Jak zarejestrować pracownika do pracy, dokumenty obowiązkowe i zalecane

Jak zarejestrować pracownika? Wydaje się, że to proste pytanie, ale wciąż istnieje wiele niuansów. Rozwiążmy to.

Po pierwsze, zgodnie z art. 21 Kodeksu pracy Ukrainy umowa o pracę jest głównym środkiem regulującym stosunki pracy pracowników i pracodawców. Dalej , art. 24 Kodeksu pracy Ukrainy stanowi, że przy zawieraniu umowy o pracę obywatel jest obowiązany przedstawić paszport lub inny dokument tożsamości, książeczkę pracy (o ile jest dostępna) lub informację o zatrudnieniu z rejestru ubezpieczonych Państwowego Rejestru Obowiązkowe państwowe ubezpieczenie społeczne, a w przypadkach przewidzianych przez ustawodawstwo - także dokument dotyczący wykształcenia (specjalność, kwalifikacje), stanu zdrowia, odpowiedni wojskowy dokument rejestracyjny i inne dokumenty.

Czas trwania umowy o pracę:

• nieokreślony, zawarty na czas nieokreślony;
• na czas określony, ustalony za zgodą stron;
• podczas wykonywania określonej pracy.

Czy forma pisemna jest obowiązkowa? W większości przypadków tak, ponieważ art. 24 Kodeksu pracy Ukrainy stwierdza, że forma pisemna jest obowiązkowa w następujących przypadkach:

• ze zorganizowaną rekrutacją pracowników;
• przy zawieraniu umowy o pracę na terenach o szczególnych naturalnych warunkach geograficznych i geologicznych oraz warunkach zwiększonego zagrożenia zdrowotnego;
• przy zawieraniu umowy;
• w przypadku gdy pracownik nalega na zawarcie umowy o pracę w formie pisemnej;
• przy zawieraniu umowy o pracę z małoletnim (art. 187 tego kodeksu);
• przy zawieraniu umowy o pracę z osobą fizyczną;
• przy zawieraniu umowy o pracę w trybie pracy zdalnej lub pracy w domu;
• przy zawieraniu umowy o pracę z nieokreślonym czasem pracy;
• w innych przypadkach przewidzianych przez ustawodawstwo Ukrainy.

Procedura rekrutacji jest taka sama dla osób prawnych, osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i osób fizycznych.

Wróćmy teraz do dokumentów pracownika:

1) Jeżeli chodzi o paszport to należy pamiętać, że w wersji „książkowej” należy wkleić zdjęcia w wieku 25 i 45 lat. Dowód osobisty ma ograniczony okres ważności, na co również warto zwrócić uwagę. Zabronione jest żądanie od pracownika informacji o rejestracji adresu zamieszkania ( art. 25 Kodeksu pracy Ukrainy ). Brak zarejestrowania adresu zamieszkania lub zameldowania w innej miejscowości nie jest powodem odmowy zatrudnienia, dlatego też jeśli pracownik posiada dowód osobisty, nie musi posiadać wypisu o miejscu zamieszkania.

2) Oprócz paszportu musi podać numer identyfikacyjny , o którym mowa w art. 24 Kodeksu pracy Ukrainy nie wspomina o tym, ale jest to omówione w artykule 70.12.1. 70 Ordynacji podatkowej Ukrainy : „Osoby fizyczne są zobowiązane do przekazywania informacji o numerze rejestracyjnym karty księgowej osobom prawnym i fizycznym wypłacającym im dochody”. Tym samym pracownik może w momencie zatrudnienia okazać numer identyfikacyjny: w zaświadczeniu papierowym; Aplikacja mobilna Diya; Paszporty identyfikacyjne .

3) Wniosek o zatrudnienie nie posiada standardowej formy ani innych wymagań prawnych dla tego dokumentu, lecz jest to praktyka zwyczajów prowadzenia urzędu, zgodnie z którą we wniosku stwierdza się :

• nazwę pracodawcy i stanowisko przedstawiciela (imię i nazwisko dyrektora),
• informacje o wnioskodawcy (imię i nazwisko, dane paszportowe, dane kontaktowe),
• warunki umowy: czas nieokreślony lub czas określony,
• główne miejsce pracy lub praca w niepełnym wymiarze godzin itp.;
• stanowisko i data zatrudnienia;
• tryb czasu pracy (ile godzin tygodniowo).

4) Księga zatrudnienia . Od 10 czerwca 2021 r. ewidencja aktywności zawodowej osób fizycznych prowadzona jest w formie elektronicznej , dlatego nie ma konieczności dołączania do wniosku zeszytu ćwiczeń . Tyle, że jeśli pracownik mimo to poprosi o dokonanie wpisu w zeszycie pracy lub o jego otwarcie, pracodawca jest do tego zobowiązany.

5) Dokument o oświacie . W sztuce. 24 Kodeksu pracy Ukrainy stanowi, że dokument potwierdzający wykształcenie (specjalność, kwalifikacje) składa się w przypadkach przewidzianych przez prawo, jeżeli stanowisko, o które ubiega się pracownik, wymaga wiedzy specjalistycznej. Może to dotyczyć np. lekarzy, gdyż bez wykształcenia medycznego nie wolno pracować w tym zawodzie . Jeśli chodzi o inne dziedziny, w których prawo nie przewiduje dokumentu potwierdzającego wykształcenie, pracodawca może sam ustawić wymóg dotyczący dotychczasowego wykształcenia swoich pracowników, w rzadkich przypadkach pracodawca może poprosić o przedłożenie załącznika do dyplomu (karty świadectwa z ocenami). Jest też odwrotnie, gdy nie patrzą na wykształcenie, np. w branży IT, pracodawców bardziej interesuje doświadczenie i gotowe „studia przypadku” potencjalnego pracownika, niż jego dyplom. Jeśli jednak planujesz pracować w firmie zagranicznej, pracodawca będzie wymagał przede wszystkim dokumentu potwierdzającego kształcenie specjalne.

6) Wojskowy dokument rejestracyjny . Podobnie jak w przypadku dokumentów oświatowych, wojskowe dokumenty rejestracyjne składa się w przypadkach przewidzianych przez prawo. Przed wprowadzeniem stanu wojennego na Ukrainie dotyczyło to osób zatrudnionych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych, Ministerstwie Sytuacji Nadzwyczajnych, Służbie Bezpieczeństwa Ukrainy, Siłach Zbrojnych Ukrainy i innych. Jednakże Uchwałą CMU nr 1487 z dnia 30.12.2022 r. zatwierdzono nową Procedurę organizowania i prowadzenia ewidencji wojskowej poborowych, poborowych i rezerwistów, zobowiązującą pracodawców wszelkich form własności do zatrudniania poborowych wyłącznie pod warunkiem posiadania przez nich dowodu rejestracyjnego dla poborowych jest to zaświadczenie o rejestracji w stacji poborowej, dla poborowych jest to legitymacja wojskowa lub tymczasowe zaświadczenie poborowego, dla rezerwistów jest to legitymacja wojskowa. Informuje o tym również Państwowa Służba Pracy Ukrainy na swojej stronie internetowej . Jednocześnie pracodawcy (kierownicy lub osoby upoważnione) mają obowiązek w terminie siedmiu dni od dnia przyjęcia lub zwolnienia poborowego powiadomić terytorialne ośrodki rekrutacji i pomocy społecznej . Za nieprzestrzeganie powyższych norm odpowiedzialność administracyjną ponoszą zarówno pracownicy, jak i osoby odpowiedzialne pracodawcy. Jeżeli pracownik nie dostarczył od razu wojskowych dokumentów rejestracyjnych, musi podpisać Zawiadomienie o konieczności dostarczenia wojskowych dokumentów rejestracyjnych , tym samym pracodawca przenosi odpowiedzialność na pracownika.

7) Zaświadczenie lekarskie . Badania lekarskie są obowiązkowym warunkiem pracy kierowców, pracowników gastronomii, nauczycieli itp., co potwierdza zaświadczenie lekarskie (druk 086/U).

Ponadto należy pamiętać, że do przekazania informacji wystarczy, że pracownik jednorazowo okaże oryginały, nie ma obowiązku sporządzania dodatkowych kopii, a pracodawca nie ma obowiązku przechowywania kopii i oryginałów takich dokumentów.

Jak widać przy zatrudnianiu trzeba zwrócić uwagę na wiele czynników, a w przypadku jakichkolwiek pytań należy od razu zwrócić się o poradę do prawnika lub księgowego.

Uzyskaj poradę dotyczącą mojej sytuacji

+38 (093) 1776558 Oleksij

info@instaco.com.ua