Automatyzacja obiegu dokumentów: wyzwanie czy proces stopniowy. Proste kroki

Większość z nas, pracowników biurowych, niezależnie od tego, czy jesteśmy na szczycie, czy początkujący, myśli o idealnej równowadze pomiędzy pracą, która jest już dobrze znana i doprowadzona do automatyzacji, a badaniem nowego. Subiektywne odczucia mogą być inne i jest to prawdą. Aby jednak zrozumieć ogólny obraz, przeprowadzono liczne badania.

„Na dłuższą metę prawdopodobnie najskuteczniejsza jest praca nad strategią, która wydaje się zapewniać najlepsze wyniki w około 80–90 procentach przypadków, i dalsze sprawdzanie pozostałych 10–20 procent. Google wymaga od swoich pracowników, aby przeznaczali 80 procent tygodnia pracy na prace formalne i 20 procent na wybrane przez siebie projekty, co prowadzi do powstania popularnych produktów, takich jak AdWords i Gmail”. Jamesa Cleara. Atomowe nawyki

Dlatego jeśli zarząd lub właściciel nagle zdecyduje się na automatyzację obiegu dokumentów, to dla pracowników będzie to wyglądało na 90% nowej pracy w porównaniu do 10% ich zwykłej pracy, zamiast tego spowoduje w pewnym stopniu stres i spadek wydajności zwiększenia produktywności, a co za tym idzie, nieosiągnięcia planowanych rezultatów.

Naszą rekomendacją jest wdrażanie automatyzacji stopniowo, krok po kroku.

Trzeba zacząć od czegoś drobnego i prostego, np. wpisania kontrahentów do rejestru kontrahentów. Poprawa będzie odczuwalna natychmiast. Natura ludzka jest tak skonstruowana, że lubimy porządek. Dlatego jeśli uporządkowana zostanie nasza lista kontrahentów, będzie ona sukcesywnie się wydłużać, będzie pokazywać nasze postępy i rezultaty pracy, przyniesie nuty satysfakcji.

Drugim krokiem może być dodanie szablonów dokumentów do konta InstaDoc. Stworzenie wszystkich dokumentów, z którymi współpracuje firma, będzie ogromnym wyzwaniem, a jeśli utworzysz jeden dokument raz na pięć dni, to w ciągu roku automatycznie zautomatyzujesz prawie wszystkie dokumenty, z którymi pracujesz.

Trzeci krok to doprowadzenie szablonów do ideału: jeśli widzisz błąd, natychmiast go poprawiasz. Dzięki temu po pewnym czasie nie tylko będziesz mógł generować dokumenty, przeglądając je ponownie w Wordzie po wygenerowaniu, ale zaraz po wygenerowaniu podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wysłać je do kontrahenta.

A więc cztery proste kroki krok po kroku, aby udokumentować automatyzację przepływu pracy:

1. dokonać wpisu kontrahentów do rejestru kontrahentów;
2. tworzyć szablony dokumentów;
3. generuj dokumenty na podstawie własnych szablonów i natychmiast je poprawiaj po wykryciu;
4. podpisuj dokumenty po wygenerowaniu i wyślij je do kontrahenta.

Kiedy zautomatyzujesz tak dużą część swojego życia, jak to możliwe, możesz poświęcić swój wysiłek na zadania, których maszyny jeszcze nie są w stanie wykonać. Każdy nawyk, który poddajemy się potędze technologii, uwalnia czas i energię, aby przejść do kolejnego etapu rozwoju. Jak napisał matematyk i filozof Alfred North Whitehead: „Cywilizacja rozwija się poprzez zwiększanie liczby operacji, które możemy wykonać, nie myśląc o nich. yAutomatyzacja obiegu dokumentów: wyzwanie czy proces stopniowy. James Clear Atomowe nawyki

Ekspert w dziedzinie automatyki, prawnik

Inna Janowska

Aby umówić się na spotkanie w celu omówienia kwestii prawnych i automatyzacji, zadzwoń

  +38 (093) 1776558 Oleksij

  [email protected]