Застереження про електронні адреси в договорі

При укладенні та виконанні господарських договорів для оптимізації часу та людських ресурсів дуже часто виникає необхідність передання інформації (направлення заявок, актів, звітів тощо) шляхом електронного листування, у тому числі із використанням e-mail. Для попередження небажаних ризиків, звичайно, найкраще зробити застереження у самому договорі про електронні адреси, з яких може здійснюватись подібне листування та визначити відносно яких ситуацій таке листування буде у подальшому застосовуватись сторонами правочину. У такому застереженні обов'язково мають бути чітко зазначені адреси е-mail, з яких таке листування може здійснюватись. Питання укладення договору в електронній формі, як і подальше виконання договору із використанням електронного листування має свої особливості та вимагає детального обговорення.

Згідно статті 205 Цивільного кодексу України, правочин може вчинятися усно або в письмовій (електронній) формі. Сторони мають право обирати форму правочину, якщо інше не встановлено законом. Правочин, для якого законом не встановлена обов'язкова письмова форма, вважається вчиненим, якщо поведінка сторін засвідчує їхню волю до настання відповідних правових наслідків.

Відповідно до статті 207 Цивільного кодексу України, правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах (у тому числі електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони, або надсилалися ними до інформаційно-телекомунікаційної системи, що використовується сторонами. У разі якщо зміст правочину зафіксований у кількох документах, зміст такого правочину також може бути зафіксовано шляхом посилання в одному з цих документів на інші документи, якщо інше не передбачено законом. Правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв'язку. 

Що необхідно врахувати у застереженні:

- що сторони досягли однозначної згоди щодо такого листування;

- детально прописати, у яких ситуаціях електронне листування може мати місце;

- чітко зазначити електронні адреси, з яких листування може здійснюватись і здійснювати листування із використанням саме цих електронних адресів;

- зазначити уповноважених осіб, що можуть користуватись електронною поштою;

- бажано ідентифікувати електронні адреси та уповноважених працівників за іменами та доменом для поштових адрес, що належить підприємству (наприклад, компанія ТОВ «СИСТЕМА» вказала своїм уповноваженим працівником Іванова Петра та зазначили в застереженні до договору електронну адресу petro.ivanov@systema.com.ua;

- чітко прописати момент, з якого моменту електронний лист буде вважатись сторонами отриманим;

- обов'язково прописати, що документи, які відправлені електронною поштою, мають повну юридичну силу до моменту обміну оригіналами.

При цьому, слід памятати, що договір є обов'язковим для виконання сторонами (стаття 629 Цивільного кодексу України).

Водночас, відповідно до статті 6 Цивільного кодексу України, сторони мають право укласти договір, який не передбачений актами цивільного законодавства, але відповідає загальним засадам цивільного законодавства. Сторони мають право врегулювати у договорі, який передбачений актами цивільного законодавства, свої відносини, які не врегульовані цими актами. Сторони в договорі можуть відступити від положень актів цивільного законодавства і врегулювати свої відносини на власний розсуд. 

В той же час, у статті 627 Цивільного кодексу України зазначений принцип свободи договору: відповідно до статті 6 цього Кодексу сторони є вільними в укладенні договору, виборі контрагента та визначенні умов договору з урахуванням вимог цього Кодексу, інших актів цивільного законодавства, звичаїв ділового обороту, вимог розумності та справедливості.

Зміст договору становлять умови (пункти), визначені на розсуд сторін і погоджені ними, та умови, які є обов'язковими відповідно до актів цивільного законодавства (ст. 628 Цивільного кодексу України).

Завантажити застереження для будь-якого договору українською, російською та англійською мовами можете за посиланням