Новые стандарты оформления документов, в том числе электронных

С 1 сентября 2021 введен в действие новый стандарт ДСТУ 4163: 2020 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (ДСТУ 4163: 2020) Стандарт принят приказом ГП «УкрНДНЦ» от 1 июля 2020 № 144. Соответственно, 01.09.2021р. ДСТУ 4163-2003 (ДСТУ 4163-2003) утратил силу.

Новый стандарт по-прежнему распространяется на организационно-распорядительные документы. Однако, если ДСТУ 4163-2003 устанавливал требования к документам, которые изготавливаются с помощью печатающих средств (п. 1.2 ДСТУ 4163-2003) и не распространялся на процессы создания и обращения электронных организационно-распорядительных документов (п. 1.4 ДСТУ 4163-2003), то новый стандарт распространяется на документы независимо от носителя информации и определяет состав и содержание постоянной информации реквизитов для организационно-распорядительных документов независимо от носителя информации (п.п. 1.1, 1.4 ДСТУ 4163: 2020), то есть, ДСТУ 4163:2020 распространяется на электронные документы.

ДСТУ 4163:2020 распространяется в том числе на следующие организационно-распорядительные документы (п.1.1 ДСТУ 4163: 2020):

- организационные (положения, уставы, должностные инструкции, штатные расписания и т.п.);

- распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);

- информационно-аналитические (акты, справки, докладные записки, объяснительные записки, служебные письма и т.д.) документы, создаваемые в результате деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций и других юридических лиц (далее - юридическое лицо) независимо от их функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности и формы собственности.

ДСТУ 4163: 2020 стандарт устанавливает (п. 1.2 ДСТУ 4163: 2020)

• состав реквизитов документов;
• требования к содержанию и места расположения реквизитов в документах;
• требования к бланкам и оформлению документов;
• требования к изготовлению документов

Состав реквизитов документов

ДСТУ 4163:2020 предусматривает тридцать два вида реквизиты документов (п. 4.1 ДСТУ 4163:2020) и определяет схемы расположения реквизитов (п. 4.1, приложение А ДСТУ 4163:2020), а также содержит образцы бланков документов (п. 4.3, приложение Б ДСТУ 4163:2020)/

Согласно п. 4.4. ДСТУ 4163:2020, документы, которые создают юридические лица, обязательно должны содержать следующие реквизиты:

- наименование юридического лица (04),
- название вида документа (09) (не указывают на листьях),
- дата документа (10),
- регистрационный номер документа (11),
- заголовок к тексту документа (19),
- текст документа (20),
- подпись (для электронных документов - электронную подпись или электронная печать в случае отсутствия подписи) (22).

Требования к содержанию и расположения реквизитов документов

Наименование юридического лица

Наименование юридического лица - автора документа - должен соответствовать полному наименованию, указанному в положении (уставе) о юридическом лице. Ниже полного наименования (отдельной строкой в центре) размещают сокращенное наименование юридического лица, если его официально зафиксировано в положении (уставе). Сокращенное наименование отмечают в скобках или без них (п. 5.4 ДСТУ 4163: 2020).

Нельзя заменять наименование юридического лица изображением эмблемы или торговой марки (знака для товаров и услуг), даже если наименование полностью воспроизведен в изображении. Этот реквизит используют только вместе с наименованием юридического лица (п. 5.2 ДСТУ 4163: 2020).

Наименование юридического лица документа печатают большими буквами (п. 7.4 ДСТУ 4163: 020).

Ниже наименование юридического лица указываются справочные данные о юридическом лице: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес официального веб-сайта и т.п. (п. 5.6 ДСТУ 4163:2020).

Название вида документа

Название вида документа отмечают на бланке конкретного вида документа и общем бланке при оформлении различных видов документов, кроме писем. Название вида документа (приказ, решение, протокол, акт, справка, докладная записка и т.п.) должна соответствовать названию, зафиксированной в перечне унифицированных форм документов, введенных в юридическом лице. Такой перечень должен содержать названия унифицированных форм документов согласно ДКУД и названия других документов, соответствующих организационно-правовому статусу юридического лица, закрепленному в положении (уставе).

Название вида документа на продольных бланках размещают посередине, а на угловых - в левом верхнем углу под реквизитом «Наименование юридического лица» или «Наименование структурного подразделения юридического лица» (п. 5.9 ДСТУ 4163:2020).

Дата документа

Дата документа - это, соответственно, дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или составления. Кроме того, датируют все служебные отметки, проставленные на документе, а именно: визу, резолюцию, отметку о заверении копии документа, отметку о поступлении документа к юридическому лицу, отметку об исполнении документа, отметку об ознакомлении с документом (п. 5.10 ДСТУ 4163:2020).

Регистрационный номер документа

Согласно п. 5.11 ДСТУ 4163:2020, регистрационный номер документа состоит из порядкового номера этого документа в пределах группы документов, регистрирующих который дополняется индексами, применяют в юридическом лице, в частности индексом по номенклатуре дел, структурного подразделения, корреспондентов, должностных лиц , которые рассматривают или подписывают документ, исполнителей, вопросов деятельности которых касается документ.

При использовании информационных (автоматизированных) систем организации делопроизводства разрешено проставлять регистрационный номер документа в составе штрихкода или QR-кода, создаваемого средствами этой системы согласно постановлению Кабинета Министров Украины.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа должна содержать регистрационный номер и дату того документа, на который дают ответ (п. 5.12 ДСТУ 4163:2020).

Заголовок к тексту документа должен содержать краткое изложение основного смыслового аспекта содержания документа. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, грамматически согласованному с названием документа, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос «о чем?», «Что?», «Кого?» (п. 5.19 ДСТУ 4163:2020).

Текст документа, в соответствии с п. 5.20 ДСТУ 4163:2020, должна содержать информацию, ради фиксирования которой он был создан, и касается того вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту документа. Информацию в тексте документа нужно подавать кратко, грамотно, понятно и объективно. Текст документа не может содержать повторов, а также слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки.

Текст документа оформляют в виде сплошного связного текста, анкеты, таблицы или с сочетанием этих форм. Документы составляют на государственном языке, кроме случаев, предусмотренных законодательством о языках в Украине. Тексты документов, которые присылают зарубежным адресатам, по предварительной договоренности, можно составлять на украинском языке, на языке страны-адресата или одном из языков международного общения. Документы, адресованные государственным органам, составляют только на украинском языке.

Подпись

Согласно п. 5.22 ДСТУ 4163:2020 Подпись должна содержать наименование должности лица, подписывающего документ (в полной форме, если документ оформлен не на бланке, в сокращенной - на документе, напечатанном на бланке), личная подпись (кроме электронных документов), собственное имя и фамилию.

Не позволено при подписании документа ставить предлог «За» или правостороннюю косую черту перед наименованием должности. Слова «Исполняющий обязанности» или «В.о.» в наименование должности руководителя юридического лица добавляют только в случае его замещение на основании распорядительного документа

Подпись размещают под текстом документа или под отметкой о наличии приложений.

Личную подпись во всех реквизитах электронного документа, в состав которых он входит, заменяют электронной подписью, создаваемого в соответствии с законами Украины.

Печать не является обязательным реквизитом документа.

Однако, юридические лица, в соответствии с положением (уставом) имеют гербовую печать или основную круглую печать юридического лица с указанием наименования и идентификационным кодом ЕГРПОУ, могут свидетельствовать на документе подпись должностного (ответственного) лица. Перечень документов, подписи на которых нужно скреплять печатью юридического лица, определяет юридическое лицо на основании законодательства и с внесением в инструкцию по делопроизводству. Оттиск печати во всех реквизитах электронного документа, в состав которых он входит, заменяют электронной печатью, создаваемого в соответствии с требованиями законов Украины (п. 5.22 ДСТУ 4163: 2020).

Удостоверять копии документов необходимо, как и раньше.

Так, отметка о заверении копии документа состоит из следующих элементов: слов «Согласно оригиналу» (без кавычек), наименование должности, личной подписи лица, заверившего копию, его собственного имени и фамилии, даты заверения копии. В случаях, определенных законодательством, копии документов удостоверяющих оттиском печати юридического лица, структурного подразделения (службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и т.п.) юридического лица или печати «Для копий» (п. 5.26 ДСТУ 4163: 2020).

Пунктом 5.32 ДСТУ 4163:2020 отдельно урегулированы положения о создании экземпляра электронного документа.

Так, отметку о наличии экземпляра документа с бумажным (электронным) носителем информации проставляют в соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины (Некоторые вопросы документирования управленческой деятельности) и приказом Министерства юстиции Украины (Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение) . Также, в случае создания экземпляра электронного документа с бумажным носителем информации на нем проставляют штрих-код или QR-код, содержащий: сокращенное наименование юридического лица, дата регистрации, регистрационный номер.

В то же время, QR-код также должен содержать сведения о подписываемых электронного документа или наложений электронной печати, а именно: фамилия, имя, отчество подписываемых или наименование юридического лица (для электронной печати), номер сертификата и срок его действия. Кроме того, QR-код дополнительно масс содержать дать наложения квалифицированных электронных подписей и печатей на электронный документ, берут с квалифицированных электронных меток времени. Для актов дополнительно указываются данные о согласовании.

Отметку о наличии экземпляра электронного документа с бумажным носителем информации проставляют в центре нижнего поля первого листа электронного документа. Если экземпляр электронного документа с бумажным носителем информации создают одновременно с электронным документом, отметку о наличии этого экземпляра проставляется в том же месте.

Требования к бланкам и оформлению документов

Для изготовления бланков организационно-распорядительных документов нужно использовать листы бумаги формата А4 (210 мм × 297 мм) и А5 (210 мм × 148 мм). Допустимо использовать бланки формата АЗ (297 мм × 420 мм) для оформления документов в виде таблиц. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге высокого качества красками насыщенных цветов. Допустим изготавливать бланки с помощью компьютерной техники (п. 6.1 ДСТУ 4163: 2020).

Требования к изготовлению документов

Организационно-распорядительные документы изготавливают с помощью автоматизированных и / или печатаются ных средств. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и докладные записки и т.д.), авторами которых являются должностные и другие физические лица, допустим оформлять рукописным способом (п. 7.1 ДСТУ 4163: 2020).

Для печати текстов документов нужно использовать гарнитуру Times New Roman и шрифт размером 12-14 печатных пунктов. Допустимо использовать шрифт размером 8-12 печатных пунктов для печати реквизитов «Справочные данные о юридическом лице», «Код юридического лица», «Сведения об исполнителе документа», сносок, поясняющих надписей к отдельным элементам текста документа и т.д.

Для печати реквизита «Название вида документа» можно использовать разреженный шрифт размером 14-16 печатных пунктов. Для печати реквизитов «Наименование юридического лица», «наименование структурного подразделения юридического лица», «Название вида документа» и «Заголовок к тексту документа» допустимо использовать полужирный прямой шрифт (п. 7.2 ДСТУ 4163: 2020).

Текст документов на листах бумаги формата А4 рекомендуется печатать через 1-1,5 межстрочных интервала, а формата А5 - через 1 межстрочный интервал. При оформлении документов, при необходимости, можно применять другие межстрочных интервала (п. 7.3 ДСТУ 4163: 2020).