10 типични грешки в договорите за международна доставка на стоки, които трябва да се избягват

Правилно съставеният договор е гаранция за успешно сътрудничество и финансова сигурност на страните. Въпреки това дори опитни предприемачи и адвокати могат да направят грешки, които да доведат до загуби и спорове. Нека разгледаме 10-те най-чести грешки при сключване на договори и как да ги избегнем.

1. Липса на подробно описание на предмета на поръчката

Неясно формулираните условия могат да предизвикат спорове. Важно е да се уточни:

• характеристики на продукта (модел, технически параметри, стандарти за качество, допустими отклонения в качеството и количеството, сертификати за качество, издадени от определени институции), указание за предназначение, ако е важно за съответствие с технически или нормативни изисквания , възможност за замяна с аналози;

• съпътстващи права върху интелектуална собственост;

• гаранционни задължения;

• условия за връщане или замяна.

2. Неправилно обработване на гаранционно плащане/аванс (авансово плащане)/депозит

Понякога тези понятия се бъркат, което води до нежелани последствия. Депозитът не се връща в случай на нарушение от страна на купувача, авансът (авансово плащане) трябва да бъде върнат, ако купувачът се откаже от договора. Гаранционното плащане може да има смесено значение. Ето защо е много важно ясно да се дефинира в какъв смисъл се извършва авансовото/капарото/гаранционното плащане, както и да се контролира целта на плащането в платежните документи да съответства на същността му съгласно текста на договора.

3. Игнориране на промените в обменния курс или инфлацията

Плащането по договори за международна доставка на стоки обикновено се извършва в признати валути, като щатски долар, ЕВРО, в зависимост от региона, или една от страните може да избере валута, или е допустимо плащане в двете валути, но в договора има фиксиран курс или връзка с курса на Централната банка на ЕС или друга банка.

Дългосрочните договори трябва да включват:

• ограниченията за промяна на цените и реда за тяхното преразглеждане;

• възможност за преразглеждане или увеличаване на цената при дългосрочни договори.

4. Липса на условия за поверителност

Ако договорът предвижда прехвърляне на търговска информация, струва си да добавите разпоредби относно:

• неразкриване на данни;

• защита на личната информация в съответствие със законодателството;

• отговорност за изтичане на данни.

5. Определяне на срок на плащане по сметката, без да се уточнява дали е авансово или окончателно плащане

Понякога, ако има отношения на доверие между купувача и продавача, тогава моментът на плащане се определя от момента на представяне на фактурата, без да се определя дали стоките трябва да бъдат доставени в този момент или не, но това може да доведе до проблеми при извършване на плащането и има елементи от отношенията на страните, което има редица данъчни последици.

6. Липса на ясни условия за прекратяване на договора

Много договори не предвиждат ясни механизми за прекратяване. Това може да създаде трудности, когато искате да прекратите сътрудничеството. Важно е да включите:

• срокове и основания за прекратяване;

• процедурата за уведомяване на другата страна за прекратяване на договора

• срокът на прекратяване на договора след изпращане на уведомлението за прекратяване

• процедура за връщане на средства или имущество;

• процедура за спиране на нови доставки

• възможни глоби или санкции.

7. Игнориране на глоби

Договорът трябва да включва отговорност за:

• нарушаване на срокове;

• неплащане или забавено плащане.

• неправилно изпълнение на задълженията;

  Това повишава нивото на дисциплина на страните и намалява рисковете от финансови загуби.

8. Неясни условия на непреодолима сила

Често срещани грешки:

• липсата на конкретен списък на форсмажорни обстоятелства или включването на нестандартни обстоятелства, като липса на стоки на пазара;

• изисквания, които са трудни за изпълнение (например незабавно известяване по време на война или извънредна ситуация);

• несигурност на последиците (дали изпълнението на задълженията е отложено или те са напълно отменени).

9. Липса на процедура за разрешаване на спорове

Договорите с чужд елемент трябва да включват:

• приложимо материално право, място на разрешаване на спора — арбитраж (посочете името на арбитражната институция или ad hoc арбитраж) или съдилищата на едната или двете страни;

• дали юрисдикцията на арбитража е изключителна или е разрешено прибягването до национални съдилища;

• механизъм за досъдебно уреждане (задължителна размяна на искове).

10. Неправилно подписване на договора

Грешки, които трябва да избягвате:

• договорът е подписан от лице без съответните правомощия (важно е да се проверят пълномощни, нормативни документи);

• липса на печат (ако е предвиден);

• подпис само на последната страница без преглед на всички страници в случай на подписване на сканирани изображения или на хартиен носител (риск от подмяна на части от документа);

• международните договори все повече използват електронни подписи (напр. DocuSign, Adobe Sign) и е важно те да бъдат признати от съответното законодателство.

• обмен на сканирани версии на договора чрез имейли на неоторизирани представители, не на корпоративни имейли или чрез месинджъри;

• липса на проверка дали контрагентът е подписал изпратената от вас версия или е направил неоторизирани промени.

Компетентното изготвяне на договора помага да се избегнат недоразумения и финансови рискове. Ако искате да сведете до минимум възможните грешки и да използвате професионално подготвени шаблони за договори, свържете се с Instadoc , услуга, която ще ви помогне да автоматизирате правните процеси и да направите бизнеса си по-безопасен.

Контролен лист за проверка на международния договор за доставка на стоки

1. Описание на предмета на поръчката

✔ Продуктът е ясно дефиниран (модел, технически характеристики, сертификат)
✔ Посочено е предназначението на продукта (важно за съответствие с нормативните изисквания)
✔ Описани са гаранционни условия, възможност за замяна или връщане

2. Условия на плащане и валута на сетълмент

✔ Посочено е дали има предплащане, депозит или гаранционно плащане
✔ Дефинирани са последиците при неизпълнение на финансови задължения
✔ Посочена валута и обменен курс (фиксиран или променлив)
✔ Условията за плащане са предписани (окончателни или относителни)

3. Условия за доставка и прехвърляне на рисковете

✔ Използвани Incoterms 2020 (EXW, FOB, CIF и др.)
✔ Определя се моментът на прехвърляне на рискове и собственост
✔ Посочете кой отговаря за транспортирането, застраховката и митническите процедури

4. Документи, придружаващи стоката

✔ Сертификат за готовност на продукта за експедиция

✔ Проформа фактура, фактура
✔ Транспортни документи (CMR, товарителница, въздушна товарителница)
✔ Сертификати за съответствие и произход
✔ Други документи, предвидени в закона или условията на договора

✔ Ред за предоставяне на сканирани копия и оригинали на документи

5. Условия за прекратяване на договора

✔ Определят се основанията за предсрочно прекратяване
✔ Установена е процедурата за връщане на плащания или обезщетения

6. Непреодолима сила

✔ Предписва се конкретен списък от форсмажорни обстоятелства
✔ Определени са задълженията на страните по отношение на уведомяване за непреодолима сила
✔ Посочени са последиците за изпълнението на договора

7. Отговорност на страните и неустойки

✔ Предвидена е отговорност за забавена доставка или плащане
✔ Определени глоби или неустойки за неизпълнение на задължения

8. Разрешаване на спорове и приложимо право

✔ Посочено е кое право се прилага към договора
✔ Определя се органът за разрешаване на спорове (арбитраж или съд).
✔ Предписана е процедурата за досъдебно споразумение

9. Подписване и заверка на договора

✔ Пълномощията на подписалите са проверени
✔ Използват се законно признати методи за подпис (електронен или физически)
✔ Гарантира се, че страните подписват идентични версии на договора

Този контролен списък ще ви помогне да избегнете ключови рискове при сключване на международен договор за доставка. Ако се изисква подробно адаптиране към вашето споразумение, Instadoc може да предостави професионални шаблони, като вземе предвид изискванията на юрисдикцията и договорното право.