оберіть найкращий тариф саме для вирішення питань Вашого бізнесу!