Срок хранения документов предприятиями частного сектора (договоры, акты, счета и т. п.)

У предприятий частного сектора часто возникает вопрос, сколько нужно хранить первичные документы (договоры, акты, счета, накладные и т. п.). Разберем этот вопрос с разных углов. И во-первых, нужно понять, что все названные документы – первичные.

Итак, первичный документ – документ, содержащий сведения о хозяйственной операции (ст. 1 ЗУ «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»).

Вопрос хранения первичных документов регулируется, в частности, Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном Приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 № 88, в п. п. 6.1, 6.2 которого указывается, что первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерская и другая отчетность подлежат обязательной передаче в архив. Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерская и другая отчетность до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерской службе в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и иной отчетности в архиве предприятия определяется согласно нормативно-правовому акту по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденному центральным органом исполнительной власти, обеспечивающему формирование государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства (п 6. 6 Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 № 88).

Нормативно-правовым актом, предназначенным для использования всеми организациями при определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное и длительное (более 10 лет) хранения (далее – архивное хранение) или для уничтожения, является Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 № 578/5 и зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 17 апреля 2012 г. за №571/208. Этот список может использоваться также физическими лицами – предпринимателями.

Таким образом, срок хранения установлен в Перечне. Например, хозяйственные договоры должны сохраняться 3 года после окончания срока действия договора/соглашения, а также при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, в случае возникновения споров, возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам сохраняются для принятия окончательного решения.

В то же время сроки хранения документов, определенные в настоящем перечне, минимальны, их нельзя сокращать. Сроки хранения типовых документов на электронных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях (п. п. 1.7, 1.8 Перечня).

Хранение первичных документов и учетных регистров, прошедших обработку и являвшихся основанием для составления отчетности, а также бухгалтерской и другой отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения или лицо, обеспечивающее ведение бухгалтерского учета предприятия (п. 6.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном Приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 № 88).

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года (п. 2.10 Перечня).

Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказы Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 № 1000/5 и зарегистрированные в Министерстве юстиции Украины 22 июня 2015 г. за № 736/27181, устанавливают единые требования по созданию управленческих документов и работе со служебными документами, а также порядок их архивного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, независимо от форм собственности.

В то же время, согласно статье 44.3 Налогового кодекса Украины, налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных пунктом 44.1 этой статьи, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков, но не менее 1095 дней (2555 дней – для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со статьями 39 и 39-2 настоящего Кодекса) со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления – из предусмотренного настоящим Кодексом предельного срока представления такой отчетности, и документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, – не менее 1095 дней со дня совершения соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов – не менее 1095 дней со дня завершения срока их действия).

В случае ликвидации налогоплательщика документы, определенные пунктом 44.1 настоящей статьи, за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней (2555 дней – для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со статьями 39 и 39-2), предшествовавших дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Следовательно, несмотря на существование профильного нормативно-правового акта по хранению документов (Перечня), который устанавливает 3 года на хранение договоров после окончания срока действия такого договора, Налоговым кодексом Украины предусмотрен несколько иной срок хранения документов (1095 дней со дня представления налоговой отчетности или 2555 дней для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием).

В то же время очень близким сроку хранения первичных документов понятием является срок исковой давности. Ведь это именно тот срок, в пределах которого лицо может обратиться в суд с требованием о защите своего гражданского права или интереса (ст. 256 ГК Украины).

Общая исковая давность устанавливается продолжительностью в три года (ст. 257 ГК Украины).

Для отдельных видов требований законом может устанавливаться специальная исковая давность: сокращенная или более длительная по сравнению с общей исковой давностью (ч. 1 ст. 258 ГК Украины).

Так, например, в соответствии с ч. 2 ст. 258 ГК Украины, исковая давность в один год применяется, в частности, к требованиям о взыскании неустойки (штрафа, пени); в связи с недостатками проданного товара (статья 681 настоящего Кодекса); о расторжении договора дарения (статья 728 настоящего Кодекса); в связи с перевозкой груза, почты (статья 925 настоящего Кодекса) и т. д.

Регистрируйтесь на сайте ИнстаДок и используйте удобную систему электронного документооборота. Добавляйте контрагентов, выберите шаблон и подпишите нужный документ прямо сейчас!