Ostrzeżenia dotyczące adresów e-mail w umowie

Przy zawieraniu i realizacji umów gospodarczych w celu optymalizacji czasu i zasobów ludzkich często konieczne jest przekazywanie informacji (przesyłanie wniosków, aktów, raportów itp.) drogą korespondencji elektronicznej, w tym z wykorzystaniem poczty elektronicznej. Aby zapobiec niepożądanym zagrożeniom, oczywiście najlepiej jest dokonać w samej umowie zastrzeżenia co do adresów e-mail, z których taka korespondencja może być prowadzona oraz określić w jakich sytuacjach taka korespondencja będzie wykorzystywana przez strony transakcji. Zastrzeżenie takie musi wyraźnie wskazywać adresy e-mail, z których można kierować taką korespondencję.Kwestia zawarcia umowy w formie elektronicznej, a także dalszej realizacji umowy z wykorzystaniem korespondencji elektronicznej ma swoje cechy i wymaga szczegółowego omówienia.

Zgodnie z art. 205 Kodeksu Cywilnego Ukrainy transakcje mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie (elektronicznie). Stronom przysługuje prawo wyboru formy transakcji, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej. Czyn, dla którego prawo nie przewiduje obowiązkowej formy pisemnej, uważa się za popełniony, jeżeli postępowanie stron dowodzi ich woli przed wystąpieniem odpowiednich skutków prawnych.

Zgodnie z art. 207 Kodeksu Cywilnego Ukrainy transakcję uważa się za dokonaną w formie pisemnej, jeżeli jej treść jest utrwalona w jednym lub kilku dokumentach (w tym elektronicznych), w listach, telegramach wymienianych przez strony lub przesłanych przez nie do system teleinformatyczny, z którego korzystają strony. Jeżeli treść transakcji jest utrwalona w kilku dokumentach, treść takiej transakcji może być również utrwalona poprzez odniesienie w jednym z tych dokumentów do innych dokumentów, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej. Umowę uważa się za zawartą w formie pisemnej, jeżeli wola stron została wyrażona za pomocą dalekopisu, elektronicznego lub innego technicznego środka komunikacji. 

Co wziąć pod uwagę w zastrzeżeniu:

- że strony doszły do jednoznacznego porozumienia w sprawie takiej korespondencji;

- szczegółowo określić, w jakich sytuacjach e-mail może mieć miejsce;

- wyraźnie wskazać adresy e-mail, z których można prowadzić korespondencję oraz korespondować z wykorzystaniem tych adresów e-mail;

- wskazać osoby upoważnione, które mogą korzystać z poczty e-mail;

- pożądane jest zidentyfikowanie adresów e-mail i upoważnionych pracowników według nazwy i domeny dla adresów pocztowych należących do firmy (na przykład firma LLC „SYSTEMA” wskazała swojego upoważnionego pracownika Iwanow Piotr i odnotowała w ostrzeżeniu do umowy e- e-mail petro.ivanov@systema.com.ua);

- jasno określić moment, od którego e-mail będzie uważany za otrzymany przez strony;

- należy określić, że dokumenty przesłane pocztą elektroniczną mają pełną moc prawną do momentu wymiany oryginałów.

Jednocześnie należy pamiętać, że umowa jest wiążąca dla stron (art. 629 Kodeksu Cywilnego Ukrainy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 6 Kodeksu Cywilnego Ukrainy, strony mają prawo do zawarcia umowy, która nie jest przewidziana przez akty prawa cywilnego, ale spełnia ogólne zasady prawa cywilnego. Strony mają prawo uregulować w umowie przewidzianej aktami prawa cywilnego stosunki nieuregulowane tymi aktami. Strony umowy mogą według własnego uznania odstąpić od przepisów prawa cywilnego i uregulować swoje stosunki. 

Jednocześnie artykuł 627 Kodeksu Cywilnego Ukrainy określa zasadę swobody umów: zgodnie z artykułem 6 tego Kodeksu strony mają swobodę zawarcia umowy, wyboru wykonawcy i ustalenia warunków umowy, biorąc pod uwagę wymagania niniejszego Kodeksu. wymagania racjonalności i uczciwości.

Na treść umowy składają się warunki (klauzule) ustalone według uznania stron i przez nie uzgodnione oraz warunki bezwzględnie obowiązujące zgodnie z aktami prawa cywilnego (art. 628 Kodeksu Cywilnego Ukrainy).

Rezerwację do dowolnej umowy w języku ukraińskim, rosyjskim i angielskim można pobrać pod linkiem