10 Типових помилок у договорах міжнародної поставки товарів, яких варто уникати

Правильно складений договір — запорука успішного співробітництва та фінансової безпеки сторін. Однак навіть досвідчені підприємці та юристи можуть припуститися помилок, які призводять до втрат і спорів. Розглянемо 10 найпоширеніших помилок при укладанні договорів та способи їх уникнення.

1. Відсутність детального опису предмета договору

Нечітко сформульовані умови можуть стати причиною суперечок. Важливо конкретизувати:

• характеристики товару (модель, технічні параметри, стандарти якості, допустимі відхилення в якості і кількості, сертифікати якості видані конкретними установами), зазначення цільового використання, якщо це має значення для відповідності технічним або регуляторним вимогам, можливість заміни аналогами;

• супровідні права інтелектуальної власності;

• гарантійні зобов'язання;

• умови повернення або заміни.

2. Неправильне оформлення гарантійного платежу/авансу (передоплати)/завдатку

Інколи ці поняття плутають, що призводить до небажаних наслідків. Завдаток не підлягає поверненню у випадку порушення покупця, аванс (передоплата) має бути повернений, якщо покупець відмовляється від договору. Гарантійний платіж може мати змішане значення. Тому дуже важливо чітко визначити, в якому сенсі здійснюється передоплата/завдаток/гарантійний платіж, а також контролювати, щоб призначення платежу в платіжних документах відповідало його суті за текстом договору.

3. Неврахування зміни курсу валют або інфляції

Оплата по договорах міжнародної поставки товарів як правило здійснюється у визнаних валютах, як долар США, ЄВРО залежно від регіону, або одна зі сторін може обирати валюту, або допустима оплата в обох валютах, однак є фіксований курс в договорі або прив'язка до курсу Центробанку ЄС, іншого банку.

У довгострокових договорах варто передбачити:

• обмеження зміни ціни та порядок її перегляду;

• можливість перегляду або збільшення ціни у довгострокових контрактах.

4. Відсутність умов конфіденційності

Якщо договір передбачає передачу комерційної інформації, варто додати положення про:

• нерозголошення даних;

• захист персональної інформації відповідно до законодавства;

• відповідальність за витік даних.

5. Визначення строку оплати по рахунку без уточнення, чи це передоплата, чи остаточний розрахунок

Інколи якщо між покупцем і продавцем існують довірчі відносини, то момент оплати визначається моментом пред'явлення рахунку без визначення чи має бути поставлений товар на цей момент, чи ні, однак  це може призвести до проблем при здійснення оплати і є елементів зв'язаності сторін, що має ряд податкових наслідків.

6. Відсутність чітких умов розірвання договору

Багато договорів не передбачають зрозумілих механізмів припинення дії. Це може створити труднощі при бажанні завершити співпрацю. Важливо включити:

• строки та підстави для розірвання;

• порядок повідомлення іншої сторони про розірвання договору

• строк припинення договору після надсилання повідомлення про припинення

• порядок повернення коштів або майна;

• порядок припинення нових поставок

• можливі штрафи чи санкції.

7. Ігнорування штрафних санкцій

Договір має передбачати відповідальність за:

• порушення строків виконання;

• несплату або несвоєчасну оплату.

• неналежне виконання зобов’язань;

  Це підвищує рівень дисципліни сторін та зменшує ризики фінансових втрат.

8. Нечіткі умови форс-мажору

Поширені помилки:

• відсутність конкретного переліку форс-мажорних обставин або включення нестандартних обставин, таких як відсутність товару на ринку;

• вимоги, які складно виконати (наприклад, негайне повідомлення під час війни чи надзвичайної ситуації);

• невизначеність наслідків (чи відтерміновується виконання зобов’язань, чи вони повністю скасовуються).

9. Відсутність порядку врегулювання спорів

У контрактах з іноземним елементом обов'язково потрібно прописувати:

• застосовне матеріальне право, місце розгляду спорів — арбітраж (зазначається назва арбітражної установи або арбітраж ad hoc) або суди однієї чи обох сторін;

• чи є юрисдикція арбітражу виключною, або дозволяється звернення до національних судів;

• механізм досудового врегулювання (обов’язковий обмін претензіями).

10. Неправильне підписання договору

Помилки, яких слід уникати:

• договір підписує особа без належних повноважень (важливо перевіряти довіреності, статутні документи);

• відсутність печатки (якщо вона передбачена);

• підпис лише на останній сторінці без візування всіх сторінок у разі підписання сканів або у паперовій формі (ризик підміни частин документа);

• у міжнародних контрактах дедалі частіше використовують електронний підпис (наприклад, DocuSign, Adobe Sign), і важливо, щоб він був визнаний відповідним законодавством.

• обмін сканованими версіями контракту по емейлах неавторизованих представників, не на корпоративні емейли, або через месенджери;

• відсутність перевірки, чи контрагент підписав надіслану вами версію, чи вніс неавторизовані правки.

Грамотне складання договору допомагає уникнути непорозумінь і фінансових ризиків. Якщо ви хочете мінімізувати можливі помилки та використовувати професійно підготовлені шаблони договорів, звертайтеся до Instadoc — сервісу, що допоможе автоматизувати юридичні процеси та зробити ваш бізнес безпечнішим.

Чек-лист перевірки контракту міжнародної поставки товарів

1. Опис предмета договору

✔ Чітко визначено товар (модель, технічні характеристики, сертифікація)
✔ Вказано цільове призначення товару (важливо для відповідності регуляторним вимогам)
✔ Описано умови гарантії, можливість заміни чи повернення

2. Умови оплати та валюта розрахунків

✔ Зазначено, чи є передоплата, завдаток або гарантійний платіж
✔ Визначено наслідки у разі невиконання фінансових зобов’язань
✔ Вказана валюта та курс конвертації (фіксований чи змінний)
✔ Прописано строки платежів (кінцеві чи відносні)

3. Строки поставки та передача ризиків

✔ Використано Інкотермс 2020 (EXW, FOB, CIF тощо)
✔ Визначено момент переходу ризиків та права власності
✔ Указано, хто відповідає за транспортування, страхування та митні процедури

4. Документи, що супроводжують товар

✔ Довідка про готовність товару до відправки
✔ Рахунок-проформа, рахунок-фактура (Invoice)
✔ Транспортні документи (CMR, Bill of Lading, Air Waybill)
✔ Сертифікати відповідності та походження
✔ Інші документи, передбачені законодавством чи умовами договору
✔ Порядок надання скан-копій та оригіналів документів

5. Умови розірвання договору

✔ Визначено підстави для дострокового розірвання
✔ Встановлено порядок повернення платежів або компенсацій

6. Форс-мажор

✔ Прописано конкретний перелік форс-мажорних обставин
✔ Визначено обов’язки сторін щодо повідомлення про форс-мажор
✔ Вказано наслідки для виконання договору

7. Відповідальність сторін та штрафні санкції

✔ Передбачено відповідальність за прострочення поставки чи оплати
✔ Визначено штрафи або пеню за невиконання зобов’язань

8. Врегулювання спорів та застосовне право

✔ Указано, яке право застосовується до договору
✔ Визначено орган розгляду спорів (арбітраж або суд)
✔ Прописано порядок досудового врегулювання

9. Підписання та автентифікація договору

✔ Перевірено повноваження підписантів
✔ Використано юридично визнані методи підписання (електронний чи фізичний)
✔ Забезпечено підписання сторонами ідентичних версій договору

Цей чек-лист допоможе уникнути ключових ризиків при укладанні міжнародного контракту поставки. Якщо потрібна детальна адаптація під вашу угоду, Instadoc може надати професійні шаблони з урахуванням юрисдикції та вимог контрактного права.