Підтвердження оплати у взаємовідносинах з іноземними контрагентами. Окремий нюанс документообігу. (+ Шаблон квитанції про отримання коштів Укр-Англ)

Як відомо, в Україні здійснення господарської операції підтверджують первинні бухгалтерські документи.

Не є виключенням, у цьому разі, і господарські правовідносини із зарубіжними партнерами. У такій ситуації є важливим як податкове резидентство, так і матеріальне право, яким, згідно ЗЕД контракту, сторони вирішили керуватись при здійсненні своєї діяльності. У будь-якому разі, якщо Ваші правовідносини підпадають під регулювання законодавства України, Ви маєте усвідомлювати, що саме у первинних бухгалтерських документах відображається здійснення господарських операцій.

У даній статті пропонуємо Вам дещо незвичний для українського простору документ, який є нормальною практикою зарубіжних країн про підтвердження оплати - Квитанція про отримання коштів.

Що зазвичай відображається у квитанції про отримання коштів?

Квитанцію про отримання коштів надає сторона, що отримала кошти стороні, що такі кошти сплатила. У квитанції про отримання коштів, як правило, зазначається:

- найменування особи, що отримала кошти, її адреса, податковий номер, контактні дані
- кому адресовано цей документ
- власне, назва документа, квитанція
- номер квитанції
- сума оплати
- спосіб, яким здійснено оплату
- реквізити документа, згідно з яким оплата відбулась (наприклад, номер та дата рахунку на оплату)
- зазначається дата складення такої квитанції
- підпис особи-отримувача коштів із зазначенням його ПІБ

Чи є квитанція про тримання коштів первинним документом?

Згідно з п. 2.1. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфін України 24.05.1995  № 88, первинні документи - це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Господарські операції - це факти підприємницької та іншої діяльності, що впливають на стан майна, капіталу, зобов'язань і фінансових результатів.

Відповідно до ст. 9 ЗУ "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні", підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади й прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Також, пунктом 2.4. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфін України 24.05.1995  № 88 передбачено, що первинні документи повинні мати такі обов'язкові реквізити: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках), посади та прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції й правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Якщо квитанція про отримання коштів містить усі зазначені вищезазначені реквізити, у тому числі відображає зміст і обсяг господарської операції, вона є первинним бухгалтерським документом. Зокрема, квитанція підтверджує рух грошових коштів і законність відображення у бухгалтерському обліку руху грошових коштів між контрагентами.

Створити Квитанцію про отримання коштів Укр-Англ, Ви можете у конструкторі Instaco за посиланням. Для створення лише необхідно ввести необхідні дані у конструкторі.