Някои въпроси на документооборота в дружество с ограничена отговорност (+Образец за документооборот в дружество с ограничена отговорност)

Бързото въвеждане на електронни форми на взаимодействие не подмина и документооборота. Всяко общество трябва да се адаптира към реалностите на днешния ден и да разбере значението не само на записването на информация на хартиен носител, но и на използването на електронно управление на документи. За удобство и нормализиране на работата с документи предприятието може да разработи и одобри съответните разпоредби за работа с документи, които предвиждат управление на документооборота не само на хартиени документи, но и на електронни документи.

Можете да създадете Правилник за документооборота в ООД в конструктора на Instaco , като последвате връзката . За да създадете, трябва само да въведете необходимите данни в дизайнера.

Преди да създадете Правилника за управление на документи, ви предлагаме да се запознаете с някои правни разпоредби относно електронните документи и електронното управление на документи.

Определение и основни изисквания към електронен документ

Съгласно чл. 5 от Закона за електронните документи и електронния документооборот , електронен документ е документ, в който е записана информация под формата на електронни данни, включително задължителни данни за документа. Съставът и редът за поставяне на задължителните данни на електронните документи се определят от законодателството. Електронният документ може да бъде създаден, прехвърлян, съхраняван и трансформиран по електронен път във визуална форма. Визуалната форма на представяне на електронен документ е показването на съдържащите се в него данни по електронен път или на хартиен носител във форма, подходяща за приемане на съдържанието му от лице.

Електронният подпис може да се използва за идентифициране на автора на електронен документ. Създаването на електронен документ завършва с прилагане на електронен подпис. Отношенията, свързани с използването на усъвършенствани и квалифицирани електронни подписи, се регулират от Закона на Украйна „За електронните доверителни услуги“ ( член 6 от Закона „За електронните документи и електронното управление на документи“ ) .

Електронен подпис - електронни данни, които се добавят от подписващия към други електронни данни или са логически свързани с тях и се използват от него като подпис ( чл. 1 от Закона за електронните удостоверителни услуги ).

Не може да се отрече правната сила на електронен документ само защото има електронна форма ( чл. 8 от Закона за електронния документ и електронния документооборот ).

Съгласно чл. 7 от Закона за електронните документи и електронното документооборот , за оригинал на електронен документ се счита електронно копие на документа със задължителни реквизити, включително електронен подпис на автора или подпис, еквивалентен на саморъчен подпис в в съответствие със Закона на Украйна „За електронните доверителни услуги“ .

Електронен документооборот

Електронен документооборот (оборот на електронни документи), съгласно чл. 7 от Закона за електронните документи и електронното документооборот е съвкупност от процеси по създаване, обработка, изпращане, предаване, получаване, съхраняване, използване и унищожаване на електронни документи, които се извършват с прилагане на проверка на целостта и ако необходимо, с потвърждение на факта на получаване на такива документи. Процедурата за електронен документооборот се определя от държавни органи, органи на местното самоуправление, предприятия, институции и организации от всички форми на собственост в съответствие със законодателството.

Електронният документооборот се извършва в съответствие със законодателството на Украйна или въз основа на договори, определящи взаимоотношенията на субектите на електронния документооборот. Използването на електронен документ в гражданските отношения се извършва в съответствие с общите изисквания за извършване на сделки, установени от гражданското законодателство ( чл. 14 от Закона за електронните документи и електронния документооборот ) .

Когато работите с електронни документи, трябва да обърнете внимание на следното:

- електронен документ се счита за получен от адресата от момента, в който авторът получи известие в електронна форма от адресата за получаването на този електронен документ от автора, освен ако не е предвидено друго в законодателството или предварително споразумение между субектите на електронния документ. тираж ( чл. 11 от Закона за електронните документи и електронния документооборот) .

- проверката на целостта на електронен документ се извършва чрез проверка на електронния цифров подпис ( чл. 12 от Закона за електронните документи и електронното документооборот ).

- субектите на електронен документооборот трябва да съхраняват електронни документи на електронни носители на информация във вид, който позволява проверка на целостта им върху тези носители ( чл. 13 от Закона за електронните документи и електронното документооборот ) .

- срокът на съхранение на електронни документи на електронни носители на информация не трябва да бъде по-малък от срока, определен от закона за съответните документи на хартиен носител ( чл. 13 от Закона за електронните документи и електронното документооборот ) .

Субекти на електронния документооборот

Субектите на електронния документооборот са автор, подписал, адресат и посредник, които придобиват правата и задълженията, предвидени в закон или договор в процеса на електронния документооборот ( чл. 1 от Закона за електронните документи и електронния документооборот ).

Съгласно чл. 16 от Закона за електронните документи и електронния документооборот , субектите на електронния документооборот се ползват с правата и имат задължения, установени за тях от законодателството. Ако в процеса на организиране на електронния документооборот е необходимо да се определят допълнителни права и задължения на субектите на електронния документооборот, които не са определени от законодателството, такива права и задължения могат да бъдат установени от тези субекти на договорна основа.

Разрешаването на спорове между субектите на електронния документооборот се извършва по реда, установен от закона ( член 17 от Закона за електронните документи и електронния документооборот ).

Лицата, виновни за нарушаване на законодателството относно електронните документи и електронното управление на документи, носят отговорност в съответствие със законите на Украйна ( член 18 от Закона за електронните документи и електронното управление на документи ).