Okres przechowywania dokumentów przez przedsiębiorstwa sektora prywatnego (umowy, ustawy, faktury itp.)

Przedsiębiorstwa sektora prywatnego często stają przed pytaniem, jak długo należy przechowywać dokumenty pierwotne (umowy, ustawy, faktury, faktury itp.). Przyjrzyjmy się temu pytaniu z różnych punktów widzenia. Po pierwsze, musisz zrozumieć, że wszystkie te dokumenty są pierwotne.

Tak więc dokumentem podstawowym jest dokument zawierający informacje o transakcji biznesowej (art. 1 Ustawy Ukrainy „O rachunkowości i sprawozdawczości finansowej na Ukrainie”).

Kwestię przechowywania dokumentów pierwotnych reguluje w szczególności Regulamin dokumentowania ewidencji księgowej, zatwierdzony Rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Ukrainy z dnia 24 maja 1995 r. Nr 88, w którym w paragrafach 6.1, 6.2 wskazuje się, że pierwotne dokumenty i księgi rachunkowe, które zostały przetworzone, sprawozdania księgowe i inne podlegają obowiązkowemu przekazaniu do archiwum. Pierwotne dokumenty i księgi rachunkowe, które zostały przetworzone, księgowość i inna sprawozdawczość przed przekazaniem do archiwum przedsiębiorstwa, instytucji powinny być przechowywane w służbie księgowej w specjalnych pomieszczeniach lub zamkniętych szafach na odpowiedzialność osób upoważnionych przez głównego księgowego.

Okres przechowywania dokumentów pierwotnych, rejestrów księgowych, sprawozdań księgowych i innych raportów w archiwach przedsiębiorstwa jest ustalany zgodnie z regulacyjnym aktem prawnym w sprawach ustalania okresów przechowywania dokumentów, zatwierdzonym przez centralny organ wykonawczy, który zapewnia kształtowanie polityki państwa w zakresie archiwizacji i pracy biurowej (punkt 6. 6 Rozporządzenia w sprawie dokumentowania zapisów księgowych, zatwierdzonego Zarządzeniem Ministerstwa Finansów Ukrainy z dnia 24.05.1995 nr 88).

Regulacyjnym aktem prawnym przeznaczonym do stosowania przez wszystkie organizacje przy określaniu warunków przechowywania dokumentów, ich wyborze do stałego i długotrwałego (powyżej 10 lat) przechowywania (zwane dalej przechowywaniem archiwalnym) lub do niszczenia jest Wykaz norm dokumenty powstałe w trakcie działalności organów państwowych i władz lokalnych, innych instytucji, przedsiębiorstw i organizacji, wskazujące warunki przechowywania dokumentów, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Sprawiedliwości Ukrainy z dnia 12.04.2012 nr 578/5 i zarejestrowane w Urzędzie Ministerstwo Sprawiedliwości Ukrainy w dniu 17 kwietnia 2012 r. pod nr 571/208. Z listy tej mogą korzystać również osoby fizyczne – przedsiębiorcy.

W związku z tym okres przechowywania jest ustalany na Liście. Np. kontrakty handlowe muszą być przechowywane przez 3 lata po wygaśnięciu umowy/umowy, a także pod warunkiem zakończenia przez państwowe organy podatkowe kontroli przestrzegania prawa podatkowego, w przypadku sporów, spraw karnych, otwarcia sądu postępowania, są one zachowane do ostatecznej decyzji.

Jednocześnie okresy przechowywania dokumentów określone w tym wykazie są minimalne i nie można ich skrócić. Warunki przechowywania typowych dokumentów na nośnikach elektronicznych odpowiadają warunkom przechowywania podobnych dokumentów na papierze (punkty 1.7, 1.8 Wykazu).

Przechowywanie dokumentów pierwotnych i rejestrów księgowych, które zostały przetworzone i były podstawą sprawozdawczości, księgowości i innej sprawozdawczości, ich wykonanie i przekazanie do archiwum zapewnia główny księgowy przedsiębiorstwa, instytucji lub osoba prowadząca księgowość przedsiębiorstwa (klauzula 6.7 Rozporządzenia w sprawie zabezpieczenia dokumentów w zapisach księgowych, zatwierdzonego Zarządzeniem Ministerstwa Finansów Ukrainy z dnia 24 maja 1995 r. Nr 88).

Kalkulacja warunków przechowywania dokumentów następuje od 1 stycznia roku następującego po zakończeniu ich pracy biurowej. Na przykład liczenie okresu przechowywania spraw zakończonych pracami biurowymi w 2011 r. rozpoczyna się 1 stycznia 2012 r. (punkt 2.10 Wykazu).

Zasady organizacji pracy biurowej i archiwizacji dokumentów w organach państwowych, samorządowych, przedsiębiorstwach, instytucjach i organizacjach, zatwierdzone rozporządzenia Ministerstwa Sprawiedliwości Ukrainy z dnia 18.06.2015 nr 1000/5 i zarejestrowane w Ministerstwie Sprawiedliwości Ukrainy z dnia 22 czerwca 2015 r. pod nr 736/27181 ustanowią jednolite wymagania dotyczące tworzenia dokumentów zarządczych i pracy z dokumentami urzędowymi, a także trybu ich archiwizacji w organach państwowych, samorządach, przedsiębiorstwach, instytucjach i organizacjach , niezależnie od własności.

Jednocześnie, zgodnie z art. 44 ust. 3 Kodeksu Podatkowego Ukrainy, podatnicy są zobowiązani do zapewnienia przechowywania dokumentów określonych w ust. 44 ust. 1 niniejszego artykułu, a także dokumentów związanych z realizacją wymogów prawa, kontroli nad których przestrzeganie powierza się organom regulacyjnym, w terminach określonych przepisami prawa, ale nie mniej niż 1095 dni (2555 dni - w przypadku dokumentów i informacji wymaganych do kontroli podatkowej cen transferowych zgodnie z art. 39 i 39-2 niniejszego Kodeksu) od dnia złożenia deklaracji podatkowej, do której te dokumenty są wykorzystywane, a w przypadku zgłoszenia niezłożenia – od terminu przewidzianego w Kodeksie na złożenie takich raportów oraz dokumentów związanych z realizacją wymagania innych przepisów, których przestrzeganie powierza się organom regulacyjnym – co najmniej 1095 dni od daty odpowiedniej transakcji biznesowej (d dla odpowiednich zezwoleń - co najmniej 1095 dni od dnia upływu ich ważności).

W przypadku likwidacji podatnika dokumenty określone w punkcie 44.1 niniejszego artykułu za okres działalności podatnika wynoszący co najmniej 1095 dni (2555 dni w przypadku dokumentów i informacji niezbędnych do kontroli podatkowej cen transferowych zgodnie z art. 39 i 39-2) poprzedzające dzień likwidacji podatnika, w trybie określonym w ustawie, przekazuje się do archiwum.

Dlatego pomimo istnienia specjalistycznej ustawy o przechowywaniu dokumentów (Wykaz), która ustanawia 3 lata na przechowywanie umów po wygaśnięciu takiej umowy, Ordynacja podatkowa Ukrainy przewiduje nieco inny okres przechowywania dokumentów (1095 dni od daty złożenia zeznań podatkowych lub 2555 dni na dokumenty i informacje potrzebne do kontroli podatkowej cen transferowych).

Jednocześnie pojęciem bardzo zbliżonym do okresu przechowywania dokumentów pierwotnych jest termin przedawnienia. W końcu jest to dokładnie okres, w którym dana osoba może zwrócić się do sądu z żądaniem ochrony swojego prawa lub interesu cywilnego (art. 256 kodeksu cywilnego Ukrainy).

Ogólny termin przedawnienia wynosi trzy lata (art. 257 kodeksu cywilnego Ukrainy).

W przypadku niektórych rodzajów roszczeń prawo może ustanowić specjalny termin przedawnienia: skrócony lub dłuższy w porównaniu z ogólnym terminem przedawnienia (część 1 art. 258 kodeksu cywilnego Ukrainy).

Na przykład zgodnie z częścią 2 art. 258 Kodeksu Cywilnego Ukrainy roczny termin przedawnienia dotyczy w szczególności roszczeń o ściągnięcie kary (grzywna, opłata pieniężna); z powodu wad rzeczy sprzedanej (art. 681 Kodeksu); o rozwiązaniu umowy podarunkowej (art. 728 niniejszego Kodeksu); w związku z przewozem ładunku, poczty (art. 925 niniejszego Kodeksu) itp.

Zarejestruj się na stronie InstaDoc i korzystaj z wygodnego elektronicznego systemu zarządzania dokumentami. Dodaj kontrahentów, wybierz szablon i podpisz wymagany dokument już teraz!