Как оформить работника на работу обязательные и рекомендованные документы

Как оформить работника? Кажется, это простой вопрос, но все равно существует много нюансов. Давайте разбираться.

Во первых, согласно ст. 21 КЗоТ Украины трудовой договор является основным средством регулирования трудовых отношений работников и работодателей. Далее ст. 24 КЗоТ Украины отмечает, что при заключении трудового договора гражданин обязан предоставить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовую книжку (при наличии) или сведения о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, а в случаях, предусмотренных законодательством , - также документ об образовании (специальность, квалификация), о состоянии здоровья, соответствующем военно-учетном документе и другие документы.

Срок трудового договора:

• бессрочный, заключаемый на неопределенный срок;
• на определенный срок, установленный по согласованию сторон;
• на время выполнения определенной работы.

Обязательна ли письменная форма? В большинстве случаев да, ведь ст. 24 КЗоТ Украины отмечает, что письменная форма обязательна в следующих случаях:

• при организованном наборе работников;
• при заключении трудового договора о работе в районах с особыми природными географическими и геологическими условиями и условиями повышенного риска для здоровья;
• при заключении контракта;
• в случаях, когда работник настаивает на заключении трудового договора в письменной форме;
• при заключении трудового договора с несовершеннолетним (статья 187 настоящего Кодекса);
• при заключении трудового договора с физическим лицом;
• при заключении трудового договора о дистанционной работе или о надомной работе;
• при заключении трудового договора с нефиксированным рабочим временем;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Украины.

Порядок принятия на работу одинаков для юридических лиц, ФЛПов и физических лиц.

Теперь вернемся к документам работника:

1) Что касается паспорта, то следует помнить, что в версии "книга" должны быть вклеены фото в 25 и 45 лет. ID-карта имеет предельные сроки действия, на которые тоже следует обращать внимание. Запрещается требовать сведения работника о регистрации адреса проживания ( ст. 25 КЗоТ Украины ). Отсутствие регистрации адреса проживания или регистрация в другом населенном пункте не является основанием для отказа в принятии на работу, поэтому если работник с ID-картой - ему не обязательно иметь выписку о месте жительства.

2) Кроме паспорта ему нужно предоставить идентификационный номер в ст. 24 КЗоТ Украины об этом не указано, но об этом идет речь в п. 70.12.1 ст. 70 Налогового кодекса Украины : "Физические лица обязаны представлять информацию о регистрационном номере учетной карточки юридическим и физическим лицам, выплачивающим им доходы". Таким образом, работник может указать при трудоустройстве идентификационный номер: в бумажной справке; мобильном приложении Действие; ID-паспорт .

3) Заявление о принятии на работу , типового бланка или других требований со стороны законодательства к настоящему документу не имеет, но является наработкой обычаи делопроизводства, согласно которым в заявлении указывают :

• название работодателя и должность представителя (ФИО Директора),
• информация о заявителе (ФИО, паспортные данные, контактная информация),
• условия договора: бессрочный или на определенный срок,
• основное место работы или совместительство и т.д.;
• название должности и дата принятия к работе;
• режим рабочего времени (сколько часов в неделю)

4) Трудовая книжка . С 10.06.2021 года учет трудовой деятельности физических лиц ведется в электронном формате , поэтому прилагать к заявлению трудовую книжку не обязательно . Единственное, если работник все же попросит сделать запись в трудовой книжке или открыть ее - работодатель обязан это сделать.

5) Документ об образовании . В ст. 24 КЗоТ Украины указано, что документ об образовании (специальность, квалификации) подается в случаях, предусмотренных законодательством, в случае, если работа, на которую претендует работник, требует специальных знаний. Сюда можно отнести, например, врачей, ведь без медицинского образования работать в этой сфере запрещено . Что же касается других сфер, где законодательством документ об образовании не предусмотрен, то работодатель может сам устанавливать требование относительно имеющегося образования у своих работников, нередки случаи, когда работодатель может просить подать приложение к диплому (табель с оценками). Есть и наоборот, когда не смотрят на образование, например, в IT-сфере работодателей больше интересует опыт и готовые кейсы потенциального работника, а не его диплом. Но если вы планируете работать на иностранную компанию, то прежде всего работодатель был требовать документ о специальном образовании.

6) Военно-учетный документ . Как в случае с документами об образовании, военно-учетные документы представляются в случаях, предусмотренных законодательством. К введению в Украине военного положения это касалось тех, кто трудоустроился в органы МВД, МЧС, СБУ, ВСУ и другие. Но Постановлением КМУ №1487 от 30.12.2022 утвержден новый Порядок организации и ведения военного учета призывников, военнообязанных и резервистов, обязал работодателей всех форм собственности трудоустраивать военнообязанных лиц только при условии имеющейся отметки об учете удостоверение о приписке к призывному участку, для военнообязанных – это военный билет или временное удостоверение военнообязанного, для резервистов – это военный билет. Об этом также отмечает Государственная служба Украины по вопросам труда на своем сайте . При этом работодатели (руководители или уполномоченные лица) должны в семидневный срок уведомить территориальные центры комплектования и социальной поддержки о принятии на работу военнообязанного или увольнении его с работы. За невыполнение вышеперечисленных норм предусмотрена административная ответственность как работников, так и ответственных лиц работодателя. Если работник сразу не предоставил военно-учетные документы, ему нужно подписать Уведомление о необходимости предоставления военно-учетных документов , тем самым работодатель переносит ответственность на работника.

7) Медицинская справка . Медосмотр является обязательным условием для работы водителей, работников общественного питания, преподавателей и т.п., который подтверждается медицинской справкой (форма 086/У).

Кроме того, обращаем внимание, что работнику достаточно раз показать оригиналы для переноса информации, он не обязан делать дополнительные копии, так и работодатель не обязан хранить копии и оригиналы таких документов.

Как видим, при трудоустройстве следует обращать внимание на многие факторы, а если возникают какие-то вопросы - сразу обращаться к юристу или бухгалтеру для получения консультации.

Получить консультацию для моей ситуации

+38 (093) 1776558 Алексей

info@instaco.com.ua