Nowe standardy pracy papierkowej, w tym elektronicznej

1 września 2021 r. wszedł w życie nowy standard DSTU 4163: 2020 „Ujednolicony system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej. Wymagania dotyczące dokumentacji” (DSTU 4163: 2020). Norma została przyjęta na zlecenie Przedsiębiorstwa Państwowego „UkrNDNTS” z dnia 1 lipca 2020 r. nr 144. Odpowiednio, 01.09.2021 RUR DSTU 4163-2003 (DSTU 4163-2003) stracił ważność.

Nowy standard nadal ma zastosowanie do dokumentów organizacyjnych i administracyjnych. Jeśli jednak DSTU 4163-2003 ustanowiło wymagania dla dokumentów wytwarzanych przy użyciu narzędzi drukujących (klauzula 1.2 DSTU 4163-2003) i nie dotyczyło procesów tworzenia i obsługi elektronicznych dokumentów organizacyjnych i administracyjnych (klauzula 1.4 DSTU 4163-2003 ), wówczas nowa norma dotyczy dokumentów niezależnie od nośnika informacji i określa skład i treść stałej informacji o szczegółach dla dokumentów organizacyjno-administracyjnych niezależnie od nośnika informacji (klauzule 1.1, 1.4 DSTU 4163:2020), czyli DSTU 4163: 2020 dotyczy dokumentów elektronicznych.

DSTU 4163: 2020 dotyczy m.in. następujących dokumentów organizacyjnych i administracyjnych (klauzula 1.1 DSTU 4163: 2020):

- organizacyjne (regulamin, statuty, opisy stanowisk, tabele kadrowe itp.);

- administracyjne (dekrety, decyzje, nakazy, nakazy);

- dokumenty informacyjne i analityczne (ustawy, zaświadczenia, memoranda, noty wyjaśniające, pisma służbowe itp.) powstałe w wyniku działalności organów państwowych, władz lokalnych, instytucji, przedsiębiorstw, organizacji i innych osób prawnych (dalej - osoba prawna ) niezależnie od ich przeznaczenia funkcjonalnego, poziomu i skali działalności oraz formy własności.

DSTU 4163: 2020 wyznacza standardy (klauzula 1.2 DSTU 4163: 2020)

skład szczegółów dokumentów;
wymagania dotyczące treści i umiejscowienia szczegółów w dokumentach;
wymagania dotyczące formularzy i dokumentów;
wymagania dotyczące produkcji dokumentów
Skład szczegółów dokumentów

DSTU 4163: 2020 przewiduje trzydzieści dwa rodzaje szczegółów dokumentu (klauzula 4.1 DSTU 4163: 2020) i określa układ wymagań (klauzula 4.1, załącznik A DSTU 4163: 2020), a także zawiera próbki formularzy dokumentów ( pkt 4.3, załącznik B DSTU 4163: 2020) /

Zgodnie z punktem 4.4. DSTU 4163: 2020, dokumenty utworzone przez osoby prawne muszą zawierać następujące dane:

- nazwa osoby prawnej (04),
- nazwa rodzaju dokumentu (09) (nie podawaj urlopów),
- data dokumentu (10),
- numer rejestracyjny dokumentu (11),
- nagłówek do tekstu dokumentu (19),
- tekst dokumentu (20),
- podpis (w przypadku dokumentów elektronicznych – podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczna w przypadku braku podpisu) (22).

Wymagania dotyczące treści i lokalizacji szczegółów dokumentów

Nazwa osoby prawnej

Nazwa osoby prawnej – autora dokumentu – musi odpowiadać pełnej nazwie określonej w rozporządzeniu (statucie) o osobie prawnej. Pod pełną nazwą (w osobnym wierszu pośrodku) umieść skróconą nazwę osoby prawnej, jeśli jest ona oficjalnie zapisana w rozporządzeniu (w statucie). Skrócona nazwa jest podana w nawiasach lub bez nich (klauzula 5.4 DSTU 4163: 2020).

Nie można zastąpić nazwy osoby prawnej wizerunkiem godła lub znaku towarowego (oznaczenia towarów i usług), nawet jeśli nazwa jest w całości odtworzona na zdjęciu. Ten warunek jest używany tylko w połączeniu z nazwą osoby prawnej (klauzula 5.2 DSTU 4163: 2020).

Nazwa osoby prawnej dokumentu jest drukowana wielkimi literami (klauzula 7.4 DSTU 4163: 020).

Poniżej nazwy osoby prawnej wskazane są dane referencyjne osoby prawnej: adres pocztowy, numery telefonów, faks, konta bankowe, adres e-mail, adres oficjalnej strony internetowej itp. (klauzula 5.6 DSTU 4163: 2020).

Nazwa typu dokumentu

Nazwa rodzaju dokumentu jest odnotowywana w formie określonego rodzaju dokumentu oraz w ogólnej formie podczas przetwarzania różnych rodzajów dokumentów, z wyjątkiem listów. Nazwa rodzaju dokumentu (postanowienie, decyzja, protokół, akt, zaświadczenie, notatka itp.) musi odpowiadać nazwie zapisanej w wykazie ujednoliconych formularzy dokumentów wpisanych do osoby prawnej. Lista taka powinna zawierać nazwy jednolitych form dokumentów zgodnie z DCUD oraz nazwy innych dokumentów odpowiadających statusowi organizacyjno-prawnemu osoby prawnej, zapisane w rozporządzeniu (statucie).

Nazwa rodzaju dokumentu na formularzach podłużnych jest umieszczona pośrodku, a na rogu - w lewym górnym rogu pod wymaganym „Nazwa osoby prawnej” lub „Nazwa jednostki strukturalnej osoby prawnej” ( klauzula 5.9 DSTU 4163: 2020).

Data dokumentu

Datą dokumentu jest odpowiednio data jego podpisania, zatwierdzenia, akceptacji, rejestracji lub sporządzenia. Ponadto wszystkie znaki usługowe umieszczone na dokumencie są datowane, a mianowicie: wiza, uchwała, znak na poświadczeniu odpisu dokumentu, znak na odbiorze dokumentu przez osobę prawną, znak na egzekucji dokumentu, znak za zapoznanie się z dokumentem (klauzula 5.10 DSTU 4163:2020).

Numer rejestracyjny dokumentu

Zgodnie z klauzulą 5.11 DSTU 4163: 2020 numer rejestracyjny dokumentu składa się z numeru seryjnego tego dokumentu w grupie rejestrujących dokumenty, który jest uzupełniony indeksami stosowanymi w podmiocie prawnym, w szczególności indeksem zgodnie z nomenklatura spraw, jednostka strukturalna, korespondenci, urzędnicy, którzy rozpatrują lub podpisują dokument, wykonawcy, których działalności dokument dotyczy.

W przypadku korzystania z systemów informacyjnych (zautomatyzowanych) do organizacji pracy biurowej, dozwolone jest wpisywanie numeru rejestracyjnego dokumentu w ramach kodu kreskowego lub kodu QR utworzonego za pomocą tego systemu zgodnie z rozporządzeniem Gabinetu Ministrów Ukrainy .

Odniesienie do numeru rejestracyjnego i daty dokumentu musi zawierać numer rejestracyjny i datę dokumentu, na który udzielana jest odpowiedź (klauzula 5.12 DSTU 4163: 2020).

Tytuł tekstu dokumentu powinien zawierać streszczenie głównego semantycznego aspektu treści dokumentu. Tytuł tekstu dokumentu powinien być krótki, gramatycznie zgodny z tytułem dokumentu, trafnie oddawać znaczenie tekstu i odpowiadać na pytanie „o czym?”, „Co?”, „Kto?” (klauzula 5.19 DSTU 4163: 2020).

Tekst dokumentu, zgodnie z klauzulą 5.20 DSTU 4163:2020, musi zawierać informacje w celu ustalenia, które zostało utworzone i dotyczy zagadnienia, które zostało sformułowane w nagłówku tekstu dokumentu. Informacje w tekście dokumentu powinny być przedstawione zwięźle, kompetentnie, jasno i obiektywnie. Tekst dokumentu nie może zawierać powtórzeń, a także słów i fraz, które nie niosą obciążenia semantycznego.

Tekst dokumentu jest sporządzony w formie ciągłego spójnego tekstu, kwestionariusza, tabeli lub kombinacji tych form. Dokumenty są sporządzane w języku państwowym, z wyjątkiem przypadków przewidzianych przez ustawodawstwo dotyczące języków na Ukrainie. Teksty dokumentów, które są wysyłane do adresatów zagranicznych, po wcześniejszym uzgodnieniu, mogą być sporządzone w języku ukraińskim, w języku kraju adresata lub jednym z języków komunikacji międzynarodowej. Dokumenty kierowane do agencji rządowych przygotowywane są wyłącznie w języku ukraińskim.

Podpis

Zgodnie z klauzulą 5.22 DSTU 4163: 2020 podpis musi zawierać tytuł stanowiska osoby podpisującej dokument (w całości, jeśli dokument nie jest sporządzony na formularzu, w skróconej formie - na dokumencie wydrukowanym na formularz), własnoręczny podpis (z wyjątkiem dokumentów elektronicznych), własne imię i nazwisko.

Podczas podpisywania dokumentu nie wolno umieszczać przyimka „For” lub prawego ukośnika przed tytułem stanowiska. Słowa „działanie” lub „V.O.” tytuł stanowiska kierownika osoby prawnej dodaje się tylko wtedy, gdy jest zastępowany na podstawie dokumentu administracyjnego

Podpis umieszcza się pod tekstem dokumentu lub pod oznaczeniem obecności załączników.

Podpis osobisty we wszystkich szczegółach dokumentu elektronicznego, do którego jest dołączony, zostaje zastąpiony podpisem elektronicznym sporządzonym zgodnie z prawem Ukrainy.

Pieczęć nie jest obowiązkowym atrybutem dokumentu.

Jednakże osoby prawne, zgodnie ze statutem (kartą), posiadają pieczęć urzędową lub główną okrągłą pieczęć osoby prawnej wskazującą nazwę i kod identyfikacyjny EDRPOU, mogą oznaczyć podpis osoby urzędowej (odpowiedzialnej) na dokument. Wykaz dokumentów, na których podpisy muszą być opieczętowane pieczęcią osoby prawnej, określa osoba prawna na podstawie przepisów prawa i wraz z wprowadzeniem do instrukcji pracy biurowej. Odcisk pieczęci we wszystkich szczegółach dokumentu elektronicznego, do którego jest dołączony, zostaje zastąpiony pieczęcią elektroniczną utworzoną zgodnie z wymogami prawa Ukrainy (klauzula 5.22 DSTU 4163:2020).

Konieczne jest poświadczenie kopii dokumentów jak poprzednio.

Tak więc znak na poświadczeniu kopii dokumentu składa się z następujących elementów: słowa „Zgodnie z oryginałem” (bez cudzysłowów), nazwa stanowiska, osobisty podpis osoby, która poświadczyła kopię, własne imię i nazwisko, datę poświadczenia odpisu. W przypadkach określonych prawem kopie dokumentów poświadczających pieczęć osoby prawnej, jednostki strukturalnej (zarządzanie biurem, obsługa kadrowa, księgowość itp.) osoby prawnej lub pieczęć „Do kopii” (klauzula 5.26 DSTU 4163:2020 ).

Klauzula 5.32 DSTU 4163:2020 odrębnie reguluje przepisy dotyczące tworzenia kopii dokumentu elektronicznego.

Tak więc znak na obecność kopii dokumentu z papierowym (elektronicznym) nośnikiem informacji jest umieszczany zgodnie z dekretem Gabinetu Ministrów Ukrainy (Niektóre kwestie dokumentowania czynności zarządczych) i zarządzeniem Ministerstwa Sprawiedliwości Ukrainy (Procedura pracy z dokumentami elektronicznymi w pracy biurowej i ich przygotowanie do przekazania do przechowywania archiwalnego). Również w przypadku tworzenia kopii dokumentu elektronicznego z papierowym nośnikiem informacji umieszcza się na nim kod kreskowy lub kod QR, zawierający: nazwę skróconą osoby prawnej, datę rejestracji, numer rejestracyjny.

Jednocześnie kod QR musi również zawierać informacje o podpisanym dokumencie elektronicznym lub nakładkach pieczęci elektronicznych, a mianowicie: nazwisko, imię, patronimikę podpisanego lub nazwę osoby prawnej (do druku elektronicznego), certyfikat numer i okres jego ważności. Dodatkowo kod QR zawiera dodatkowo masy do nałożenia kwalifikowanych podpisów elektronicznych oraz pieczęci na dokument elektroniczny, pobranych z kwalifikowanych elektronicznych znaczników czasu. W przypadku aktów dodatkowo wskazana jest informacja o zatwierdzeniu.

Na środku dolnego marginesu pierwszej kartki dokumentu elektronicznego umieszcza się oznaczenie obecności kopii dokumentu elektronicznego z papierowym nośnikiem informacji. Jeżeli kopia dokumentu elektronicznego z papierowym nośnikiem informacji powstaje jednocześnie z dokumentem elektronicznym, w tym samym miejscu umieszcza się oznaczenie obecności tej kopii.

Wymagania dotyczące formularzy i dokumentów

Do produkcji formularzy dokumentów organizacyjno-administracyjnych potrzebne są arkusze papieru A4 (210 mm × 297 mm) i A5 (210 mm × 148 mm). Do sporządzania dokumentów w formie tabel dopuszcza się stosowanie formularzy formatu A3 (297 mm × 420 mm). Formularze dokumentów wykonane są na wysokiej jakości białym papierze o nasyconych kolorach. Zróbmy formularze przy użyciu technologii komputerowej (klauzula 6.1 DSTU 4163: 2020).

Wymagania dotyczące produkcji dokumentów

Dokumenty organizacyjne i administracyjne są tworzone przy użyciu środków automatycznych i / lub drukowanych. Oddzielne dokumenty wewnętrzne (oświadczenia, wyjaśnienia i memoranda itp.), których autorami są urzędnicy i inne osoby, mogą być sporządzone w formie odręcznej (klauzula 7.1 DSTU 4163: 2020).

Aby wydrukować tekst dokumentów, należy użyć kroju pisma Times New Roman i czcionki 12-14 punktów druku. Do wydruku rekwizytów dopuszcza się użycie czcionki 8-12 punktów druku „Dane referencyjne o osobie prawnej”, „Kod osoby prawnej”, „Informacje o wykonawcy dokumentu”, przypisy, objaśnienia do poszczególnych elementów tekst dokumentu itp.

Aby wydrukować atrybut "Nazwa typu dokumentu", możesz użyć rzadkiej czcionki o 14-16 punktach drukowania. W celu wydrukowania szczegółów „Nazwa osoby prawnej”, „Nazwa jednostki strukturalnej osoby prawnej”, „Nazwa rodzaju dokumentu” oraz „Tytuł tekstu dokumentu” dopuszczalne jest użycie pogrubionej czcionki łacińskiej typ (klauzula 7.2 DSTU 4163: 2020).

Zaleca się drukowanie tekstu dokumentów na arkuszach papieru A4 z odstępem 1-1,5 wiersza, a A5 - z odstępem 1 wiersza. Podczas sporządzania dokumentów, w razie potrzeby, można zastosować inne odstępy między wierszami (punkt 7.3 DSTU 4163: 2020).