Автоматизація документообігу - це ривок в розвитку чи просто корисна звичка?

Автоматизація документообігу може дійсно зайняти багато часу і зусиль, однак є суттєвий ризик того, що якщо в компанії є хаос на папері, то після автоматизації буде хаос на папері і хаос в електронному вигляді. Що призведе до задвоєння робочих обов'язків працівників, збільшення навантаження, що є протилежним до підвищення ефективності.

Автоматизація документообігу - це не ривок, який за кілька тижнів зможе розв'язати усі проблеми організації, це поступова робота, щоденна робота із покращення власної ефективності кожного працівника. 

Якщо у працівника або керівництва виникає ситуація коли не хочеться щось робити, але треба, то це означає, що внутрішня мета такої людини не відповідає зовнішній поставленій цілі. Що це означає?

Це означає, що внутрішня мета працівника може бути залишитися працювати на цьому робочому місці і страх бути звільненим в результаті непотрібності після автоматизації.

Страх керівництва може полягати у тому, що доведеться брати більшу відповідальність, адже в результаті автоматизації стануть явними ті процеси, які інколи керівництву хотілося б прикрити.

Перший і важливий крок ініціатора впровадження автоматизації документообігу - це доведення учасникам процесу, що автоматизація буде відбуватися і на їх користь.

Для прикладу: щодо найпоширеніших ситуацій описаних вище: 

1. працівників потрібно запевнити, що вони не будуть звільнені, а для них точно знайдеться інша робота (а вона точно знайдеться, оскільки підприємство, яке стало на шлях автоматизації, розвивається);
2. Топменеджменту: керівництву потрібно усвідомити, що прикриття процесів навіть небажаних для них це затримує розвиток підприємства і не може тривати вічно, тому навіть якщо якісь були принципові помилки зроблені, то відповідальність по ним буде здійснена шляхом нормалізації процесів, а не публічних покарань.

Після того, як буде знятий внутрішній спротив і страхи, то бажання підвищувати власну ефективність у кожного учасника процесу виникне саме по собі.

Швидкі зміни зробити набагато складніше, результат буде від них набагато менший, ніж від поступальних процесів. В цьому аспекті ми маємо звернутися до біхевіоральної психології, яка вже багато років досліджувала ці процеси.

Потрібно поглянути на функціональні обов'язки учасників команди як на щоденні звички.

Перевірка пошти, відповіді на запитання електронною поштою або в месенджерах, планування дня призначення зустрічей в google календарі, тобто звичок більшості учасників команди. Якщо кожного дня робити покращення власної ефективності всього лише на 1%, то зростання за рік сумарно становитиме 365%, якщо робити покращення 20% за два тижні, то звісно це вплине на обсяг або якість виконання інших функціональних обов'язків, на виконання яких буде відведено менше часу і ефективність покращення становитиме 20 %.

Порівняйте, будь ласка, для себе два наступні приклади.

Ви є операційний менеджер, який займається підготовкою документів або власник малого бізнесу, директор, який готує документи самостійно або юрист, який займається оформленням документів. На вашому підприємстві постала задача автоматизувати документообіг, зокрема з використанням конструктора документів.

Сценарій 1

• У вас з'явився договір, який є відносно простим, потрібно просто змінити контрагента в ньому. Спочатку вам надійшов запит на перевірку контрагента, вам надіслали виписку, статут та інші дані контрагента. Ви перевірили його в реєстрах і відписалися, що з таким контрагентом можна співпрацювати.
• Через два дні прийшов запит на підготовку договору з ним. А скільки як правило підготовка є досить терміновою, то ви берете останню вордівську версію потрібного договору і просто вписуєте дані в шапку і в реквізити передруковуючи їх зі статутних документів чи копі-пастом, якщо контрагент надіслав і ці дані текстом.
• Через місяць надходить запит зробити додаткову угоду або лист або претензію до цього контрагента, виявляється, що попередні вордівські версії документів були збережені десь на google диску, віддаленому сервері або на телефоні або взагалі документ був підготовлений іншим працівником, то ви знов берете останню вордівську версію документа який найбільш подібний до того, який потрібний для вашої ситуації і переписуєте усі дані зі статутних документів чи копіпастом. При цьому знову потрібно зазирнути в реєстр чи не відбулося якихось змін в даних контрагента. 
• А оскільки до кожного договору може бути необмежена кількість додаткових угод, актів, рахунків та інших документів, то така процедура може повторюватися нескінченно.

Але якщо підприємство націлене на вихід на нові ринки, то найперше потрібно попрацювати з ефективністю власної команди, щоб вона за менший період часу могла опрацювати більше завдань.

Сценарій 2

• Вам надійшов запит на перевірку контрагента, вам надіслали виписку, статут та інші дані контрагента. Ви перевірили його в реєстрах і відписалися, що з таким контрагентом можна співпрацювати.
• Ви одразу внесли усі дані по контрагенту в реєстр контрагентів на платформі InstaDoc.
• Через два дні прийшов запит на підготовку договору з ним. Ви копіюєте з реєстру усі дані контрагента і генеруєте потрібний документ на сайті ІнстаДок. Стадія копіпасту даних в шапку документа і в реквізити нівелюється.
• Через місяць надходить запит зробити додаткову угоду або лист або претензію до цього контрагента, виявляється Драфт останнього згенерованого документа зберігається в хмарі. Ви натискаєте кнопку проти контрагента "оновити з реєстру" і бачите, чи відбулися якісь зміни в даних контрагента. Робите фінальну перевірку контрагента, за необхідності посилену, і генеруєте драфт потрібного документа.

Тобто у вас нівелюється кілька кроків копіпасту і з'являється можливість посиленої перевірки контрагента і структурування угоди.

Якби у вас як у менеджера, який опрацьовує документи, юриста або власника невеликого бізнесу була звичка:

1. заводити дані контрагента в реєстр в будь-якій системі, підвішувати статутні документи в профіль контрагента одразу після опрацювання запиту на перевірку контрагента, і
2. заводити останні документи в шаблонізатор (конструктор документів),

То зразу при підготовці другого документа ви б помітили наступні зміни:

1) у вас утворився реєстр контрагентів з максимально повними даними, а також підтверджуючими документами, з якого можна брати дані набагато оперативніше, ніж з останнього актуального вордівського документа і порівнювати їх з установчими документами;

2) у вас би утворилися шаблони документів, які ви найчастіше використовуєте. До них ви зможете швидко надавати опції, які були відсутні в попередньому документі (наприклад, був договір, який передбачав тільки передоплату, а потім додали б пункт який передбачає часткову передоплату.

3) створення будь-якого нового документу буде займати набагато менший часу, ніж пошук останнього актуального і найбільш наближеного до необхідного вордівського файлу і переписування даних контрагента зі статутних документів чи копіпаст і перевірка даних зі статутними документами і реєстрами. 
 

Якщо оцінити часові витрати на опрацювання нової звички заводити контрагента в реєстр контрагентів, то це буде 3-5 хвилин часу для здійснення запису в реєстрі (наприклад, щодо юридичних осіб та ФОП взагалі основні дані контрагента підтягуються з реєстру, крім посади керівника і банківських рахунків). А тепер пригадайте, скільки часу ви шукаєте потрібний документ у вордівській версії, якщо він зберігався в месенджері, в одному з кількох емейлів, віддаленому диску чи десь в завантаження?

Експерт по автоматизації, юрист

Інна Яновська 

Отримати консультацію для моєї ситуації  

 +38 (093) 1776558 Олексій

 [email protected]