Як оформити працівника на роботу, обов'язкові та рекомендовані документи

Як оформити працівника? Здається це просте питання, але всеодно існує багато нюансів. Давайте розбиратися.

По перше, згідно зі ст. 21 КЗпП України трудовий договір є основним засобом регулювання трудових відносин працівників та роботодавців. Далі ст. 24 КЗпП України відмічає, що при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний надати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи. 

Термін трудового договору:

• безстроковий, що укладається на невизначений строк;
• на визначений строк, встановлений за погодженням сторін;
• на час виконання певної роботи.

Чи обов'язкова письмова форма? В більшості випадків так, адже ст. 24 КЗпП України відзначає, що письмова форма обов'язкова в таких випадках:

• при організованому наборі працівників;
• при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними й геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я;
• при укладенні контракту;
• у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;
• при укладенні трудового договору з неповнолітнім (стаття 187 цього Кодексу);
• при укладенні трудового договору з фізичною особою;
• при укладенні трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу;
• при укладенні трудового договору з нефіксованим робочим часом;
• в інших випадках, передбачених законодавством України.

Порядок прийняття на роботу однаковий для юридичних осіб, ФОПів та фізичних осіб.

Тепер повернімося до документів працівника:

1) Що стосується паспорта, то треба пам'ятати, що у версії "книжка" повинні бути вклеєні фото у 25 та 45 років.  ID-картка має граничні строки дії, на які теж варту звертати увагу. Забороняється вимагати відомості працівника про реєстрацію адреси проживання (ст. 25 КЗпП України). Відсутність реєстрації адреси проживання або реєстрація в іншому населеному пункті не є підставою для відмови у прийнятті на роботу, тому якщо працівник з ID-карткою - йому не обов'язкова мати витяг про місце проживання.

2) Окрім паспорту йому потрібно надати ідентифікаційний номер, в ст. 24 КЗпП України про це не зазначено, але про це йде мова у  п. 70.12.1 ст. 70 Податкового кодексу України: "Фізичні особи зобов'язані подавати інформацію про реєстраційний номер облікової картки юридичним та фізичним особам, що виплачують їм доходи". Таким чином, працівник може показати при працевлаштування ідентифікаційний номер: у паперовій довідці; мобільному застосунку Дія; ID-паспорті.

3) Заява про прийняття на роботу, типового бланку, або інших вимог з боку законодавства до цього документу не має, але є напрацьованням звичаї діловодства, згідно з якими в заяві зазначають:

• назва роботодавця та посада представника (ПІБ Директора),
• інформація про заявника (ПІБ, паспортні данні, контактна інформація),
• умови договору: безстроковий чи на визначений термін,
• основне місце роботи чи сумісництво і т.д.;
• назва посади та дата прийняття на роботу;
• режим робочого часу (скільки годин в тиждень).

4) Трудова книжка. З 10.06.2021 року облік трудової діяльності фізичних осіб ведеться в електронному форматі, тому додавати до заяви трудову книжку не обов'язково. Єдине, якщо працівник все ж таки попросить зробити запис у трудовій книжці, або відкрити її - роботодавець зобов'язаний це зробити.

5) Документ про освіту. У ст. 24 КЗпП України зазначено, що документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію) подається у випадках, передбачених законодавством, у разі, якщо робота, на яку претендує працівник, потребує спеціальних знань. Сюди можна віднести, наприклад, лікарів, адже без медичної освіти працювати в цій сфері заборонено. Що ж стосується  інших сфер де законодавством документ про освіту не передбачений, то роботодавець може сам встановлювати вимогу відносно наявної освіти у своїх працівників, неодинокі випадки коли роботодавець може просити подати додаток до диплома (табель з оцінками). Є і навпаки, коли не дивляться на освіту, наприклад, в IT-сфері роботодавців більше цікавить досвід та готові "кейси" потенційного працівника, а не його диплом. Але якщо ви плануєте працювати на іноземну компанію, то перед усім роботодавець буле вимагати документ про спеціальну освіту.

6) Військово-обліковий документ. Як у випадку з документами про освіти, військово-облікові документи подаються у випадках, передбачених законодавством. До введення в Україні воєнного стану, це стосувалося тих хто працевлаштувався в органи МВС, МЧС, СБУ, ЗСУ та інші. Але Постановою КМУ №1487 від 30.12.2022 року затверджено новий Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, зобов'язав роботодавців усіх форм власності працевлаштовувати військовозобов'язаних осіб тільки за умови наявної відмітки про облік,  для призовників – це посвідчення про приписку до призовної дільниці, для військовозобов’язаних – це військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов’язаного,  для резервістів – це військовий квиток. Про це також відмічає Державна служба України з питань праці на своєму сайті. При цьому роботодавці (керівники або уповноваженні особи) мають у семиденний строк повідомити територіальні центри комплектування та соціальної підтримки про прийняття на роботу військовозобовʼязаного або звільнення його з роботи. За невиконання вищезазначених норм передбачена адміністративна відповідальність як працівників, так і відповідальних осіб роботодавця. Якщо працівник одразу не надав військово-облікові документи, то йому потрібно підписати Повідомлення про необхідність надання військово-облікових документів, тим самим роботодавець переносить відповідальність на працівника.

7) Медична довідка. Медогляд є обов'язковою умовою для роботи водіїв, працівників громадського харчування, викладачів тощо, який підтверджується медичною довідкою (форма 086/У).

Крім того, звертаємо увагу, що працівнику достатньо один раз показати оригінали для перенесення інформації, він не зобов'язаний робити додаткові копії, так і роботодавець не зобов'язаний зберігати копії та оригінали таких документів. 

Як бачимо,  при працевлаштуванні  треба звертати увагу на багато чинників, а якщо виникають якісь питання - одразу звертатися до юриста або бухгалтера для отримання консультації.

Отримати консультацію для моєї ситуації  

 +38 (093) 1776558 Олексій

 [email protected]