Elektroniczne zarządzanie dokumentami w Armenii

Transgraniczny handel elektroniczny bez papieru oferuje znaczny potencjał nie tylko w zakresie zwiększania konkurencyjności w handlu światowym, ale także w zakresie sprostania nowym wyzwaniom związanym z rozwojem międzynarodowego handlu elektronicznego i gospodarki cyfrowej.

Elektroniczny obieg dokumentów w Armenii reguluje przede wszystkim ustawa RA z dnia 15 stycznia 2005 r. nr ЗР-40 „O dokumentach elektronicznych i elektronicznych podpisach cyfrowych”.

Co to jest dokument elektroniczny?

Jest to informacja lub komunikat prezentowany w formie elektronicznej.

Dokument elektroniczny ma wewnętrzne i zewnętrzne formy prezentacji:

• Reprezentacja wewnętrzna: wynik rejestracji na nośniku elektronicznym informacji stanowiącej dokument elektroniczny.
• Prezentacja zewnętrzna: wynik odtworzenia dokumentu elektronicznego na ekranie urządzenia wideo (wyświetlacza), papierze lub innym przedmiocie materialnym innym niż nośnik elektroniczny, w formie dostępnej dla oględzin i zrozumiałej dla percepcji.

Moc prawna dokumentu elektronicznego

Oryginalny dokument elektroniczny istnieje wyłącznie na nośnikach elektronicznych. Wszystkie kopie dokumentu elektronicznego i jego odpowiedniki zarejestrowane na nośniku elektronicznym są uważane za oryginały i mają jednakową moc prawną.

Jeżeli wymagany jest oryginał dokumentu elektronicznego, wymóg ten uważa się za spełniony, jeżeli:

a) możliwe jest udowodnienie, że dokument elektroniczny nie uległ zmianie od chwili jego wysłania i (lub) przekazania do przechowywania, z wyjątkiem tych odwracalnych zmian, które są niezbędne i nieuniknione podczas wysyłania i (lub) przechowywania tego dokumentu elektronicznego dokument;

b) istnieje możliwość przedstawienia zewnętrznej formy dokumentu elektronicznego bez zmian merytorycznych osobie nie posiadającej specjalistycznej wiedzy technicznej, w formie jasnej i zrozumiałej.

Artykuł 4 ustawy stanowi, że dokument elektroniczny, w celu zapewnienia ochrony dokumentu elektronicznego, może zawierać jeden lub więcej elektronicznych podpisów cyfrowych. Jednocześnie należy wiedzieć, że organy państwowe, samorządy lokalne, osoby fizyczne i prawne, organizacje nie mają obowiązku akceptowania dokumentów elektronicznych chronionych podpisem cyfrowym, jeżeli nie posiadają odpowiednich środków technicznych

Kopie dokumentu elektronicznego można wyrazić zewnętrznie – poprzez odtworzenie dokumentu na papierze z poświadczeniem zgodności dokumentu w formie papierowej z dokumentem elektronicznym. Można to zrobić, zauważając, że dokument papierowy jest kopią dokumentu elektronicznego. Niezbędne jest złożenie podpisu i pieczęci osoby poświadczającej, która wystawiła dokument elektroniczny.

Elektroniczne wersje dokumentów pierwotnych (księgowych) zastępują ich wersje papierowe w przypadkach określonych przez Rząd Republiki Armenii lub jeżeli zgodnie z wymogami określonymi przez ustawodawstwo Republiki Armenii ich wersje papierowe zostały zachowane.

Zastosowanie EDS

Procedurę stosowania elektronicznego podpisu cyfrowego ustala jego producent.

Dane weryfikacyjne podpisu cyfrowego są tworzone przez osobę podpisującą lub urząd certyfikacji. W tym celu należy wykorzystać sprzęt i (lub) oprogramowanie.

Potwierdzenie ważności EDS wszystkim zainteresowanym odbywa się przez sygnatariusza - poprzez doręczenie osobiście lub poprzez przekazanie danych uzupełniających lub certyfikatu EDS. Możesz także skontaktować się z centrum certyfikacji, które w odpowiedzi na żądanie udzieli informacji o ważności podpisu cyfrowego każdej zainteresowanej stronie.

Artykuł 12 ustanawia zasady działania ośrodków certyfikacji. Obejmuje to między innymi:

• udostępniania danych do złożenia i weryfikacji elektronicznego podpisu cyfrowego;

• uwzględniać wydane certyfikaty i dane do weryfikacji elektronicznego podpisu cyfrowego;

• poświadczają, że wydany przez nich certyfikat elektronicznego podpisu cyfrowego oraz dane weryfikacyjne elektronicznego podpisu cyfrowego należą do podpisującego;

• identyfikować i potwierdzać zgodność danych weryfikacyjnych elektronicznego podpisu cyfrowego i certyfikatu elektronicznego podpisu cyfrowego;

Dokument elektroniczny chroniony podpisem elektronicznym ma taką samą moc prawną jak dokument poświadczony własnoręcznym podpisem danej osoby, jeżeli:

• autentyczność podpisu cyfrowego została potwierdzona;
• nie ma wystarczających dowodów na to, że dokument został zmieniony lub sfałszowany od chwili wysłania i (lub) przekazania do przechowywania;

EDI w umowach

Stosowanie EDI i EDS w transakcjach reguluje Kodeks Cywilny Republiki Armenii .

Zatem art. 296 ust. 3 Kodeksu cywilnego Republiki Armenii stanowi, że strony w drodze umowy mogą ustalić możliwość stosowania elektronicznego podpisu cyfrowego lub innego odpowiednika podpisu odręcznego przy zawieraniu transakcji.

Umowa w formie pisemnej może zostać zawarta poprzez wymianę dokumentów za pomocą środków komunikacji elektronicznej, co pozwala na wiarygodne ustalenie, że dokument pochodzi od strony umowy – art. 450 Kodeksu cywilnego Republiki Armenii.

Co to jest oficjalny e-mail?

Oficjalny e-mail to swobodnie udostępniany środek oficjalnej komunikacji umożliwiający otrzymywanie wiadomości. Zgodnie z ustawodawstwem Republiki Armenii osobę uważa się za należycie powiadomioną, jeżeli informacja została wysłana na jej oficjalny adres e-mail i zawiera elektroniczne potwierdzenie przeczytania.

W Republice Armenii przy wydawaniu dowodów osobistych osobom udostępnia się także oficjalny adres e-mail.

Organy państwowe, organy samorządu terytorialnego i osoby prawne zarejestrowane w Republice Armenii również otrzymują oficjalny adres e-mail.

Oficjalny adres e-mail osoby fizycznej składa się z tablicy rejestracyjnej usług publicznych tej osoby oraz domeny „@e-citizen.am”, w przypadku braku tablicy rejestracyjnej usług publicznych, z numeru zaświadczenia o nieodbiorze. Oficjalną pocztę elektroniczną uważa się za aktywowaną od momentu wydania dowodu osobistego.

Oficjalny adres e-mail osoby prawnej, organów państwowych i organów samorządu terytorialnego składa się z kombinacji kodu danej osoby prawnej (organu państwowego lub samorządu terytorialnego) oraz domeny „@e-citizen.am”.

Zgodnie z dekretem rządu RA nr 1385-N z dnia 12 listopada 2015 r. zarządcą oficjalnego systemu poczty elektronicznej jest EKENG CJSC.

Źródło https://www.ekeng.am/hy/nid