Faktura jako integralna część zagranicznej działalności gospodarczej. Rodzaje faktur i cechy ich konstrukcji (+ szablony faktur różnych typów).

Każda osoba, której działalność związana jest z zagraniczną działalnością gospodarczą, w taki czy inny sposób ma do czynienia z takim dokumentem jak „faktura”.

Jeśli współpracujesz z międzynarodowymi firmami, prowadzisz interesy z zagranicznymi kontrahentami lub po prostu przyjmujesz zlecenia od zagranicznych pracodawców, dobrze jest abyś wiedziała o tego typu dokumencie, ponieważ będziesz się z nim spotykać dość często.

Przyjrzyjmy się więc bardziej szczegółowo, co to jest „faktura”, jakie jej rodzaje istnieją i jakie są cechy aplikacji, w oparciu o ustawodawstwo Ukrainy.

W tłumaczeniu z języka angielskiego (angielski - faktura) słowo to oznacza „fakturę” lub „fakturę”, ale nie należy go z nim mylić, ponieważ pojęcie „faktura” jest znacznie szersze i obejmuje kilka odmian.

Faktura to dokument zawierający wykaz towarów i usług, które firma dostarcza klientowi oraz zobowiązanie klienta do zapłaty za te usługi. Faktury są podstawą systemu rachunkowości podatkowej dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Faktura wskazuje dokładnie, jakie usługi wykonałeś na rzecz klienta i jakiej płatności jest on zobowiązany dokonać za świadczone usługi lub dostarczone towary.

Na pierwszy rzut oka koncepcja ta jest bardzo podobna do znanego „aktu przelewu” lub „faktury”. Jeśli jednak poszukamy analogii faktury w ukraińskim obiegu dokumentów, to dokument ten najbardziej przypomina w swoich właściwościach „fakturę”.

W ust. 3 części 2 art. 53 Kodeksu Celnego Ukrainy stanowi, że dokumentami potwierdzającymi wartość celną towaru jest faktura (faktura) lub faktura proforma (jeżeli towar nie jest przedmiotem sprzedaży).

Czyli w tym przypadku ustawodawca posługuje się pojęciami faktury i faktury proforma jako tożsamymi.

Ale nadal faktura i faktura mają cechy charakterystyczne.

Aby się tego dowiedzieć, musisz bardziej szczegółowo poznać rodzaje faktur.

Rodzaje faktur.

W prawie międzynarodowym istnieje kilka rodzajów faktur. Jednak w naszym kraju wszystkie rodzaje faktur są używane rzadziej, więc weź pod uwagę najpopularniejsze i najczęstsze rodzaje faktur na Ukrainie. Są to faktura pro forma i faktura handlowa.

Faktura proforma to dokument, który określa zobowiązanie sprzedawcy towaru (usługodawcy) do dostarczenia towaru (usługi) kupującemu po wcześniej ustalonej cenie.

Cena usług oraz wykaz towarów na tego typu fakturze nie jest ostateczna i może się bez problemu zmienić w przyszłości.

Faktura proforma jest zwykle wystawiana w przypadkach, gdy towar dostarczany jest bezpłatnie (pomoc humanitarna, udział w wystawach, promocjach, aukcjach itp.).

Różnica między fakturą proforma polega na tym, że niektóre dane mogą nie być ostateczne, ale nadal mogą ulec zmianie. Na przykład strony mogą zmienić dane dotyczące ilości lub modeli, rodzaju towaru. Ale faktura z ostatecznymi zmianami i uzgodnionymi danymi będzie już fakturą handlową.

Faktura handlowa to dokument używany do zgłoszenia celnego przy sprzedaży towarów wywożonych za granicę.

Ten dokument jest obowiązkowy do odprawy celnej. Bez tego towar nie zostanie odprawiony celnie i nie zostanie wpuszczony na terytorium państwa. Wydawany jest jednocześnie z wysyłką towaru i wysyłany do kupującego.

Dokument ten oblicza również podatek VAT i cła. Dlatego też, jeśli popełnisz błąd w projekcie faktury handlowej, odprawa celna może się opóźnić i stworzyć dla Ciebie dodatkowe niedogodności.

Aby temu zapobiec, konieczne jest zrozumienie, w jaki sposób kompilowane są tego typu dokumenty.

Wymagania dotyczące rejestracji faktur.

Przede wszystkim należy zauważyć, że zatwierdzona forma faktur i wymagania dotyczące ich wypełniania nie są przewidziane przez ustawodawstwo Ukrainy.

Jednakże, sprawdzając prawidłowość wartości celnej, organ skarbowy powinien upewnić się, że faktura handlowa jest identyfikowana z dostawą towaru podlegającego wycenie i zawiera informacje potwierdzające faktycznie zapłaconą lub należną cenę.

Część 5 art. 54 Kodeksu Celnego Ukrainy w zakresie dochodów i opłat, która zgodnie z obowiązującym prawem kontroluje prawidłowość wartości celnej towarów, przewiduje prawo do weryfikacji autentyczności lub dokładności wszelkich oświadczeń, dokumentów lub kalkulacja przedłożona do wyceny celnej .

Zgodnie z drugą częścią art. 52 Kodeksu Celnego Ukrainy zgłaszający lub osoba przez niego upoważniona, deklarując wartość celną towaru, musi przekazać organowi celnemu rzetelną informację o wartości celnej, która musi być oparta na obiektywnej, udokumentowanej dane.

Wykaz dokumentów potwierdzających wartość celną towarów jest określony w drugiej części art. 53 Kodeksu Celnego Ukrainy, w tym faktura (faktura) lub faktura proforma (jeżeli towary nie podlegają sprzedaży).

W zależności od prawa danego państwa faktura, oprócz wymagań dotyczących zapłaty za towar, może pełnić różne funkcje. Na przykład w krajach UE faktury służą do udowodnienia zapłaty podatku VAT i akcyzy.

W ogólnym przypadku faktura jest dokumentem, na podstawie którego dokonywana jest płatność za towar i tworzone są raporty.

Zgodnie ze światową praktyką faktura musi zawierać:

data kompilacji;
nazwa i dane sprzedawcy;
imię i nazwisko oraz dane kupującego;
nazwa towaru;
cena towaru;
całkowity koszt konta;
waluta płatności;
stawki i wysokość podatku.

Faktura może również wskazywać:

szczegóły umowy handlu zagranicznego, na podstawie której dokonywana jest dostawa,
szczegóły dokumentu przewozowego,
dane do płatności i inne informacje, jeśli ich dostępność na fakturze wynika z warunków umowy, takie jak warunki dostawy, warunki płatności, miejsce pobrania, kwota i podstawa rabatów.

W swojej formie faktura handlowa i faktura pro forma mogą wyglądać jak te same dokumenty, utworzone na tych samych formularzach z niewielkimi różnicami, ale mają zupełnie inne znaczenie.

Jeżeli faktura pro forma nie jest przeznaczona do celów komercyjnych, należy to zaznaczyć, np. wpisując na fakturze „Niekomercyjny. Nie wymaga zapłaty "," Zwrot towaru ". Podana cena dotyczy odprawy celnej” itp.

Zasady opisywania towarów.

Prawidłowa rejestracja faktury zawiera kompetentny opis towaru, który posłuży do szybszej rejestracji w urzędzie celnym.

Opis każdej pozycji musi zawierać:

Nazwa produktu;
szereg zastosowań;
numery seryjne (jeśli występują);
materiał do produkcji;
sposób pakowania;
waga netto i brutto;
liczba miejsc, objętość zajmowana przez towar;
jednostki miary towarów;
liczba takich jednostek towarów;
koszt jednostkowy towarów;
całkowity koszt ładunku.

Należy również mieć na uwadze, że niektóre rodzaje towarów mają specjalne wymagania dotyczące projektu i wskazania informacji o nich na fakturach. Oprócz informacji podstawowych powinni posiadać informacje o informacjach dodatkowych. Takie towary mogą obejmować chemikalia, próbki biologiczne, prezenty, zegarki z biżuterią i tak dalej.

Popełnianie błędów przy projektowaniu faktur może spowodować dodatkowe kłopoty w projektowaniu towarów i zepsuć relacje z kupującym, dlatego należy podejść do tej kwestii odpowiedzialnie.

Inne rodzaje faktur.

W odniesieniu do innych rodzajów faktur w praktyce międzynarodowej dodatkowo występują:

Nota kredytowa to dokument wystawiony kupującemu, jeśli towar zostanie zwrócony z powodu uszkodzenia, wady lub błędnej wysyłki. Również za pomocą noty kredytowej sprzedawca może udzielać rabatów lub premii na opłacenie towaru.

Faktura ewidencji czasu pracy - wysyłana do klienta w celu rozliczenia za godzinę pracy lub wykonaną usługę.

Faktura zaliczkowa to dokument, który jest wysyłany do klienta w przypadku dokonania przedpłaty za towary (usługi). Fakt wpłaty środków jest rejestrowany na tej fakturze. Następnie różnica pomiędzy zapłaconą kwotą a kwotą za faktycznie dostarczone towary (usługi) jest zwracana klientowi.

Faktura cykliczna — tworzona i wysyłana do klienta w regularnych odstępach czasu w celu opłacenia powtarzających się transakcji, takich jak opłaty abonamentowe i tak dalej.

Faktura jako dokument podstawowy.

Jeśli prowadzimy zagraniczną działalność gospodarczą, musimy ściśle przestrzegać ukraińskiego ustawodawstwa dotyczącego sprawozdawczości podatkowej i rachunkowości.

Ale czy możemy wykorzystać fakturę do przedłożenia urzędom skarbowym w celu wykorzystania jej jako dokumentu podstawowego?

Zgodnie z ustawą "O rachunkowości i sprawozdawczości finansowej na Ukrainie" z dnia 16.07.1999 № 996-XIV ze zmianami i uzupełnieniami, podstawą księgowania transakcji gospodarczych są dokumenty podstawowe.

Dokument podstawowy to dokument zawierający informacje o transakcji biznesowej.

W części 2 art. 9 tej ustawy stanowi, że pierwotne i skonsolidowane dokumenty księgowe mogą być sporządzane w formie papierowej lub elektronicznej i muszą zawierać następujące obowiązkowe dane:

nazwa dokumentu (formularz);
data kompilacji;
Nazwa firmy,
na czyją rzecz sporządzono dokument;
treść i zakres transakcji gospodarczej,
jednostka miary transakcji biznesowej;
stanowiska osób odpowiedzialnych za realizację transakcji gospodarczej i poprawność jej zaprojektowania;
podpis osobisty lub inne dane umożliwiające identyfikację osoby, która uczestniczyła w transakcji.

Rozważyliśmy powyższe wymagania dotyczące rejestracji faktur i możemy już wnioskować, że faktura zawiera wszystkie informacje, które muszą zawierać oryginalny dokument.

Na poparcie tego wniosku pismo IFI z dnia 16.02.2017 №31-11410-06-5/4339 zawierało wyjaśnienie dotyczące specyfiki wykorzystania dokumentów pierwotnych w rachunkowości.

Zgodnie z tym pismem prawidłowo wystawiona faktura (faktura) może być podstawą do odzwierciedlenia w księgowaniu transakcji gospodarczej na dostawę towarów, robót (usług) bez sporządzenia aktu przyjęcia-przekazania tylko wtedy, gdy jest opłacona, co jest dowodem odpowiednimi dokumentami.

Dokumentami potwierdzającymi wpłatę mogą być: polecenie zapłaty, czek rozliczeniowy, czek kasjerski, pokwitowanie rozliczenia, wyciąg z rachunku karty, pokwitowanie przelewu z zyskiem itp.

Faktura może być wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej i musi zawierać dane umożliwiające identyfikację transakcji gospodarczej i jej uczestników, w szczególności: nazwę firmy, na rzecz której faktura jest wystawiana; nazwa kontrahenta; treść i zakres transakcji gospodarczej, jednostkę miary transakcji gospodarczej; podpis osobisty lub inne dane umożliwiające identyfikację osoby, która brała udział w wystawieniu faktury.

Dlatego jeśli powyższe warunki zostaną spełnione przed wystawieniem faktury, możemy wykorzystać ją jako podstawowy dokument do odzwierciedlenia w księgowaniu transakcji biznesowej.

Podsumowując, faktura to dokument, w którym wyszczególnione są towary i usługi, które firma dostarcza klientowi oraz zobowiązanie klienta do zapłaty za te usługi. Dwie jego odmiany stały się najbardziej rozpowszechnione w naszym kraju: faktura pro forma i faktura handlowa.

Dokument ten przyszedł do nas z zakresu zagranicznej działalności gospodarczej i ma wiele podobieństw z dokumentami, których definicje są bezpośrednio sformułowane w ustawodawstwie Ukrainy, ale ma też swoje różnice.

Nie należy go mylić ani utożsamiać z aktem przelewu lub zwykłym kontem. Ogólna koncepcja faktury jest znacznie szersza, a różnica z tymi pojęciami polega na różnorodności jej rodzajów.

Każdy rodzaj faktury może być zbliżony charakterem, treścią lub formą do dokumentu, do którego przywykliśmy w prawie ukraińskim.

Aby uniknąć różnic w rozumieniu tego terminu, rozstrzygać spory o zagraniczną działalność gospodarczą, ustawodawstwo stopniowo wprowadza ten termin na grunt prawniczy oraz udziela wszelkiego rodzaju instrukcji i wyjaśnień dotyczących stosowania tego dokumentu.

Na naszym portalu możesz tworzyć i pobierać następujące rodzaje faktur:

Alternatywnie możesz skorzystać z zaawansowanej funkcjonalności systemu w zakresie prowadzenia rejestru kontrahentów, wygenerować fakturę wypełnioną danymi, a także podpisać kwalifikowany elektroniczny podpis elektroniczny.

Data publikacji: 20.06.2022