Automatyzacja przetwarzania dokumentów – czy to krok rozwojowy, czy tylko przydatny nawyk?

Automatyzacja obiegu dokumentów może naprawdę zająć dużo czasu i wysiłku, jednak istnieje spore ryzyko, że jeśli w firmie panuje chaos na papierze, to po automatyzacji będzie chaos na papierze i chaos w formie elektronicznej. Co doprowadzi do podwojenia obowiązków zawodowych pracowników, wzrostu obciążenia pracą, co jest przeciwieństwem wzrostu wydajności.

Automatyzacja przetwarzania dokumentów nie jest skokiem, który w kilka tygodni rozwiąże wszystkie problemy organizacji, to praca stopniowa, codzienna praca nad poprawą własnej efektywności każdego pracownika.

Jeśli pracownik lub kierownictwo ma sytuację, że nie chce czegoś zrobić, a musi, oznacza to, że cel wewnętrzny takiej osoby nie pokrywa się z celem zewnętrznym. Co to znaczy?

Oznacza to, że wewnętrznym celem pracownika może być pozostanie w tym miejscu pracy i obawa przed zwolnieniem w wyniku automatyzacji.

Kierownictwo może obawiać się, że będzie musiało wziąć na siebie większą odpowiedzialność, bo w wyniku automatyzacji te procesy, które zarząd czasami chciałby zatuszować, staną się oczywiste.

Pierwszym i ważnym krokiem inicjatora wprowadzenia automatyzacji obiegu dokumentów jest udowodnienie uczestnikom procesu, że automatyzacja wyjdzie także na ich korzyść.

Przykładowo: odnośnie najczęstszych sytuacji opisanych powyżej:

1. pracownicy muszą mieć pewność, że nie zostaną zwolnieni, ale na pewno zostanie dla nich znaleziona inna praca (i na pewno zostanie znaleziona, bo przedsiębiorstwo, które weszło na ścieżkę automatyzacji, rozwija się);
2. Najwyższe kierownictwo: kierownictwo musi zdać sobie sprawę, że ukrywanie procesów, nawet dla nich niepożądanych, opóźnia rozwój przedsiębiorstwa i nie może trwać wiecznie, dlatego nawet w przypadku popełnienia zasadniczych błędów, odpowiedzialność za nie zostanie przejęta poprzez normalizację procesów, a nie poprzez kary publiczne.

Po usunięciu wewnętrznego oporu i lęków, u każdego uczestnika procesu samoistnie pojawi się chęć zwiększenia własnej efektywności.

O wiele trudniej jest dokonać szybkich zmian, wynik będzie z nich znacznie mniejszy niż z procesów translacyjnych. W tym aspekcie musimy zwrócić się do psychologii behawioralnej, która bada te procesy od wielu lat.

Na obowiązki funkcjonalne członków zespołu należy spojrzeć jak na codzienne nawyki.

Sprawdzanie poczty, odpowiadanie na pytania mailem lub w komunikatorach, planowanie dnia spotkań w Kalendarzu Google, czyli nawyki większości członków zespołu. Jeśli codziennie będziesz poprawiał swoją wydajność zaledwie o 1%, wówczas wzrost w ciągu roku wyniesie w sumie 365%, jeśli w ciągu dwóch tygodni poprawisz się o 20%, to oczywiście wpłynie to na wielkość lub jakość pracy wykonanie innych obowiązków funkcjonalnych, które zostaną wykonane w mniejszym czasie, a efektywność doskonalenia wyniesie 20%.

Proszę porównać poniższe dwa przykłady dla siebie.

Jesteś menedżerem operacyjnym, który przygotowuje dokumenty lub właścicielem małej firmy, dyrektorem, który samodzielnie przygotowuje dokumenty, lub prawnikiem, który przygotowuje dokumenty. Twoja firma ma za zadanie zautomatyzować obieg dokumentów, w szczególności za pomocą kreatora dokumentów.

Scenariusz 1

• Masz umowę, która jest stosunkowo prosta, wystarczy tylko zmienić w niej kontrahenta. Najpierw otrzymałeś prośbę o weryfikację kontrahenta, przesłano Ci oświadczenie, umowę spółki i inne dane kontrahenta. Sprawdziłeś to w rejestrach i podpisałeś, że możliwa jest współpraca z takim kontrahentem.
• Dwa dni później przyszła prośba o przygotowanie z nim umowy. Z reguły przygotowanie jest dość pilne, dlatego bierzesz najnowszą wersję Word wymaganej umowy i po prostu wpisujesz dane w nagłówku i szczegółach, przedrukowując je z dokumentów ustawowych lub kopiuj-wklej, jeśli kontrahent również przesłał te dane w tekście.
• Miesiąc później otrzymasz prośbę o zawarcie dodatkowej umowy lub list lub reklamację do tego kontrahenta, okazuje się, że poprzednie wersje dokumentów w Wordzie zostały zapisane gdzieś na Dysku Google, zdalnym serwerze lub w telefonie, lub dokument został przygotowany przez innego pracownika, to ponownie bierzesz najnowszą wersję dokumentu w Wordzie, najbardziej zbliżoną do wymaganej w Twojej sytuacji i przepisujesz wszystkie dane z dokumentów ustawowych lub kopiujesz wklej. Jednocześnie należy ponownie zajrzeć do rejestru, aby sprawdzić, czy nie nastąpiły zmiany w danych kontrahenta.
• A ponieważ każda umowa może mieć nieograniczoną liczbę dodatkowych umów, ustaw, faktur i innych dokumentów, procedurę tę można powtarzać w nieskończoność.

Jeśli jednak firmie zależy na wejściu na nowe rynki, to w pierwszej kolejności trzeba popracować nad efektywnością własnego zespołu, aby mógł on wykonać więcej zadań w krótszym czasie.

Scenariusz 2

• Otrzymałeś prośbę o sprawdzenie kontrahenta, przesłano Ci wypis, statut i inne dane kontrahenta. Sprawdziłeś to w rejestrach i podpisałeś, że możliwa jest współpraca z takim kontrahentem.
• Od razu wpisałeś wszystkie dane dotyczące kontrahenta do rejestru kontrahentów na platformie InstaDoc .
• Dwa dni później przyszła prośba o przygotowanie z nim umowy. Kopiujesz wszystkie dane kontrahenta z rejestru i generujesz wymagany dokument na stronie InstaDoc. Etap kopiowania i wklejania danych do nagłówka dokumentu i szczegółów jest wyrównany.
• Miesiąc później przychodzi prośba o zawarcie dodatkowej umowy lub pismo lub reklamacja do tego kontrahenta, okazuje się, że Szkic ostatnio wygenerowanego dokumentu jest przechowywany w chmurze. Naciskasz przycisk „aktualizuj z rejestru” wobec kontrahenta i sprawdzasz, czy nastąpiły zmiany w danych kontrahenta. Dokonaj ostatecznej kontroli kontrahenta, wzmocnionej w razie potrzeby i wygeneruj projekt wymaganego dokumentu.

Oznacza to, że eliminuje się kilka etapów kopiuj-wklej i pojawia się możliwość wzmocnionej weryfikacji kontrahenta i strukturyzowania umowy.

Jeśli jako menedżer dokumentów, prawnik lub właściciel małej firmy miałeś nawyk:

1. wprowadzić dane kontrahenta do rejestru w dowolnym systemie, załadować dokumenty ustawowe do profilu kontrahenta niezwłocznie po rozpatrzeniu wniosku o weryfikację kontrahenta, oraz
2. wprowadzić najnowsze dokumenty do szablonu (projektant dokumentów),

Wtedy od razu przygotowując drugi dokument zauważyłbyś następujące zmiany:

1) utworzyłeś rejestr kontrahentów zawierający najpełniejsze dane oraz dokumenty uzupełniające, z których możesz znacznie szybciej zaczerpnąć dane niż z najnowszego, aktualnego dokumentu Worda i porównać je z dokumentami założycielskimi;

2) stworzyłbyś szablony dokumentów, z których najczęściej korzystasz. Będziesz mógł szybko zapewnić im opcje, których brakowało w poprzednim dokumencie (np. była umowa, która przewidywała tylko przedpłatę, a wtedy dodałbyś klauzulę przewidującą częściową przedpłatę).

3) utworzenie nowego dokumentu zajmie znacznie mniej czasu niż wyszukiwanie najnowszego i najbliższego wymaganemu pliku Worda i przepisanie danych kontrahenta z dokumentów ustawowych lub wklejenie ich i sprawdzenie danych z dokumentami ustawowymi i rejestrami.

Jeżeli szacujesz, że czas poświęcony na wyrobienie sobie nowego nawyku wpisania kontrahenta do rejestru kontrahentów, to dokonanie wpisu do rejestru zajmie Ci 3-5 minut (przykładowo w przypadku osób prawnych i jednoosobowych działalności gospodarczych, główne dane kontrahenta są na ogół pobierane z rejestru, z wyjątkiem stanowiska zarządzającego i rachunków bankowych). Teraz pamiętasz, ile czasu spędziłeś na szukaniu potrzebnego dokumentu w wersji Word, jeśli był on przechowywany w komunikatorze, w jednym z kilku e-maili, na dysku zdalnym lub gdzieś w pobraniu?

Ekspert w dziedzinie automatyki, prawnik

Inna Janowska

Uzyskaj poradę dotyczącą mojej sytuacji

  +38 (093) 1776558   Aleksiej

  [email protected]