Инвойс как неотъемлемая часть внешнеэкономической деятельности. Виды инвойсов и особенности их оформления (+ шаблоны инвойсов разных видов).

Любое лицо, операции которого связаны с внешнеэкономической деятельностью, так или иначе имеет дело с таким документом, как «инвойс».

Если вы сотрудничаете с международными компаниями, ведете ли бизнес с иностранными контрагентами или просто принимаете заказы от иностранных работодателей, то Вам желательно знать об этом виде документа, ведь Вы будете сталкиваться с ним довольно часто.

Поэтому давайте разберемся подробнее, что такое инвойс, какие типы его существуют и какие особенности применения исходя из законодательства Украины.

В переводе с английского (англ. invoice) это слово означает «счет» или «фактура», однако не следует его путать с ним, ведь понятие «инвойс» значительно шире и включаю в себя несколько разновидностей.

Инвойс – это документ, содержащий товары и услуги, которые компания предоставляет клиенту, и указывается обязательство клиента на оплату этих услуг. Инвойсы являются основой системы налогового учета малого и среднего бизнеса.

В инвойсе указывается, какие услуги вы предоставили клиенту, и какую оплату он обязан произвести за выполненные услуги или предоставленные товары.

Это понятие с первого взгляда очень похоже на всем знакомый нам «акт приема-передачи» или «счет». Однако, если искать аналогию инвойса в украинском документообороте, то этот документ по своим свойствам больше всего похож на «счет-фактуру».

В п. 3 ч. 2 ст. 53 Таможенного кодекса Украины указано, что документами, подтверждающими таможенную стоимость товаров, являются счет-фактура (инвойс) или счет-проформа (если товар не является объектом купли-продажи).

То есть, в этом случае законодатель употребляет понятие инвойса и счета-проформы как тождественные.

Но все равно инвойсы и счет-фактура имеют свои отличительные особенности.

Для того чтобы выяснить это, необходимо более подробно разобраться в видах инвойсов.

Виды инвойсов.

В международном законодательстве существует несколько видов инвойсов. Однако на территории нашего государства все виды инвойсов применяются не так часто, поэтому рассмотрим наиболее распространенные и распространенные виды инвойсов в Украине. Ими проформа-инвойс и коммерческий инвойс.

Проформа-инвойс – это документ, в котором указывается обязанность продавца товаров (исполнителя услуг) поставить товары (оказать услуги) покупателю по заранее оговоренной цене.

Цена услуг и перечень товаров в этом виде инвойса не является окончательным и в дальнейшем может меняться без проблем.

Проформа-инвойс обычно составляется в тех случаях, когда товар поставляется бесплатно (гуманитарная помощь, для участия в выставках, акциях, аукционах и т.д.).

Отличие проформы-инвойса состоит в том, что некоторые данные могут быть не окончательными, и в него еще могут быть внесены изменения. Например, стороны могут изменить данные по количеству или моделям, типу того или иного товара. А вот инвойс с окончательными изменениями и согласованными данными уже будет формировать коммерческий инвойс.

Коммерческий инвойс – это документ, используемый для таможенной декларации при продаже товаров, экспортируемых через международные границы.

Этот документ обязателен для прохождения таможни. Без него не растаможут товар и не допустят на территорию государства. Он выписывается одновременно с отгрузкой товара и посылается покупателю.

Согласно этому документу также рассчитывается НДС и таможенные сборы. Поэтому, если допустить ошибку в оформлении коммерческого инвойса, растаможка может затянуться и создать вам дополнительные неудобства.

Чтобы этого не произошло, следует разобраться каким образом составляются эти виды документов.

Требования по оформлению инвойсов.

Прежде всего следует отметить, что утвержденная форма инвойсов и требований по их заполнению законодательством Украины не предусмотрена.

Вместе с тем, при осуществлении контроля правильности определения таможенной стоимости орган доходов и сборов должен убедиться, что коммерческий инвойс можно идентифицировать с поставкой оцениваемого товара и содержит сведения, подтверждающие сведения относительно цены, фактически уплаченной или подлежащей уплате.

Частью пятой статьи 54 Таможенного кодекса Украины за органом доходов и сборов, который согласно действующему законодательству осуществляет контроль правильности определения таможенной стоимости товаров, закреплено право удостоверяться в достоверности или точности любого заявления, документа или расчета, поданных для целей определения таможенной стоимости .

Согласно части второй статьи 52 Таможенного кодекса Украины декларант или уполномоченное им лицо, заявляющее таможенную стоимость товара, обязаны подавать таможенному органу достоверные сведения об определении таможенной стоимости, которые должны базироваться на объективных, документально подтвержденных данных, подвергаемых исчислению.

Перечень документов, подтверждающих таможенную стоимость товаров, определен частью второй статьи 53 Таможенного кодекса Украины, среди которых счет-фактура (инвойс) или счет-проформа (если товар не является объектом купли-продажи).

В зависимости от законодательства каждого государства, инвойс, кроме требований об уплате товара, может выполнять различные функции. Например, в странах ЕС инвойс используется для подтверждения уплаты НДС и акцизного налога.

В общем случае, инвойс – это документ, на основании которого производится оплата за товар и формируется отчетность.

Согласно общемировой практике, инвойс должен содержать:

дату составления;
наименование и реквизиты продавца;
наименование и реквизиты покупателя;
наименование товаров;
цену товаров;
общую стоимость счета;
валюту оплаты;
ставки и размер налога

Также, в инвойсе могут указываться:

реквизиты внешнеэкономического соглашения, согласно которому осуществляется поставка,
реквизиты отгрузочного документа,
платежные реквизиты и другие сведения, если их наличие в инвойсе предусмотрено условиями договора, такие как условия поставки, условия оплаты, место загрузки, размер и основания предоставления скидок.

По своей форме коммерческий инвойс и проформа-инвойс могут выглядеть как одинаковые документы, созданные на одинаковых бланках с небольшими отличиями, но по значению имеют совершенно разные цели применения.

Если составляется проформа-инвойс не для коммерческой цели, то необходимо обязательно об этом указать, например, путем надписи на инвойсе «Не для коммерции. Оплата не требуется», «Возврат товара. Цена указана для таможенного оформления».

Правила описания товаров.

Правильное оформление инвойса включает в себя грамотное описание товаров, которое послужит более быстрому оформлению на таможне.

Описание каждой позиции должно содержать:

название товара;
область применения;
серийные номера (при их наличии);
материал изготовления;
способ упаковки;
вес нетто и брутто;
количество мест, объем, занимающий товар;
единицы измерения товара;
количество таких единиц товара;
стоимость единицы товара;
общая стоимость груза.

Также необходимо иметь в виду, что к некоторым видам товаров существуют особые требования к оформлению и указанию информации о них в инвойсах. Кроме основных сведений, они должны содержать сведения о дополнительной информации. К таким товарам могут относиться химические вещества, биологические образцы, подарки, часы с драгоценностями.

Допущение ошибок в оформлении инвойсов может создать дополнительные неприятности при оформлении груза и испортить отношения с покупателем, поэтому следует подойти к этому вопросу с ответственностью.

Остальные виды инвойсов.

Относительно других видов инвойсов в международной практике дополнительно выделяют:

Кредит-нота (от англ. - credit notes) – это документ, выдаваемый покупателю, если товар возвращается из-за повреждения, нехватки или ошибочного отправления. Также с помощью кредитной ноты продавец может предоставлять скидки или бонусы на оплату товара.

Инвойс расписания (от англ. – timesheet invoice) – отправляется клиенту для выставления счета за выполненную почасовую работу или оказанную услугу.

Фиксирующий инвойс (от англ. – retainer invoice) – это документ, отправляемый клиенту в случае, если он вносит предоплату за товары (услуги). Факт внесения средств фиксируется посредством этого инвойса. В дальнейшем разница между внесенной суммой и суммой за фактически предоставленные товары (услуги) возвращаются клиенту.

Повторяющийся инвойс (от англ. – recurring invoice) – создаются и направляются клиенту через определенные промежутки времени для оплаты повторяющихся транзакций, таких как оплата за подписку и т.д.

Инвойс как первоначальный документ.

Если мы занимаемся внешнеэкономической хозяйственной деятельностью, то должны неукоснительно соблюдать законодательство Украины о налоговой отчетности и бухгалтерском учете.

Но можем ли мы использовать инвойс для представления в фискальные органы с целью использования его в качестве первоначального документа?

Согласно Закону «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV с изменениями и дополнениями, основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы.

Первичный документ – это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции.

В ч. 2 ст. 9 этого закона указано, что первичные и сводные учетные документы могут быть составлены в бумажной или электронной форме и должны иметь следующие обязательные реквизиты:

название документа (формы);
дату составления;
название предприятия,
от имени которого составлен документ;
содержание и объем хозяйственной операции,
единицу измерения хозяйственной операции;
должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

Выше мы рассматривали требования по оформлению инвойсов, и уже можем заключить, что инвойс содержит все сведения, которые должен содержать первичный документ.

В подтверждение этого заключения письмом МФУ от 16.02.2017 №31-11410-06-5/4339 было предоставлено разъяснение об особенностях применения первичных документов в бухгалтерском учете.

Согласно этому письму, оформленный должным образом счет-фактура (инвойс) может быть основанием для отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции по поставке товаров, работ (услуг) без составления акта приемки-передачи только в случае его оплаты, что подтверждается соответствующими документами.

Документами, подтверждающими оплату, могут быть платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, квитанция в прибыльный кассовый ордер и т.д.

Счет-фактура может быть составлен в бумажной или электронной форме и должен иметь реквизиты, позволяющие идентифицировать хозяйственную операцию и ее участников, в частности: название предприятия, от имени которого составлен счет-фактуру; название контрагента; содержание и объем хозяйственной операции; единицу измерения хозяйственной операции; личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвующее в оформлении счета-фактуры.

Следовательно, при выполнении вышеупомянутых условий к инвойсу, мы можем использовать его как первичный документ с целью отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции.

Подводя итог, можно сказать, что инвойс – это документ, содержащий товары и услуги, которые компания предоставляет клиенту, и указывается обязательство клиента на оплату этих услуг. На территории нашего государства наибольшее распространение получили две его разновидности: проформа-инвойс и коммерческий инвойс.

Этот документ пришел к нам из сферы внешнеэкономической деятельности и имеет много схожих признаков с документами, определение которых прямо прописаны в законодательстве Украины, но он имеет и свои отличия.

Его не следует путать или же ставить знак равенства с актом приема передачи или обычным счетом. Общее понятие инвойса намного шире, а разница с этими понятиями состоит в разнообразии его видов.

Каждый из вида инвойса по своей природе, содержанию или форме может походить на документ, который мы привыкли использовать в украинском законодательстве.

Именно во избежание разногласий в понимании этого термина, урегулировании спорных вопросов внешнеэкономической деятельности, законодательство постепенно вводит этот термин в правовое поле и предоставляет всевозможные инструкции и разъяснения по применению этого документа.

На нашем портале Вы можете создать и скачать следующие виды инвойсов:

Или Вы можете воспользоваться расширенным функционалом системы в части ведения реестра контрагентов, сгенерировать инвойс, заполненный данными, а также подписать квалифицированной электронно-цифровой подписью.

Дата публикации: 20.06.2022