Процедури візування (погодження) документів та їх різновиди

Діяльність будь-якої юридичної особи (підприємства, установи, організації), державних чи комунальних підприємств пов’язана зі створенням та обміном великої кількості документів із контрагентами.

Якщо підприємство великого розміру, то на такому підприємстві в день можуть створюватися десятки екземплярів документів. З метою недопущення плутанини в документах, їх втрати чи помилкового відправлення, на кожному підприємстві чи компанії повинна бути розроблена чітка система документообігу. Система документообігу може бути побудована на офлайн принципі, та затверджена уставом підприємства. Для більш масштабних підприємств вже доцільно використовувати спеціалізовані сервіси, програмне забезпечення щодо документообігу.

Документообіг в установі - рух службових документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення (п. 12, ст. 2, Розділ 1 Правил
організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях).

Система документообігу передбачає, що існує певна інструкція, яка регламентує весь життєвий шлях документа від моменту його створення до моменту його виконання.

Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженню підрозділів і посадових осіб, позитивно впливає на управлінський процес загалом.

На цьому шляху новостворений документ повинен пройти таку процедуру як візування (погодження).

Візування, звісно, застосовується не до всіх документів юридичної особи, а тільки до таких, коли необхідне оцінити доцільність його видання, обґрунтованість та встановити відповідність законодавству.

Цей процес дещо схожий на законотворчий процес в Україні, коли після створення законопроекту, його надсилають на перевірку та погодження до профільних комітетів Верховної Ради України.

Виходячи із організаційно-правової форми, мети діяльності чи масштабу юридичної особи, доцільно застосовувати той чи інший метод візування документа. Саме тому існують певні відмінності у порядку візування (погодження) документів.

Зазвичай класифікують онлайн та офлайн візування - за способом, послідовне, паралельне чи комбіноване – за порядком.

За найпоширенішою класифікацією виділяють внутрішнє та зовнішнє візування.

Дані різновиди візування також передбачено у п. 56 Розділі II «Типової Інструкції
з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади» (далі – Інструкції), відповідно до якої погодження документа у разі потреби може здійснюватися як в установі (внутрішнє), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє).

Розглянемо більш детально кожен з цих різновидів погодження.

Внутрішнє візування (погодження).

Внутрішнє погодження здійснюється усередині самого підприємства, установи, організації. Візування здійснюється зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до своєї компетенції займаються питаннями, порушеними в проєкті документа.

Погоджувач - посадова особа, що здійснює візування (погодження) проєкту документа (п. 21 ст. 6 Розділ I «Інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну»).

Внутрішнє погодження проєкту документа оформлюють візою, що складається з таких елементів:

• назва посади особи, що візує документ;
• особистий підпис особи;
• ім’я та прізвище;
• дата візування.

Перелік посадових осіб підприємства, які повинні завізувати документ, визначає його виконавець, виходячи зі змісту цього документа.

Віза проставляється на лицьовому або в разі, коли місця на лицьовому боці останнього аркуша недостатньо, на зворотному боці останнього аркуша проєкту документа. Візи проставляються на паперових примірниках документів, що створюються у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, та залишаються в установі (п.58 ст. 6 Розділ I Інструкції).

Коли ми маємо декілька погоджувачів, то кожен з них повинен перевірити документ на доцільність, відповідність законодавству та обґрунтованість, відповідно до належної компетенції конкретного погоджувача.

У випадку наявності декількох погоджувачів, відповідальність за зміст документа, який вони візують, буде розповсюджуватись до кожного із візитерів, згідно з його компетенцією.

Кожен із візитерів має право подати свої зауваження до змісту документа. Зауваження візитером подаються на окремому аркуші, та обов’язково на самому проєкті зазначається факт, що були подані зауваження. Це можна зробити, додавши речення «Зауваження й пропозиції додаються», розташувавши його одразу за візуванням особи.

У разі якщо, з’ясується, що у проєкт документа необхідно внести доповнення чи  суттєві зміни, то такий документ у новоствореному вигляді необхідно буде візувати заново усім погоджувачам.

Зовнішнє погодження.

Зовнішнє погодження – це погодження документа з іншими юридичними особами незалежно від рівня їх підпорядкування.

Зовнішнє погодження проєктів документів, створених у паперовій формі, оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе:

• слово “ПОГОДЖЕНО”;
• найменування посади особи та установи, з якою погоджується проєкт документа;
• особистий підпис посадової особи, скріплений гербовою печаткою;
• власне ім’я, прізвище;
• дату або назву документа, що підтверджує погодження;
• дату і номер документа (індекс) (п.62 ст. 6 Розділ I Інструкції).

Зовнішнє погодження здійснюється у випадках, коли одній юридичній особі необхідно здійснити погодження проєкту наприклад з:

• організаціями вищого рівня в разі, якщо зміст документа стосується управлінських дій, здійснення яких можливе лише з дозволу цих організацій;
• державними органами, які згідно з чинним законодавством здійснюють контроль у певній сфері діяльності (фінансовій, екологічній, з охорони праці та життєдіяльності тощо);
• підприємствами одного рівня, якщо видання документа зачіпає їхні інтереси;
• підвідомчими юридичними особами, якщо вони є обов’язковою стороною для здійснення відповідних правовідносин;
• громадськими організаціями в разі необхідності або у випадках, передбачених чинним законодавством.

Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проєкту документа.

У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад: «Аркуш погодження додається».

Аркуш погодження оформлюється на лицьовому, та у разі потреби, зворотному боці одного аркуша (ст. 6 Розділ I Інструкції).

Порядок зовнішнього погодження.

Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

- з установами однакового рівня та іншими установами;

- з громадськими організаціями;

- з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;

- з установами вищого рівня (п. 22.12 Розділ 22 «Інструкції з діловодства в Міністерстві юстиції України») .

Також важливо пам’ятати, що строк між датою зовнішнього погодження проєкту нормативно-правового акта, який підлягає державній реєстрації, і датою прийняття такого акта не повинен перевищувати 60 днів. 

Онлайн та офлайн візування.

Офлайн візування зазвичай використовується на підприємствах, установах невеликих розмірів, коли ми маємо справу з невеликою кількістю документів. Документ у паперовому вигляді фізично переміщується від одного погоджувача до іншого, після чого відбувається його візування.    

Для підприємств більш масштабних доцільніше вже буде використовувати візування онлайн. Воно можливе лише тоді, коли на нашому підприємстві введено систему електронного документообігу та ми користуємося саме електронними документами.

Для цього виду документообігу використовуються спеціальні сервіси, програмне забезпечення, яке дозволяє компанії полегшити та оптимізувати свої ресурси, пов’язані із документообігом.

Нагадаємо, що електронний документообіг (обіг електронних документів) – це  сукупність процесів створення, опрацювання, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, що виконується із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронним документом визнається документ, засвідчений електронним цифровим підписом. А документ в електронній формі – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних без електронного цифрового підпису (в сканованій формі).

Електронний підпис (ЕП) - електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються ним як підпис.

ЕП є обов’язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та (або) підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу. Відносини, пов’язані з використанням електронних цифрових підписів врегульовано Законом України «Про електронні довірчі услуги».

У випадку необхідності візування, проєкт документу за допомогою системи електронного документообігу надсилається усім візитерам та здійснюється його візування.

Візування та погодження проєктів електронних документів

Порядок візування та погодження проєктів електронних документів затверджено Постановою КМУ № 55 від 17.01.2018 року.

Відповідно до цієї постанови, погодження проєкту електронного документа полягає у його візуванні уповноваженими особами, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці, що забезпечується системою електронного документообігу установи на підставі сформованого переліку погоджувачів, зазначених у реєстраційно-моніторинговій картці.

Інформація про погодження, відхилення або повернення автоматично вноситься до реєстраційно-моніторингової картки.

Погодження та підписання проєкту електронного документа здійснюється у такому порядку:

1. проєкт електронного документа спочатку візується його автором, керівником підпорядкованого підрозділу та керівником структурного підрозділу (відповідального підрозділу) та уповноваженими особами інших структурних підрозділів установи, зазначеними в реєстраційно-моніторинговій картці;
2. проєкт електронного документа візується заступником керівника установи, який координує роботу структурного підрозділу, відповідального за підготовку проєкту електронного документа (погодження інших заступників керівника установи, які координують роботу заінтересованих підрозділів, не вимагається);
3. у разі погодження проєктів наказів (розпоряджень) в електронній формі проєкт наказу (розпорядження) візується уповноваженим представником юридичної служби за результатами проведення юридичної експертизи та керівником структурного підрозділу (спеціалістом) з питань запобігання та виявлення корупції, а також редактором;
4. проєкт електронного документа візується всіма посадовими особами (погоджувачами), наявність візи яких передбачено в реєстраційно-моніторинговій картці, при цьому візування проєкту електронного документа не затверджує зазначений документ;

5) проєкт підписується керівником (підписувачем), який затверджує електронний документ (п. 105 Постанови КМУ № 55 від 17.01.2018 року).

Не погоджений у відповідному порядку проєкт електронного документа не передається на підписання (затвердження).

Погоджувач несе відповідальність за відповідне погодження (п. 109 Постанови КМУ № 55 від 17.01.2018 року).

Слід також відмітити, що проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається.  

Паралельне, послідовне та змішане візування (погодження).

            Паралельне погодження – це різновид погодження, при якому відсутні будь-які умови погодження чи послідовність. Кожен із погоджувачів має повноваження погоджувати проєкт документу, незалежно від інших погоджувачів.

            У випадках, коли на підприємстві встановлена чітка ієрархія, чи статут підприємства або законодавство вимагає чіткий порядок погодження від виконавця до вищої ланки у структурі взаємовідносин, то застосовується послідовне погодження. Воно являє собою встановлену послідовність погоджувачів, згідно якої проєкт документу надсилається від одного візитера до візитера вищої ланки. При такому виді погодження візитер нижчої ланки не може погодити документ, якщо це не зробив візитер вищої ланки, який знаходиться перед ним.

При електронному документобізі, у випадку послідовного погодження, системою зазначену певну послідовність, відповідно до якої проєкт документу надсилається по черзі до погоджувачів.

Змішаний тип погодження може комбінувати у собі як ознаки паралельного так і послідовного погодження документів.

Наприклад, коли ми використовуємо зовнішнє погодження із різними юридичними особами, то в середині однієї із них може бути застосоване послідовне погодження. Однак, між цими двома юридичними особами ми не маємо встановленої послідовності, і вони використовують паралельне погодження.

В Україні електронний документообіг набуває все більшої популярності як для малих так і великих підприємств. Це значно скорочує ресурси та оптимізує роботу підприємств, установ, організацій.

За допомогою нашого сервісу https://instaco.com.ua/ Ви з легкістю зможете запровадити електронний документообіг на своєму підприємстві. Ви зможете скористуватися послугами з отримання та відправки електронних документів через наш сервіс, а також скористатися розширеним функціоналом системи в частині ведення реєстру контрагентів, згенерувати документ, заповнений даними а також підписати його кваліфікованим електронно-цифровим підписом.