Проверки, които трябва да се направят преди изпращане на продукта или плащане

Бизнесът често е творческа дейност, от която обществото се нуждае толкова много, че е готово да плати за нея. Но понякога, особено в разрастващ се бизнес, процесите все още не са изградени и някои от тях просто изпадат като пъзели от общата картина. Преди да изпрати значително плащане или артикул, екипът на проекта трябва да извърши няколко ключови проверки, за да минимизира риска. Ето основните от тях:





 

1. Проверка на документи :

   • Наличие на оригинални документи : потвърдете наличието на всички необходими оригинални договори, фактури или други правни документи, които потвърждават законността на сделката.
   • Коректност на регистрацията : проверете дали документите отговарят на изискванията на фирмата и закона (всички подписи, печати, условия трябва да са верни).
   • Проверка на контрагенти : уверете се, че контрагентът не е в списъци със санкции или в друг рисков статус (чрез KYC или AML услуги).

2. Проверка на банкови данни :

   • Уверете се, че данните, за които е планирано плащането, съответстват на посочените в договорите.
   • Извършете допълнителна проверка на подробностите чрез официални източници или директно с контрагента.

3. Проверка на споразуменията :

   • Вътрешно одобрение : вземете всички необходими одобрения и подписи от отговорните лица на компанията (финансов отдел, юристи, ръководство).
   • Съответствие на бюджета : Уверете се, че транзакцията е в рамките на планирания бюджет и че всички вътрешни одобрения за плащането са получени.

4. Проверка на сумата :

   • Съпоставяне на сумата : за да се уверите, че сумата на плащането е точна и съответства на договорните задължения.
   • Валутни рискове : ако плащането се извършва в чуждестранна валута, проверете обменния курс и вземете предвид възможните комисионни.

5. Оценка на риска и застраховка :

   • Определете дали да използвате механизми за осигуряване на плащанията или допълнителни гаранции (напр. акредитиви, залози, гаранции и др.).

6. Спазване на сроковете :

   • Проверете дали сделката е извършена в сроковете, посочени в договора.

За всички проверки трябва да бъдат назначени отговорни лица, а самите проверки да бъдат документирани за докладване и бъдещи одити. Всъщност това е един от най-отговорните процеси в бизнеса, към който трябва да се отнасяме много отговорно.

Шаблони, които могат да бъдат полезни:
- Пълномощно за получаване и подаване на документи в банки на Украйна;
- Пълномощно от ФОП (широко: представителство в органи, при проверки, откриване и разпореждане със сметки) ;
-Искане за връщане на сумата на авансовото плащане ;
- Правилник за счетоводна политика и организация на счетоводството ;
- Отказ от отговорност: „Отговорност за вреди във връзка с нарушение на данъчното законодателство“ ;
- Санкционна клауза;
- Офертна сметка за нерезидентен контрагент (правни услуги) ;
- Офертна сметка за чуждестранен контрагент (разработка на софтуер );
- Оферта за сметка на чуждестранен контрагент ( консултантски услуги) ;
- Търговска фактура за чуждестранен контрагент ;
- Проформа фактура за стоки ;