Процедуры визирования (согласования) документов и их разновидности

Деятельность любого юридического лица (предприятия, учреждения, организации), государственных или коммунальных предприятий связана с созданием и обменом большого количества документов с контрагентами.

Если предприятие больших размеров, то на таком предприятии в день могут создаваться десятки экземпляров документов. В целях недопущения путаницы в документах, их потери или ошибочного отправления, на каждом предприятии или компании должна быть разработана четкая система документооборота. Система документооборота может быть построена на оффлайн принципе и утверждена уставом предприятия. Для более масштабных предприятий уже целесообразно использовать специализированные сервисы, программное обеспечение документооборота.

Документооборот в учреждении – движение служебных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки (п. 12, ст. 2, Раздел 1 Правил
организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, учреждениях и организациях).

Система документооборота предполагает, что существует определенная инструкция, регламентирующая весь жизненный путь документа с момента его создания до момента его выполнения.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, положительно влияет на управленческий процесс в целом.

На этом пути новый документ должен пройти такую процедуру как визирование (согласование).

Визировка, конечно, применяется не ко всем документам юридического лица, а только к таким, когда необходимо оценить целесообразность его издания, обоснованность и установить соответствие законодательству.

Этот процесс несколько похож на законотворческий процесс в Украине, когда после создания законопроекта его направляют на проверку и согласование в профильные комитеты Верховной Рады Украины.

Исходя из организационно-правовой формы, цели деятельности либо масштаба юридического лица, целесообразно использовать тот либо другой способ визирования документа. Именно поэтому существуют определенные отличия в порядке визирования (согласования) документов.

Обычно классифицируют онлайн и офлайн визирование – по способу, последовательное, параллельное или комбинированное – по порядку.

По наиболее распространенной классификации выделяют внутреннюю и внешнюю визировку.

Данные разновидности визирования также предусмотрены в п.56 Разделе II «Типовой Инструкции
по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти» (далее – Инструкции), согласно которой согласование документа в случае необходимости может осуществляться как в учреждении (внутреннее), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее).

Рассмотрим более подробно каждую из этих разновидностей согласования.

Внутренняя визировка (согласование).

Внутреннее согласование осуществляется внутри самого компании, учреждения, организации. Визировка осуществляется со структурными подразделениями, должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией занимаются вопросами, поднятыми в проекте документа.

Согласитель – должностное лицо, осуществляющее визирование (согласование) проекта документа (п.21 ст. 6 Раздел I «Инструкции по документированию управленческой информации в электронной форме и организации работы с электронными документами в делопроизводстве, электронного межведомственного обмена»).

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой, состоящей из следующих элементов:

• название должности лица, визирующего документ;
• личная подпись личности;
• имя и фамилия;
• дата визирования.

Список должностных лиц предприятия, которые должны завизировать документ, определяет его исполнитель, исходя из содержания этого документа.

Виза проставляется на лицевой или в случае, когда места на лицевой стороне последнего листа недостаточно, на оборотной стороне последнего листа проекта документа. Визы проставляются на бумажных экземплярах документов, которые создаются при наличии оснований, которые признаются обоснованными для создания учреждением документов в бумажной форме, и остаются в учреждении (п.58 ст. 6 Раздел I Инструкции).

Когда у нас есть несколько согласителей, каждый из них должен проверить документ на целесообразность, соответствие законодательству и обоснованность в соответствии с надлежащей компетенцией конкретного согласителя.

В случае наличия нескольких согласителей, ответственность за содержание визируемого документа будет распространяться к каждому из визитеров, согласно его компетенции.

Каждый из визитеров имеет право подать свои замечания по содержанию документа. Замечания визитером представляются на отдельном листе, и обязательно на самом проекте указывается факт, что были поданы замечания. Это можно сделать, добавив предложение «Замечания и предложения прилагаются», разместив его сразу по визированию лица.

В случае если выяснится, что в проект документа необходимо внести дополнения или существенные изменения, то такой документ во вновь созданном виде необходимо будет визировать заново всем согласителям.

Наружное согласование.

Внешнее согласование – это согласование документа с другими юридическими лицами, независимо от уровня их подчинения.

Внешнее согласование проектов документов, созданных в бумажной форме, оформляется путем проставления на них грифа согласования, включающего в себя:

• слово "СОГЛАСОВАНО";
• наименование должности лица и учреждения, с которым согласен проект документа;
• личная подпись должностного лица, скрепленная гербовой печатью;
• собственное имя, фамилия;
• дату или название документа, подтверждающего согласование;
• дату и номер документа (индекс) (п.62 ст. 6 Раздел I Инструкции).

Внешнее согласование осуществляется в случаях, когда одному юридическому лицу необходимо осуществить согласование проекта, например:

• организациями высшего уровня в случае, если содержание документа касается управленческих действий, осуществление которых возможно только с разрешения этих организаций;
• государственными органами, которые согласно действующему законодательству осуществляют контроль в определенной сфере деятельности (финансовой, экологической, охране труда и жизнедеятельности и т.п.);
• предприятиями одного уровня, если издание документа затрагивает их интересы;
• подведомственными юридическими лицами, если они являются обязательной стороной для осуществления соответствующих правоотношений;
• общественными организациями при необходимости или в случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Гриф согласования ставится ниже подписи на последней странице проекта документа.

В случае если содержание документа касается более трех учреждений, составляется лист согласования, о чем делается отметка в документе на месте грифа согласования, например: «Лист согласования прилагается».

Лист согласования оформляется на лицевой и в случае необходимости обратной стороне одного листа (ст. 6 Раздел I Инструкции).

Порядок внешнего согласования.

Внешнее согласование по необходимости, определенной законодательством, осуществляется в следующей последовательности:

- с учреждениями одинакового уровня и другими учреждениями;

- с общественными организациями;

- с органами, осуществляющими государственный контроль в определенной сфере;

- с учреждениями высшего уровня (п. 22.12 Раздел 22 «Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Украины»).

Также важно помнить, что срок между датой внешнего согласования проекта нормативно правового акта, подлежащего государственной регистрации, и датой принятия такого акта не должен превышать 60 дней.

Онлайн и офлайн визирование.

Офлайн визирование обычно используется на предприятиях, учреждениях небольших размеров, когда мы имеем дело с небольшим количеством документов. Документ в бумажном виде физически перемещается от одного согласителя к другому, после чего происходит его визирование.

Для более масштабных предприятий целесообразнее уже будет использовать визирование онлайн. Оно возможно только тогда, когда на нашем предприятии введена система электронного документооборота и мы пользуемся электронными документами.

Для этого вида документооборота используются специальные сервисы, программное обеспечение, позволяющее компании облегчить и оптимизировать свои ресурсы, связанные с документооборотом.

Напомним, что электронный документооборот (оборот электронных документов) – это совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которая выполняется с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов.

В соответствии с Законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» электронным документом признается документ, удостоверенный электронной цифровой подписью. А документ в электронной форме – документ, информация, в котором зафиксирована в виде электронных данных без электронной цифровой подписи (в сканированной форме).

Электронная подпись (ЭП) – электронные данные, которые добавляются подписчиком к другим электронным данным или логически с ними связываются и используются им в качестве подписи.

ЭП является обязательным реквизитом электронного документа, используемого для идентификации автора и/или подписчика электронного документа другими субъектами электронного документооборота. Отношения, связанные с использованием электронных цифровых подписей, урегулированы Законом Украины «Об электронных доверительных услугах».

В случае необходимости визирования проект документа с помощью системы электронного документооборота направляется всем визитерам и осуществляется его визирование.

Визирование и согласование проектов электронных документов

Порядок визирования и согласования проектов электронных документов утвержден Постановлением КМУ №55 от 17.01.2018 года.

Согласно этому постановлению, согласование проекта электронного документа заключается в его визировании уполномоченными лицами, указанными в регистрационно-мониторинговой карточке, что обеспечивается системой электронного документооборота учреждения на основании сформированного перечня согласителей, указанных в регистрационно-мониторинговой карточке.

Информация о согласовании, отклонении или возврате автоматически вносится в регистрационно-мониторинговую карту.

Согласование и подписание проекта электронного документа осуществляется в следующем порядке:

1. проект электронного документа сначала визируется его автором, руководителем подчиненного подразделения и руководителем структурного подразделения (ответственного подразделения) и уполномоченными лицами других структурных подразделений учреждения, указанными в регистрационно-мониторинговой карточке;
2. проект электронного документа визируется заместителем руководителя учреждения, координирующего работу структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта электронного документа (согласование других заместителей руководителя учреждения, координирующих работу заинтересованных подразделений, не требуется);
3. в случае согласования проектов приказов (распоряжений) в электронной форме проект приказа (распоряжения) визируется уполномоченным представителем юридической службы по результатам проведения юридической экспертизы и руководителем структурного подразделения (специалистом) по предотвращению и обнаружению коррупции, а также редактором;
4. проект электронного документа визируется всеми должностными лицами (согласителями), наличие визы которых предусмотрено в регистрационно-мониторинговой карточке, при этом визирование проекта электронного документа не утверждает указанный документ;
5. проект подписывается руководителем (подписчиком), утверждающим электронный документ (п. 105 Постановления КМУ № 55 от 17.01.2018).

Не согласованный в соответствующем порядке проект электронного документа не передается подписание (утверждение).

Соглашающий несет ответственность за соответствующее согласование (п. 109 Постановления КМУ № 55 от 17.01.2018 года).

Следует также отметить, что прохождение в делопроизводстве учреждения одного и того же документа в электронной и бумажной форме не допускается.

Параллельное, последовательное и смешанное визирование (согласование).

Параллельное согласование – это вид согласования, при котором отсутствуют какие-либо условия согласования или последовательность. Каждый из согласителей имеет полномочия согласовывать проект документа независимо от других согласителей.

В случаях, когда на предприятии установлена четкая иерархия, устав предприятия или законодательство требует четкий порядок согласования от исполнителя до высшего звена в структуре взаимоотношений, то применяется последовательное согласование. Оно представляет собой установленную последовательность согласителей, согласно которой проект документа посылается от одного визитера к визитеру высшего звена. При таком виде согласования визитер низшего звена не может согласовать документ, если это не сделал находящийся перед ним визитер высшего звена.

При электронном документе, в случае последовательного согласования, системой указана определенная последовательность, согласно которой проект документа направляется поочередно к согласителям.

Смешанный тип согласования может комбинировать как признаки параллельного так и последовательного согласования документов.

Например, когда мы используем внешнее согласование с различными юридическими лицами, то внутри одного из них может быть применено последовательное согласование. Однако между этими двумя юридическими лицами у нас нет установленной последовательности, и они используют параллельное согласование.

В Украине электронный документооборот приобретает все большую популярность как для малых так и крупных предприятий. Это значительно сокращает ресурсы и оптимизирует работу предприятий, учреждений, организаций.

С помощью нашего сервиса https://instaco.com.ua/ Вы легко сможете ввести электронный документооборот на своем предприятии. Вы сможете воспользоваться услугами получения и отправки электронных документов через наш сервис, а также воспользоваться расширенным функционалом системы в части ведения реестра контрагентов, сгенерировать документ, заполненный данными, а также подписать его квалифицированной электронно-цифровой подписью.