Інвойс як невід’ємна частина зовнішньоекономічної діяльності. Види інвойсів та особливості їх оформлення (+ шаблони інвойсів різних видів).

Будь-яка особа, операції якої пов’язані з зовнішньоекономічною діяльністю, так чи інакше має справу з таким документом як «інвойс».

Якщо ви співпрацюєте з міжнародними компаніями, чи ведете бізнес із іноземними контрагентами, чи просто приймаєте замовлення від іноземних роботодавців, то Вам бажано знати про цей вид документу, адже Ви стикатиметесь із ним доволі часто.

Тож розберімось детальніше, що таке «інвойс», які типи його існують та які особливості застосування, виходячи із законодавства України.

В перекладі з англійської (англ. - invoice) це слово означає «рахунок» або «фактура», однак не слід його плутати з ним, адже поняття «інвойс» значно ширше та містить декілька різновидів.

Інвойс – це документ, у якому зазначаються товари та послуги, які компанія надає клієнту, та зазначається зобов’язання клієнта на оплату цих послуг. Інвойси є основою системи податкового обліку малого та середнього бізнесу.

В інвойсі вказується, які саме послуги ви надали клієнту, та яку оплату він зобов’язаний здійснити за виконані послуги чи надані товари.

Це поняття з першого погляду дуже схоже на усім знайомий нам «акт прийому-передачі» чи «рахунок». Однак, якщо шукати аналогію інвойсу в українському документообігу, то цей документ за своїми властивостями найбільше схожий на «рахунок-фактуру».

У п. 3 ч. 2 ст. 53 Митного кодексу України зазначено, що документами, які підтверджують митну вартість товарів, є рахунок-фактура (інвойс) або рахунок-проформа (якщо товар не є об’єктом купівлі-продажу).

Тобто, в цьому випадку законодавець вживає поняття інвойсу та рахунку-проформи як тотожні.

Але все одно інвойс та рахунок-фактура мають свої відмінні особливості.

Для того, щоб з’ясувати це, необхідно більш детально розібратися у видах інвойсів.

Види інвойсів.

У міжнародному законодавстві існують декілька видів інвойсів. Однак на території нашої держави всі види інвойсів застосовуються не так часто, тому розглянемо найбільш застосовувані та поширені види інвойсів в Україні. Ними є проформа-інвойс та комерційний інвойс.

Проформа-інвойс – це документ, у якому зазначається обов’язок продавця товарів (виконавця послуг) поставити товари (надати послуги) покупцю за наперед обговореною ціною.

Ціна послуг та перелік товарів у цьому виді інвойсу не є остаточним, та у подальшому може змінюватись без проблем.

Проформа-інвойс зазвичай складається у випадках, коли товар поставляється безоплатно (гуманітарна допомога, для участі у виставках, акціях, аукціонах тощо).

Відмінність проформи-інвойсу полягає в тому, що деякі дані можуть бути не остаточними, та до нього ще можуть бути внесені зміни. Наприклад, сторони можуть змінити дані щодо кількості чи моделей, типу того чи іншого товару. А от інвойс із остаточними змінами та узгодженими даними вже формуватиме комерційний інвойс.

Комерційний інвойс – це документ, що використовується для митної декларації під час продажу товарів, експортованих через міжнародні кордони.

Цей документ є обов’язковим для проходження митниці. Без нього не розмитнять товар та не допустять на територію держави. Він виписується одночасно із відвантаженням товару та надсилається покупцеві.

За цим документом також розраховується ПДВ та митні збори. Тому, якщо допустити помилку в оформленні комерційного інвойсу, то розмитнення може затягнутися та створити вам додаткові незручності.

Аби цього не сталося слід розібратися яким чином складаються ці види документів.

Вимоги щодо оформлення інвойсів.

Передусім треба зазначити, що затвердженої форми інвойсів та вимог щодо їх заповнення законодавством України не передбачено.

Разом з тим, при здійсненні контролю правильності визначення митної вартості орган доходів і зборів має впевнитись, що комерційний інвойс можна ідентифікувати з поставкою оцінюваного товару та він містить відомості, які підтверджують відомості щодо ціни, що фактично сплачена або підлягає сплаті.

Частиною п’ятою статті 54 Митного кодексу України за органом доходів і зборів, який згідно з чинним законодавством здійснює контроль правильності визначення митної вартості товарів, закріплено право упевнюватися в достовірності або точності будь-якої заяви, документа чи розрахунку, поданих для цілей визначення митної вартості.

Відповідно до частини другої статті 52 Митного кодексу України декларант або уповноважена ним особа, які заявляють митну вартість товару, зобов’язані подавати митному органу достовірні відомості про визначення митної вартості, які повинні базуватися на об’єктивних, документально підтверджених даних, що піддаються обчисленню.

Перелік документів, які підтверджують митну вартість товарів, визначений частиною другою статті 53 Митного кодексу України, серед яких рахунок-фактура (інвойс) або рахунок-проформа (якщо товар не є об’єктом купівлі-продажу).

В залежності від законодавства кожної держави інвойс, окрім вимог про сплату товару, може виконувати різноманітні функції. Наприклад, в країнах ЄС інвойс використовується для підтвердження сплати ПДВ та акцизного податку.

В загальному випадку, інвойс - це документ, на підставі якого здійснюється оплата за товар та формується звітність.

Згідно загальносвітової практики, інвойс має містити:

дату складання;
найменування та реквізити продавця;
найменування та реквізити покупця;
найменування товарів;
ціну товарів;
загальну вартість рахунку;
валюту оплати;
ставки та розмір податку.

Також, в інвойсі можуть зазначатись:

реквізити зовнішньоекономічної угоди, відповідно до якого здійснюється поставка,
реквізити відвантажувального документа,
платіжні реквізити та інші відомості, у разі якщо їх наявність в інвойсі передбачена умовами договору, такі як умови поставки, умови оплати, місце завантаження, розмір та підстави надання знижок.

За своєю формою комерційний інвойс та проформа-інвойс можуть виглядати як однакові документи, створені на однакових бланках із невеличкими відмінностями, але за значенням мають абсолютно різну мету застосування.

Якщо складається проформа-інвойс не для комерційної мети, то необхідно обов’язково про це зазначити, наприклад шляхом напису на інвойсі «Не для комерції. Оплати не потребує», «Повернення товару. Ціна вказана для митного оформлення» тощо.

Правила опису товарів.

Правильне оформлення інвойсу включає у себе грамотний опис товарів, який послужить більш швидкому оформленню на митниці.

Опис кожної позиції повинен містити:

назву товару;
сферу застосування;
серійні номери (за їх наявності);
матеріал виготовлення;
спосіб пакування;
вага нетто та брутто;
кількість місць, об’єм, що займає товар;
одиниці виміру товару;
кількість таких одиниць товару;
вартість одиниці товару;
загальна вартість вантажу.

Також необхідно мати на увазі, що до деяких видів товарів існують особливі вимоги щодо оформлення та зазначення інформації про них у інвойсах. Окрім основних відомостей, вони повинні мати відомості про додаткову інформацію. До таких товарів можуть відноситись хімічні речовини, біологічні зразки, подарунки, годинники із дорогоцінностями тощо.

Допущення помилок у оформленні інвойсів може створити додаткові неприємності при оформленні вантажу та зіпсувати ваші відносини із покупцем, тому слід підійти до цього питання із відповідальністю.

Інші види інвойсів.

Щодо інших видів інвойсів в міжнародній практиці, то додатково виділяють:

Кредит-нота (від англ. - credit notes) – це документ, що видається покупцеві, якщо товар повертається через пошкодження, брак чи помилкове відправлення. Також за допомогою кредит-ноти продавець може надавати знижки чи бонуси на оплату товару.

Інвойс розкладу (від англ. – timesheet invoice) – відправляється клієнту для виставлення рахунку за виконану погодинну роботу чи надану послугу.

Фіксуючий інвойс (від англ. – retainer invoice) – це документ, який відправляється клієнту у випадку, якщо він вносить передоплату за товари (послуги). Факт внесення коштів фіксується за допомогою цього інвойсу. У подальшому, різниця між внесеною сумою та сумою за фактично надані товари (послуги) повертаються клієнту.

Повторюваний інвойс (від англ. – recurring invoice) – створюються та надсилаються клієнтові через певні проміжки часу для оплати повторюваних транзакцій, таких як оплата за підписку тощо.

Інвойс як первинний документ.

Якщо ми займаємось зовнішньо-економічною господарською діяльністю, то повинні неухильно дотримуватись законодавства України про податкову звітність та бухгалтерський облік.

Але чи можемо ми використовувати інвойс для подання до фіскальних органів з метою використання його як первинного документу?

Згідно із Законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV із змінами і доповненнями, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Первинний документ – це документ, який містить відомості про господарську операцію.

У ч. 2 ст. 9 цього закону зазначено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити:

назву документа (форми);
дату складання;
назву підприємства,
від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції,
одиницю виміру господарської операції;
посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь здійсненні господарської операції.

Вище ми розглядали вимоги щодо оформлення інвойсів, і вже можемо зробити висновок, що інвойс містить усі відомості, які має містити первинний документ.

На підтвердження цього висновку листом МФУ від 16.02.2017 №31-11410-06-5/4339 було надано роз’яснення щодо особливостей застосування первинних документів в бухгалтерському обліку.

Згідно цього листа, оформлений належним чином рахунок-фактура (інвойс) може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акту приймання-передачі тільки у разі його оплати, що підтверджується відповідними документами.

Документами, що підтверджують оплату, можуть бути платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера тощо.

Рахунок-фактура може бути складений у паперовій або в електронній формі та повинен мати реквізити, які дають можливість ідентифікувати господарську операцію та її учасників, зокрема: назву підприємства, від імені якого складено рахунок-фактуру; назву контрагента; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь в оформленні рахунку-фактури.

Отже, при виконанні вищезазначених умов до інвойсу, ми можемо його використовувати як первинний документ з метою відображення в бухгалтерському обліку господарської операції.

Підводячи підсумок, можна сказати, що інвойс – це документ, у якому зазначаються товари та послуги, які компанія надає клієнту, та зазначається зобов’язання клієнта на оплату цих послуг. На території нашої держави найбільше розповсюдження набули дві його різновиди: проформа-інвойс та комерційний інвойс.

Цей документ прийшов до нас із сфери зовнішньо-економічної діяльності, та має багато схожих ознак із документами, визначення яких прямо прописані в законодавстві України, але він має і свої відмінності.

Його не слід плутати або ж ставити знак рівності із актом-прийому передачі чи звичайним рахунком. Загальне поняття інвойсу є набагато ширшим, а відмінність із цими поняттями полягає у різноманітності його видів.

Кожен із виду інвойсу за своєю природою, змістом чи формою може бути схожий на документ, який ми звикли використовувати в українському законодавстві.

Саме для уникнення розбіжностей у розумінні цього терміну, урегулюванні спірних питань зовнішньо-економічної діяльності, законодавство поступово вводить цей термін у правове поле та надає всілякі інструкції та роз’яснення щодо застосування цього документу.

На нашому порталі Ви можете створити та завантажити наступні види інвойсів:

Або ж Ви можете скористатися розширеним функціоналом системи в частині ведення реєстру контрагентів, згенерувати інвойс, заповнений даними, а також підписати кваліфікованим електронно-цифровим підписом.

Дата на публикуване: 20.06.2022