Автоматизация документооборота: вызов либо постепенный процесс. Простые шаги

Большинство нас, офисных работников, какими бы мы топовыми или начинающими ни были, задумываются над тем, какой идеальный баланс между работой, которая уже хорошо известна и доведена до автоматизма, и исследованием нового. Субъективные ощущения могут быть разными и правильно. А вот для понимания общей картины были проведены бессчетные исследования.

"В долгосрочной перспективе, пожалуй, эффективнее всего работать над стратегией, которая, кажется, обеспечивает лучшие результаты примерно в 80–90 процентов времени, и продолжать исследовать в остальных 10–20 процентов. Google просит своих сотрудников тратить 80 процентов рабочей недели на официальную работу и 20 процентов на проекты по собственному выбору, что привело к созданию таких популярных продуктов, как AdWords и Gmail." James Clear. Атомные привычки

Поэтому если руководство или собственник резко решают автоматизировать документооборот, то для работников это будет выглядеть как 90% нового по сравнению с 10% их обычной работы, вызвать в определенной степени стресс и снижение эффективности вместо повышения производительности, а следовательно не достижения запланированных результатов.

Наша рекомендация – внедрять автоматизацию постепенно, пошагово.

Начинать нужно с чего-то небольшого несложного, например, введение контрагентов в реестр контрагентов. Улучшение будет ощутимо сразу. Человеческая природа устроена таким образом, что мы получаем удовольствие от порядка. Поэтому если наш перечень контрагентов упорядочен, он будет постепенно увеличиваться, показывать наш прогресс и результат работы, это будет доставлять нотки удовольствия.

Вторым шагом может быть заведение шаблонов документов в свой аккаунт на ИнстаДок. Завод всех документов, с которыми работает компания, будет огромным вызовом, а если заводить один документ раз в пять дней, то в течение года без напряжения вы автоматизируете почти все документы, с которыми вы работаете.

Шаг третий – это доведение шаблонов до идеала: увидели ошибку, сразу ее исправили. Итак, через некоторое время вы сможете не просто генерировать документы, еще раз просмотрев их в ворде после генерации, а сразу после генерации подписать квалифицированной электронной подписью и направлять контрагенту.

Итак, четыре простых постепенных шага к автоматизации документооборота:

1. заводить контрагентов в реестр контрагентов;
2. делать шаблоны документов;
3. генерировать документы из своих шаблонов и при обнаружении сразу исправлять;
4. подписывать документы после генерации и направлять контрагенту.

Когда вы автоматизируете большую часть своей жизни, вы сможете тратить свои усилия на задачи, которые машины еще не могут выполнить. Каждая привычка, которую мы передаем властям технологии, увольняет время и энергию для перехода на следующий этап роста. Как писал математик и философ Альфред Норт Уайтхед, «Цивилизация развивается благодаря увеличению количества сделок, которые мы можем выполнять, не задумываясь о них. yАвтоматизация документооборота: вызов или постепенный процесс. James Clear Атомные привычки

Эксперт по автоматизации, юрист

Инна Яновская

Чтобы назначить встречу для обсуждения юридических вопросов и автоматизации, звоните по телефону

  +38 (093) 1776558 Алексей

  info@instaco.com.ua