Автоматизация на документооборота: предизвикателство или постепенен процес. Прости стъпки

Повечето от нас, офис служителите, независимо дали сме топ или начинаещи, мислим за идеалния баланс между добре познатата и доведена до автоматизм работа и изследването на новото. Субективните усещания могат да бъдат различни и това е правилно. Но за да се разбере общата картина, бяха проведени множество изследвания.

„В дългосрочен план вероятно е най-ефективно да работите по стратегия, която изглежда дава най-добри резултати в около 80 до 90 процента от времето, и да продължите да изследвате останалите 10 до 20 процента. Google изисква от служителите си да харчат 80 процента от работната седмица за официална работа и 20 процента за проекти по техен избор, което води до популярни продукти като AdWords и Gmail." Джеймс Клиър. Атомни навици

Следователно, ако ръководството или собственикът внезапно реши да автоматизира документооборота, тогава за служителите това ще изглежда като 90% от новата в сравнение с 10% от обичайната им работа, причинявайки до известна степен стрес и намаляване на ефективността, вместо на повишаване на производителността и следователно непостигане на планираните резултати.

Нашата препоръка е автоматизацията да се внедрява постепенно, стъпка по стъпка.

Необходимо е да се започне с нещо малко и просто, например въвеждане на контрагенти в регистъра на контрагентите. Подобрението ще се усети веднага. Човешката природа е устроена по такъв начин, че да се радваме на ред. Следователно, ако нашият списък от контрагенти е организиран, той постепенно ще се увеличава, ще показва напредъка и резултата от работата, ще носи нотки на удовлетворение.

Втората стъпка може да бъде добавяне на шаблони за документи към вашия акаунт в InstaDoc. Създаването на всички документи, с които компанията работи, ще бъде огромно предизвикателство и ако създавате един документ веднъж на пет дни, то през годината автоматично ще автоматизирате почти всички документи, с които работите.

Третата стъпка е да доведете шаблоните до идеала: ако видите грешка, веднага я коригирате. Така след известно време не само ще можете да генерирате документи, преглеждайки ги отново в Word след генериране, но веднага след генерирането да подписвате с квалифициран електронен подпис и да ги изпращате на контрагента.

И така, четири прости стъпки стъпка по стъпка за документиране на автоматизацията на работния процес:

1. вписва контрагентите в регистъра на контрагентите;
2. правете шаблони на документи;
3. генерирайте документи от вашите собствени шаблони и незабавно ги коригирайте, когато бъдат открити;
4. подписват документи след генериране и изпращат до контрагента.

Когато автоматизирате възможно най-голяма част от живота си, можете да изразходвате усилията си за задачи, които машините все още не могат да изпълняват. Всеки навик, който предаваме на силата на технологията, освобождава време и енергия, за да преминем към следващия етап на растеж. Както пише математикът и философът Алфред Норт Уайтхед, „Цивилизацията се развива чрез увеличаване на броя на операциите, които можем да извършим, без да мислим за тях. yАвтоматизиране на документооборота: предизвикателство или постепенен процес. Джеймс Клиър Атомни навици

Специалист по автоматизация, юрист

Инна Яновска

За да насрочите среща за обсъждане на правни въпроси и автоматизация, обадете се

  +38 (093) 1776558 Алексий

  info@instaco.com.ua