Procedury wizowe (zatwierdzania) dokumentów i ich rodzajów

Działalność jakiejkolwiek osoby prawnej (przedsiębiorstwa, instytucji, organizacji), przedsiębiorstwa państwowego lub komunalnego wiąże się z tworzeniem i wymianą dużej liczby dokumentów z kontrahentami.

Jeśli przedsiębiorstwo jest duże, to w takim przedsiębiorstwie można dziennie tworzyć dziesiątki kopii dokumentów. Aby nie dopuścić do zamieszania w dokumentach, ich utraty lub błędnego przesłania, każde przedsiębiorstwo czy firma powinna opracować przejrzysty system obiegu dokumentów. System zarządzania dokumentami można zbudować w trybie offline i zatwierdzić statutem firmy. W przypadku większych przedsiębiorstw wskazane jest skorzystanie ze specjalistycznych usług i oprogramowania do zarządzania dokumentami.

Obieg dokumentów w instytucji - przepływ dokumentów urzędowych od momentu ich powstania lub otrzymania do zakończenia egzekucji lub wysyłki (klauzula 12,, art. 2, ust. 1 Regulaminu
organizacja ewidencji i archiwizacji dokumentów w organach państwowych, samorządowych, przedsiębiorstwach, instytucjach i organizacjach).

System obiegu dokumentów zakłada, że istnieje pewna instrukcja, która reguluje całą drogę życia dokumentu od momentu jego powstania do momentu jego wykonania.

Prawidłowa organizacja obiegu dokumentów ułatwia sprawny przepływ dokumentów w aparacie zarządzania, równomierne obciążenie jednostek i urzędników, ma pozytywny wpływ na proces zarządzania w ogóle.

W ten sposób nowo utworzony dokument musi przejść procedurę taką jak wiza (zatwierdzenie).

Wiza oczywiście nie dotyczy wszystkich dokumentów osoby prawnej, ale tylko tych, w których jest to konieczne do oceny celowości jej wydania, jej ważności i ustalenia zgodności z prawem.

Proces ten jest nieco podobny do procesu stanowienia prawa na Ukrainie, kiedy po stworzeniu projektu ustawy jest on przesyłany do rozpatrzenia i zatwierdzenia przez odpowiednie komisje Rady Najwyższej Ukrainy.

Ze względu na formę organizacyjno-prawną, cel działalności lub skalę osoby prawnej, wskazane jest skorzystanie z takiej lub innej metody dokumentu wizowego. Dlatego istnieją pewne różnice w kolejności wiz (zatwierdzania) dokumentów.

Przeglądanie online i offline jest zwykle klasyfikowane - według metody, sekwencyjne, równoległe lub łączone - według kolejności.

Zgodnie z najczęstszą klasyfikacją rozróżnia się widzenie wewnętrzne i zewnętrzne.

Te rodzaje wiz są również przewidziane w Sekcji 56 Sekcji II Standardowych Instrukcji
o prowadzeniu ewidencji w ministerstwach, innych centralnych i lokalnych organach władzy wykonawczej” (dalej - Instrukcja), zgodnie z którą zatwierdzenie dokumentu, w razie potrzeby, może być dokonywane zarówno w ramach instytucji (wewnętrzne), jak i poza nią przez innych zainteresowanych instytucje (zewnętrzne).

Rozważmy bardziej szczegółowo każdy z tych rodzajów umów.

Wiza wewnętrzna (zatwierdzenie).

Zatwierdzenie wewnętrzne odbywa się wewnątrz przedsiębiorstwa, instytucji, samej organizacji. Zatwierdzanie wiz odbywa się z wydziałami strukturalnymi, urzędnikami, którzy zgodnie ze swoimi kompetencjami zajmują się kwestiami podniesionymi w projekcie dokumentu.

Zatwierdzający – urzędnik zatwierdzający (zatwierdzający) projekt dokumentu (klauzula 21, art. 6, rozdział I „Instrukcje dokumentowania informacji zarządczej w formie elektronicznej oraz organizowania pracy z dokumentami elektronicznymi w ewidencji, elektronicznej wymianie międzyresortowej”).

Wewnętrzna akceptacja projektu dokumentu jest wydawana z wizą składającą się z następujących elementów:

• nazwisko stanowiska osoby wystawiającej dokument;
• osobisty podpis osoby;
• Imię i nazwisko;
• data wizy

Listę urzędników firmy, którzy muszą podpisać dokument, ustala jego wykonawca na podstawie treści tego dokumentu.

Wizę umieszcza się na awersie lub, w przypadku braku miejsca na awersie ostatniego arkusza, na rewersie ostatniego arkusza projektu dokumentu. Wizy umieszcza się na papierowych kopiach dokumentów, które są tworzone, jeżeli istnieją przesłanki uznane przez instytucję za uzasadnione do sporządzania dokumentów w formie papierowej i pozostają w instytucji (klauzula 58, art. 6, sekcja I Instrukcji).

Gdy mamy kilku zatwierdzających, każdy z nich musi sprawdzić dokument pod kątem adekwatności, zgodności z prawem i zasadności, zgodnie z odpowiednimi kompetencjami danego zatwierdzającego.

W przypadku kilku osób zatwierdzających, odpowiedzialność za treść zatwierdzanego dokumentu zostanie rozdzielona na każdego z odwiedzających, zgodnie z jego kompetencjami.

Każdy z odwiedzających ma prawo do zgłaszania uwag do treści dokumentu. Uwagi zwiedzającego umieszczane są na osobnej kartce, a fakt zgłoszenia uwag należy odnotować na samym projekcie. Można to zrobić, dodając zdanie „Komentarze i sugestie w załączeniu” zaraz po wizie danej osoby.

Jeśli okaże się, że w projekcie dokumentu trzeba wprowadzić uzupełnienia lub istotne zmiany, to taki dokument w nowo utworzonej formie będzie musiał zostać ponownie zatwierdzony przez wszystkich zatwierdzających.

Zatwierdzenie zewnętrzne.

Zatwierdzenie zewnętrzne to zgoda dokumentu z 

przez inne osoby prawne, niezależnie od stopnia ich podporządkowania.

Zewnętrzne zatwierdzenie projektów dokumentów utworzonych w formie papierowej odbywa się poprzez umieszczenie na nich pieczęci zatwierdzającej, która zawiera:

• słowo „UZGODNIONY”;
• nazwa stanowiska osoby i instytucji, z którą projekt dokumentu jest uzgodniony;
• osobisty podpis urzędnika opatrzony urzędową pieczęcią;
• imię własne, nazwisko;
• data lub tytuł dokumentu potwierdzającego zatwierdzenie;
• data i numer dokumentu (indeks) (klauzula 62 art. 6, rozdział I instrukcji).

Zatwierdzenie zewnętrzne przeprowadza się w przypadkach, gdy jeden podmiot prawny musi zatwierdzić projekt, na przykład z:

• przez organizacje wyższego szczebla, jeżeli treść dokumentu dotyczy działań zarządczych, których realizacja jest możliwa tylko za zgodą tych organizacji;
• przez organy państwowe, które zgodnie z obowiązującymi przepisami sprawują kontrolę w określonej dziedzinie działalności (finanse, ochrona środowiska, bezpieczeństwo i higiena pracy itp.);
• przedsiębiorstwa tego samego poziomu, jeżeli publikacja dokumentu wpływa na ich interesy;
• przez podległe osoby prawne, jeżeli są one stroną obowiązkową do realizacji odpowiedniego stosunku prawnego;
• przez organizacje publiczne w razie konieczności lub w przypadkach przewidzianych przez obowiązujące prawo.

Pieczęć zatwierdzenia jest umieszczona pod podpisem na ostatniej stronie projektu dokumentu.

W przypadku, gdy treść dokumentu dotyczy więcej niż trzech instytucji, sporządzany jest arkusz zgody, który odnotowuje się na dokumencie w miejscu stempla zgody, np.: „Załączamy arkusz zgody”.

Arkusz homologacji jest sporządzony z przodu i, jeśli to konieczne, na odwrocie jednego arkusza (art. 6, sekcja I instrukcji).

Procedura akceptacji zewnętrznej.

Zatwierdzenie zewnętrzne w przypadku potrzeby określonej przepisami prawa przeprowadza się w następującej kolejności:

- z instytucjami tego samego szczebla i innymi instytucjami;

- z organizacjami publicznymi;

- z organami sprawującymi kontrolę państwa na określonym obszarze;

- z instytucjami wyższego szczebla (punkt 22.12 Rozdział 22 "Instrukcja prowadzenia ewidencji w Ministerstwie Sprawiedliwości Ukrainy").

Należy również pamiętać, że okres między datą zewnętrznego zatwierdzenia projektu aktu prawnego, który podlega rejestracji państwowej, a datą przyjęcia takiego aktu, nie powinien przekraczać 60 dni.

Oglądanie online i offline.

Wiza offline jest zwykle stosowana w przedsiębiorstwach, instytucjach o niewielkich rozmiarach, gdy mamy do czynienia z niewielką liczbą dokumentów. Dokument w formie papierowej jest fizycznie przenoszony od jednego zatwierdzającego do drugiego, po czym jest zatwierdzany.

W przypadku większych przedsiębiorstw bardziej odpowiednie będzie skorzystanie z wizy online. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy w naszej firmie zostanie wprowadzony elektroniczny system zarządzania dokumentami i korzystamy z dokumentów elektronicznych.

Do tego typu obiegu dokumentów wykorzystywane są specjalne usługi i oprogramowanie, które pozwalają firmie usprawnić i zoptymalizować jej zasoby związane z obiegiem dokumentów.

Przypominamy, że elektroniczny obieg dokumentów (obieg dokumentów elektronicznych) to zespół procesów tworzenia, przetwarzania, przesyłania, przesyłania, odbioru, przechowywania, użytkowania i niszczenia dokumentów elektronicznych, który odbywa się z zastosowaniem kontroli integralności i , jeśli to konieczne, z potwierdzeniem otrzymania takich dokumentów.

Zgodnie z Ustawą Ukrainy „O dokumentach elektronicznych i zarządzaniu dokumentami elektronicznymi” dokument poświadczony elektronicznym podpisem cyfrowym jest uznawany za dokument elektroniczny. A dokument w formie elektronicznej to dokument, w którym informacje są zapisywane w postaci danych elektronicznych bez elektronicznego podpisu cyfrowego (w formie zeskanowanej).

Podpis elektroniczny (ES) – dane elektroniczne, które są dodawane przez podpisującego do innych danych elektronicznych lub są z nimi logicznie powiązane i są przez niego wykorzystywane jako podpis.

EP jest obowiązkowym rekwizytem dokumentu elektronicznego, który służy do identyfikacji autora i (lub) sygnatariusza dokumentu elektronicznego przez inne podmioty elektronicznego obiegu dokumentów. Stosunki związane ze stosowaniem elektronicznych podpisów cyfrowych reguluje Ustawa Ukrainy „O elektronicznych usługach zaufania”.

W przypadku, gdy wiza jest wymagana, projekt dokumentu jest przesyłany do wszystkich odwiedzających za pomocą elektronicznego systemu obiegu dokumentów i jego wiza jest przeprowadzana.

Podpisywanie i zatwierdzanie projektów dokumentów elektronicznych

Procedura wizowa i zatwierdzania projektów dokumentów elektronicznych została zatwierdzona Uchwałą CMU nr 55 z dnia 17 stycznia 2018 r.

Zgodnie z tą uchwałą zatwierdzenie projektu dokumentu elektronicznego polega na jego zatwierdzeniu przez osoby upoważnione wskazane w karcie ewidencyjno-monitorującej, którą zapewnia system elektronicznego obiegu dokumentów instytucji na podstawie utworzonej listy osób zatwierdzających określone w karcie ewidencyjnej i monitorującej.

Informacja o zatwierdzeniu, odrzuceniu lub zwrocie jest automatycznie wpisywana do karty rejestracji i monitoringu.

Zatwierdzenie i podpisanie projektu dokumentu elektronicznego odbywa się w następującej kolejności:

1. projekt dokumentu elektronicznego jest wstępnie zatwierdzany przez jego autora, kierownika jednostki podległej i kierownika jednostki strukturalnej (jednostki odpowiedzialnej) oraz osoby upoważnione innych jednostek strukturalnych instytucji wskazanej w karcie ewidencyjnej i monitorującej;
2. projekt dokumentu elektronicznego jest zatwierdzany przez wicedyrektora instytucji, który koordynuje pracę komórki strukturalnej odpowiedzialnej za przygotowanie projektu dokumentu elektronicznego (zatwierdzenie przez innych wicedyrektorów instytucji koordynujących pracę zainteresowanych jednostek , Nie jest wymagane);
3. w przypadku akceptacji projektów zleceń (zleceń) w formie elektronicznej, projekt zlecenia (zlecenia) jest zatwierdzany przez upoważnionego przedstawiciela służby prawnej na podstawie wyników badania prawnego oraz kierownika jednostki strukturalnej (specjalisty) w sprawy zapobiegania i wykrywania korupcji, a także redaktora;
4. projekt dokumentu elektronicznego jest zatwierdzany przez wszystkich urzędników (zatwierdzających), których wizy są przewidziane w karcie rejestracyjnej i kontrolnej, natomiast zatwierdzenie projektu dokumentu elektronicznego nie zatwierdza określonego dokumentu;
5.  projekt podpisuje kierownik (sygnatariusz), który zatwierdza dokument elektroniczny (klauzula 105 Uchwały CMU Nr 55 z dnia 17.01.2018).

Niezatwierdzony w prawidłowy sposób projekt dokumentu elektronicznego nie jest przekazywany do podpisu (zatwierdzenia).

Za odpowiednie zatwierdzenie odpowiada osoba zatwierdzająca (klauzula 109 Uchwały CMU nr 55 z dnia 17 stycznia 2018 r.).

Należy również zauważyć, że nie wolno przekazywać tego samego dokumentu w formie elektronicznej i papierowej w siedzibie instytucji.

Obrazowanie równoległe, sekwencyjne i mieszane (uzgadnianie).

Zatwierdzenie równoległe to rodzaj zatwierdzenia, w którym nie występują żadne warunki lub kolejność zatwierdzania. Każdy z zatwierdzających ma uprawnienia do zatwierdzania projektu dokumentu, niezależnie od innych zatwierdzających.

W przypadkach, gdy w przedsiębiorstwie ustanowiona jest jasna hierarchia lub statut przedsiębiorstwa lub przepisy wymagają wyraźnej kolejności zatwierdzania od wykonawcy do najwyższego ogniwa w strukturze relacji, stosuje się zatwierdzanie sekwencyjne. Jest to ustalona sekwencja osób zatwierdzających, zgodnie z którą projekt dokumentu jest przesyłany od jednego gościa do gościa o wyższej randze. Przy tego typu zatwierdzeniu gość niższego poziomu nie może zatwierdzić dokumentu, jeśli nie zrobił tego odwiedzający wyższego poziomu, który jest przed nim.

Przy elektronicznym zarządzaniu dokumentami, w przypadku zatwierdzania sekwencyjnego, system określa pewną kolejność, według której projekt dokumentu jest kolejno przesyłany do zatwierdzających.

Mieszany typ zatwierdzania może łączyć obie cechy zatwierdzania równoległego i sekwencyjnego dokumentów.

Na przykład, gdy korzystamy z zewnętrznej zgody z różnymi podmiotami prawnymi, spójna zgoda może być zastosowana w środku jednego z nich. Jednak nie mamy ustalonej sekwencji między tymi dwoma podmiotami prawnymi i używają one równoległej zgody.

Na Ukrainie elektroniczne zarządzanie dokumentami zyskuje coraz większą popularność zarówno wśród małych, jak i dużych przedsiębiorstw. To znacznie ogranicza zasoby i optymalizuje pracę przedsiębiorstw, instytucji i organizacji.

Za pomocą naszego serwisu https://instaco.com.ua/ możesz w prosty sposób wdrożyć elektroniczne zarządzanie dokumentami w swojej firmie. Będziesz mógł skorzystać z usług odbioru i wysyłania dokumentów elektronicznych za pośrednictwem naszego serwisu, a także skorzystać z rozszerzonej funkcjonalności systemu w zakresie prowadzenia rejestru kontrahentów, wygenerować dokument wypełniony danymi i podpisać go kwalifikowanym elektronicznym podpis cyfrowy.