Нові стандарти оформлення документів, у тому числі електронних

З 01 вересня 2021 року надано чинності новому стандарту ДСТУ 4163:2020 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" (ДСТУ 4163:2020) Стандарт прийнято наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01 липня 2020 р. № 144. Відповідно, 01.09.2021р. ДСТУ 4163-2003 (ДСТУ 4163-2003) втратив чинність.

Новий стандарт, як і раніше поширюється на організаційно-розпорядчі документи. Проте, якщо ДСТУ 4163-2003 установлював вимоги до документів,  що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів (п. 1.2 ДСТУ 4163-2003) та не поширювався на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів (п. 1.4 ДСТУ 4163-2003), то новий стандарт поширюється на документи незалежно від носія інформації та визначає склад і зміст постійної інформації реквізитів для організаційно-розпорядчих документів незалежно від носія інформації (п.п. 1.1, 1.4 ДСТУ 4163:2020), тобто, ДСТУ 4163:2020 розповсюджується на електронні документи.

ДСТУ 4163:2020 поширюється зокрема та такі організаційно-розпорядчі документи (п.1.1 ДСТУ 4163:2020):

- організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);

- розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);

- інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб (далі — юридична особа) незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.

ДСТУ 4163:2020 стандарт установлює (п. 1.2 ДСТУ 4163:2020)

• склад реквізитів документів;
• вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах;
• вимоги до бланків та оформлення документів;
• вимоги до виготовлення документів

           Склад реквізитів документів

ДСТУ 4163:2020 передбачає тридцять два вида реквізіти документів (п. 4.1 ДСТУ 4163:2020) та визначає схеми розташування реквізитів (п. 4.1, додаток А ДСТУ 4163:2020), а також містить зразки бланків документів (п. 4.3, додаток Б ДСТУ 4163:2020)

Згідно п. 4.4. ДСТУ 4163:2020, документи, що їх створюють юридичні особи, обов’язково повинні мати такі реквізити:

• найменування юридичної особи (04),
• назва виду документа (09) (не зазначають на листах),
• дата документа (10),
• реєстраційний індекс документа (11),
• заголовок до тексту документа (19),
• текст документа (20),
• підпис (для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису) (22).

          Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів

Найменування юридичної особи

Найменування юридичної особи — автора документа — має відповідати повному найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про юридичну особу. Нижче повного найменування (окремим рядком у центрі) розміщують скорочене найменування юридичної особи, якщо його офіційно зафіксовано в положенні (статуті). Скорочене найменування зазначають у дужках або без них (п. 5.4 ДСТУ 4163:2020).

Не можна замінювати найменування юридичної особи зображенням емблеми або торговельної марки (знака для товарів і послуг), навіть якщо найменування повністю відтворено в зображенні. Цей реквізит використовують лише разом із найменуванням юридичної особи (п. 5.2 ДСТУ 4163:2020).

Найменування юридичної особи документа друкують великими літерами (п. 7.4 ДСТУ 4163:2020).

Нижче найменування юридичної особи зазначаються довідкові дані про юридичну особу: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, рахунків у банку, адресу електронної пошти, адресу офіційного вебсайту тощо (п. 5.6 ДСТУ 4163:2020).

Назва виду документа

Назву виду документа зазначають на бланку конкретного виду документа і загальному бланку під час оформлення різних видів документів, окрім листів. Назва виду документа (наказ, рішення, протокол, акт, довідка, доповідна записка тощо) має відповідати назві, зафіксованій у переліку уніфікованих форм документів, запроваджених в юридичній особі. Такий перелік має містити назви уніфікованих форм документів згідно з ДКУД та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу юридичної особи, закріпленому в положенні (статуті). Назву виду документа на поздовжніх бланках розміщують посередині, а на кутових — у лівому верхньому куті під реквізитом «Найменування юридичної особи» або «Найменування структурного підрозділу юридичної особи» (п. 5.9 ДСТУ 4163:2020).

Дата документа

Дата документа — це, відповідно, дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або складення. Крім того, датують усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме: візу, резолюцію, відмітку про засвідчення копії документа, відмітку про надходження документа до юридичної особи, відмітку про виконання документа, відмітку про ознайомлення з документом (п. 5.10 ДСТУ 4163:2020).

Реєстраційний індекс документа

Відповідно до п. 5.11 ДСТУ 4163:2020, реєстраційний індекс документа складається з порядкового номера цього документа в межах групи документів, що реєструють, який доповнюється індексами, що застосовують в юридичній особі, зокрема індексом за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.

У разі застосування інформаційних (автоматизованих) систем організації діловодства дозволено проставляти реєстраційний індекс документа у складі штрихкоду або QR-коду, що створюється засобами цієї системи згідно з постановою Кабінету Міністрів України.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа має містити реєстраційний індекс та дату того документа, на який дають відповідь (п. 5.12 ДСТУ 4163:2020).

Заголовок до тексту документа має містити стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа. Заголовок до тексту документа має бути коротким, граматично узгодженим із назвою документа, точно передавати зміст тексту та відповідати на запитання «про що?», «чого?», «кого?» (п. 5.19 ДСТУ 4163:2020) .

Текст документа, відповідно до п. 5.20 ДСТУ 4163:2020, має містити інформацію, заради фіксування якої його було створено, і стосується того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту документа. Інформацію в тексті документа потрібно подавати стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Текст документа не може містити повторів, а також слів і зворотів, що не несуть змістового навантаження. Текст документа оформлюють у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети, таблиці або із поєднанням цих форм. Документи складають державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні. Тексти документів, які надсилають зарубіжним адресатам, за попередньою домовленістю, можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування. Документи, адресовані державним органам, складають лише українською мовою.

Підпис

Згідно із п. 5.22 ДСТУ 4163:2020 Підпис має містити найменування посади особи, яка підписує документ (у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку, у скороченій — на документі, надрукованому на бланку), особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я і прізвище.

Не дозволено під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Слова «Виконувач обов’язків» або «В. о.» до найменування посади керівника юридичної особи додають лише в разі його заміщення на підставі розпорядчого документа

Підпис розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

Особистий підпис у всіх реквізитах електронного документа, до складу яких він входить, замінюють електронним підписом, що створюється відповідно до законів України.

Печатка не є обовязковим реквізитом документу.

Проте, юридичні особи, що відповідно до положення (статуту) мають гербову печатку або основну круглу печатку юридичної особи із зазначенням найменування та ідентифікаційним кодом ЄДРПОУ, можуть засвідчувати на документі підпис посадової (відповідальної) особи. Перелік документів, підписи на яких потрібно скріплювати печаткою юридичної особи, визначає юридична особа на підставі законодавства та з унесенням в інструкцію з діловодства. Відбиток печатки в усіх реквізитах електронного документа, до складу яких він входить, замінюють електронною печаткою, що створюється відповідно до вимог законів України (п. 5.22 ДСТУ 4163:2020).

Засвідчувати копії документів необхідно, як і раніше.

Так, відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів: слів «Згідно з оригіналом» (без лапок), найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища, дати засвідчення копії. У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчують відбитком печатки юридичної особи, структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) юридичної особи або печатки «Для копій» (п. 5.26 ДСТУ 4163:2020).

Пунктом 5.32 ДСТУ 4163:2020 окремо врегульовані положення щодо створення примірника електронного документу.

Так, відмітку про наявність примірника документа з паперовим (електронним) носієм інформації проставляють згідно з постановою Кабінету Міністрів України (Деякі питання документування управлінської діяльності) та наказом Міністерства юстиції України (Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання).

Також, у разі створення примірника електронного документа з паперовим носієм інформації на ньому проставляють штрих-код або QR-код, що містить: скорочене найменування юридичної особи, дату реєстрації, реєстраційний індекс.

Водночас, QR-код також має містити відомості про підписувана електронного документа або накладана електронної печатки, а саме: прізвище, ім’я, по батькові підписувана або найменування юридичної особи (для електронної печатки), номер сертифіката і строк його дії. Окрім того, QR-код додатково мас містити дати накладання кваліфікованих електронних підписів і печаток на електронний документ, що беруть із кваліфікованих електронних позначок часу. Для актів додатково зазначають дані про погодження. Відмітку про наявність примірника електронного документа з паперовим носієм інформації проставляють у центрі нижнього поля першого аркуша електронного документа. Якщо примірник електронного документа з паперовим носієм інформації створюють одночасно з електронним документом, відмітку про наявність цього примірника проставляють у тому самому місці.

          Вимоги до бланків та оформлення документів

Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів потрібно використовувати аркуші паперу формату А4 (210 мм × 297 мм) та А5 (210 мм × 148 мм). Допустимо використовувати бланки формату АЗ (297 мм × 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць. Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів. Допустимо виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки (п. 6.1 ДСТУ 4163:2020).

          Вимоги до виготовлення документів

Організаційно-розпорядчі документи виготовляють за допомогою автоматизованих та/або друку- вальних засобів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, допустимо оформлювати рукописним способом (п. 7.1 ДСТУ 4163:2020).

Для друкування текстів документів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12—14 друкарських пунктів. Допустимо використовувати шрифт розміром 8—12 друкарських пунктів для друкування реквізитів «Довідкові дані про юридичну особу», «Код юридичної особи», «Відомості про виконавця документа», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа тощо. Для друкування реквізиту «Назва виду документа» можна використовувати розріджений шрифт розміром 14—16 друкарських пунктів. Для друкування реквізитів «Найменування юридичної особи», «Найменування структурного підрозділу юридичної особи», «Назва виду документа» та «Заголовок до тексту документа» допустимо використовувати напівжирний прямий шрифт (п. 7.2 ДСТУ 4163:2020).

Текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1—1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал. Під час оформлення документів, за потреби, можна застосовувати інші міжрядкові інтервали (п. 7.3 ДСТУ 4163:2020).