Автоматизацията на обработката на документи - това е скок в развитието или просто полезен навик?

Автоматизирането на документооборота наистина може да отнеме много време и усилия, но има значителен риск, че ако във фирмата има хаос на хартия, то след автоматизацията ще има хаос на хартия и хаос в електронен вид. Което ще доведе до удвояване на работните задължения на служителите, увеличаване на натоварването, което е обратното на повишаване на ефективността.

Автоматизирането на обработката на документи не е скок, който може да реши всички проблеми на организацията за няколко седмици, това е постепенна работа, ежедневна работа за подобряване на собствената ефективност на всеки служител.

Ако служител или ръководство има ситуация, в която не иска да направи нещо, но трябва, това означава, че вътрешната цел на такъв човек не съответства на външната цел. Какво означава?

Това означава, че присъщата цел на служителя може да бъде да остане на това работно място и да се страхува да бъде съкратен в резултат на автоматизацията.

Страхът на ръководството може да е, че ще трябва да поеме повече отговорност, защото в резултат на автоматизацията онези процеси, които ръководството понякога би искало да прикрие, ще станат очевидни.

Първата и важна стъпка на инициатора за въвеждането на автоматизацията на документооборота е да докаже на участниците в процеса, че автоматизацията ще бъде и в тяхна полза.

Например: относно най-честите ситуации, описани по-горе:

1. служителите трябва да бъдат сигурни, че няма да бъдат уволнени, но определено ще им се намери друга работа (и определено ще бъде намерена, тъй като предприятието, тръгнало по пътя на автоматизацията, се развива);
2. Топ мениджмънт: ръководството трябва да осъзнае, че прикриването на процеси, дори нежелани за тях, забавя развитието на предприятието и не може да продължи вечно, следователно, дори ако са допуснати някои фундаментални грешки, отговорността за тях ще се носи чрез нормализиране на процесите, а не чрез публични наказания.

След премахване на вътрешната съпротива и страхове, желанието за повишаване на собствената ефективност ще възникне от само себе си във всеки участник в процеса.

Много по-трудно е да се направят бързи промени, резултатът от тях ще бъде много по-малък, отколкото от транслационните процеси. В този аспект трябва да се обърнем към поведенческата психология, която от много години изследва тези процеси.

Необходимо е функционалните задължения на членовете на екипа да се разглеждат като ежедневни навици.

Проверка на поща, отговаряне на въпроси по имейл или в месинджъри, планиране на деня за срещи в Google Calendar, тоест навиците на повечето членове на екипа. Ако подобрите собствената си ефективност само с 1% всеки ден, тогава растежът за една година ще бъде общо 365%, ако направите подобрение с 20% за две седмици, тогава, разбира се, това ще се отрази на обема или качеството на изпълнение на други функционални задължения, за които ще се отделя по-малко време и ефективността на подобрението ще бъде 20%.

Моля, сравнете следните два примера за себе си.

Вие сте оперативен мениджър, който изготвя документи или собственик на малък бизнес, директор, който сам изготвя документи, или адвокат, който изготвя документи. Вашата компания има задача да автоматизира документооборота, по-специално с помощта на дизайнер на документи.

Сценарий 1

• Имате договор, който е относително прост, просто трябва да смените контрагента в него. Първо, получихте искане за проверка на контрагента, бяха ви изпратени извлечение, устав и други подробности за контрагента. Вие сте го проверили в регистрите и сте се подписали, че е възможно да си сътрудничите с такъв контрагент.
• Два дни по-късно дойде заявка за подготовка на договор с него. По правило подготовката е доста спешна, така че взимате последната Word версия на необходимия договор и просто въвеждате данните в заглавката и в детайлите, като ги препечатвате от нормативните документи или копирате-поставяте, ако контрагентът също е изпратил тези данни в текст.
• Месец по-късно получавате искане за сключване на допълнително споразумение или писмо или иск към този контрагент, оказва се, че предишните Word версии на документите са били записани някъде в Google Drive, отдалечен сървър или на телефона, или документът е изготвен от друг служител, след което отново вземате най-новата версия на Word на документа, която е най-подобна на необходимата за вашата ситуация, и пренаписвате всички данни от нормативни документи или копирате и поставяте. В същото време е необходимо да се погледне отново в регистъра дали има промени в данните на контрагента.
• И тъй като всеки договор може да има неограничен брой допълнителни споразумения, актове, фактури и други документи, тази процедура може да се повтаря безкрайно.

Но ако компанията има за цел да навлезе на нови пазари, тогава първото нещо, което трябва да направите, е да работите с ефективността на собствения си екип, за да може той да изпълнява повече задачи за по-кратък период от време.

Сценарий 2

• Получихте искане за проверка на контрагента, изпратено ви е извлечение, устав и други подробности за контрагента. Вие сте го проверили в регистрите и сте се подписали, че е възможно да си сътрудничите с такъв контрагент.
• Незабавно сте въвели всички данни за контрагента в регистъра на контрагентите в платформата InstaDoc .
• Два дни по-късно дойде заявка за подготовка на договор с него. Копирате всички данни на контрагента от регистъра и генерирате необходимия документ на уебсайта на InstaDoc. Етапът на копиране и поставяне на данни в заглавката на документа и детайлите е изравнен.
• Месец по-късно се получава искане за сключване на допълнително споразумение или писмо или иск към този контрагент, оказва се, че черновата на последния генериран документ се съхранява в облака. Натискате бутона "актуализация от регистъра" срещу контрагента и виждате дали има промени в данните на контрагента. Направете последна проверка на контрагента, подсилена при необходимост и генерирайте чернова на необходимия документ.

Тоест, елиминират се няколко стъпки на копиране и поставяне и има възможност за засилена проверка на контрагента и структуриране на споразумението.

Ако вие като мениджър на документи, адвокат или собственик на малък бизнес имате навика да:

1. въвежда данни на контрагента в регистъра във всяка система, качва нормативни документи в профила на контрагента веднага след обработка на искането за проверка на контрагента и
2. въведете най-новите документи в шаблона (дизайнер на документи),

Тогава веднага при подготовката на втория документ ще забележите следните промени:

1) сте създали регистър на контрагентите с най-пълни данни, както и подкрепящи документи, от които можете да вземете данни много по-бързо, отколкото от последния актуален документ на Word, и да ги сравните с учредителните документи;

2) бихте създали шаблони на документи, които използвате най-често. Ще можете бързо да им предоставите опции, които липсваха в предишния документ (например имаше договор, който предвиждаше само предплащане, а след това бихте добавили клауза, която предвижда частично предплащане.

3) създаването на всеки нов документ ще отнеме много по-малко време, отколкото търсенето на най-новия и най-близкия до необходимия Word файл и пренаписването на данните на контрагента от законови документи или копиране и поставяне и проверка на данните със законови документи и регистри.

Ако оцените времето, изразходвано за разработване на нов навик за въвеждане на контрагент в регистъра на контрагентите, ще отнеме 3-5 минути, за да направите запис в регистъра (например по отношение на юридически лица и еднолични търговци, основните данни на контрагента обикновено се извличат от регистъра, с изключение на позицията на управителя и банковите сметки) . Сега си спомнете колко време прекарвате в търсене на документа, от който се нуждаете във версията на Word, ако е бил съхранен в месинджъра, в един от няколко имейла, отдалечено устройство или някъде в изтеглянето?

Специалист по автоматизация, юрист

Инна Яновска

Потърсете съвет за моята ситуация

  +38 (093) 1776558   Алексей

  info@instaco.com.ua