Строк зберігання документів підприємствами приватного сектора (договори, акти, рахунки тощо)

У підприємств приватного сектора часто постає питання, скільки треба зберігати первинні документи (договори, акти, рахунки, накладні тощо). Розберемо це питання з різних кутів. І по-перше, треба зрозуміти, що усі названі документи – це первинні документи.

Отже, первинний документ – документ, який містить відомості про господарську операцію (ст. 1 ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

Питання зберігання первинних документів регулюється, зокрема, Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене Наказом Міністерства
фінансів України вiд 24.05.1995  № 88, у п. п. 6.1, 6.2 якого зазначається, що первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерська та інша звітність підлягають обов'язковій передачі до архіву. Первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерська та інша звітність до передачі їх до архіву підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерській службі у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Строк зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та іншої звітності в архіві підприємства, установи визначається згідно з нормативно-правовим актом з питань визначення строків зберігання документів, затвердженим центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства (п. 6. 6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Наказом Міністерства фінансів України вiд 24.05.1995  № 88).

Нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів,  їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання (далі – архівне зберігання) або для знищення, є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України вiд 12.04.2012 № 578/5 та зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за № 571/20884. Цей перелік може використовуватися також фізичними особами – підприємцями. 

Отже, строк зберігання встановлений у Переліку. Наприклад, господарські договори мають зберігатись 3 роки після закінчення строку дії договори/угоди, а також за умови завершення пе­ревірки державними по­дат­ковими органами з пи­тань дотримання подат­ко­вого законодавства, у разі ви­ни­к­нен­ня спорів (су­пе­ре­чок), по­ру­шен­ня кри­мі­на­ль­них справ, від­крит­тя су­да­ми про­вад­жен­ня у спра­вах збе­рі­га­ю­ть­ся до ух­ва­лен­ня ос­та­точ­но­го рі­шен­ня.

Водночас строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях (п. п. 1.7, 1.8 Переліку).

Зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерської та іншої звітності, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи або особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства (п. 6.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Наказом Міністерства фінансів України вiд 24.05.1995  № 88).

Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2011 році, починається з 1 січня 2012 року (п. 2.10 Переліку).

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказои Міністерства юстиції України 18.06.2015 №1000/5 та зареєстровані в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р. за № 736/27181, встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, незалежно від форм власності.

Водночас, відповідно до статті 44.3 Податкового кодексу України, платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених пунктом 44.1 цієї статті, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статей 39 та 39-2 цього Кодексу) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності, та документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 цієї статті, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до статей 39 та 39-2 цього Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Отже, не дивлячись на існування профільного нормативно-правового акту щодо зберігання документів (Переліку), який встановлює 3 роки на зберігання договорів піасля закінчення строку дії такого договору, Подаковим кодексом України передбачений дещо інший строк зберігання документів (1095 днів з дня подання подткової звітності чи 2555 днів для документів та інформації необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням).

Водночас дуже тісним поняттям поряд із строком зберігання первинних документів, є строк позовної давності. Адже, це саме той строк, у межах якого особа може звернутися до суду з вимогою про захист свого цивільного права або інтересу (ст. 256 ЦК УКраїни).

 Загальна позовна давність встановлюється тривалістю у три роки (ст. 257 ЦК УКраїни).

Для окремих видів вимог законом може встановлюватися спеціальна позовна давність: скорочена або більш тривала порівняно із загальною позовною давністю (ч. 1 ст. 258 ЦК УКраїни).

Так, наприклад, відповідно до ч. 2 ст. 258 ЦК України, позовна давність в один рік застосовується, зокрема, до вимог про стягнення неустойки (штрафу, пені); у зв'язку з недоліками проданого товару (стаття 681 цього Кодексу); про розірвання договору дарування (стаття 728 цього Кодексу); у зв'язку з перевезенням вантажу, пошти (стаття 925 цього Кодексу) тощо.

Реєструйтесь на сайті ІнстаДок та використовуйте зручну систему електронного документообігу. Додайте контрагентів, оберіть шаблон і підпишіть потрібний документ прямо зараз!